Sorgfältige Dokumentation
Angesichts der guten Resultate begann im Dezember 2007 das Gesamtprojekt. "Wir arbeiteten zunächst eng mit den Fachabteilungen zusammen, um in einer Reihe von Workshops die fachlichen Anforderungen und Spezifikationen für die spätere Implementierung zu erfassen", erklärt Alexander Gonzalez Casin, Projektleiter bei Hagos.
Gleichzeitig wurden diese Vorgaben umgehend mit dem zuständigen Projektleiter bei Westernacher besprochen, wodurch eine sehr detailgenaue Dokumentation entstand, die im weiteren Projektverlauf nur noch minimal angepasst werden musste. "Die erste Phase des Projekts ist die wichtigste. Wer hier die Anforderungen nicht genauestens dokumentiert und mit den Geschäftprozessen abgleicht, kämpft später mit zahlreichen und umfangreichen Nachjustierungen", warnt Gonzalez Casin.
Projektsteckbrief
Projektart: Implementierung eines Enterprise Content Management Systems mit Anbindung an das bestehende Warenwirtschafts- und Finanzbuchhaltungssystem.
Branche: Kamin- und Kachelofenbauer.
Umfang: 280 Mitarbeiter an elf Standorten.
Ziel: Ablage aller eingehenden Dokumente in einem zentralen System einschließlich einer revisionssicheren Archivierung und Anbindung an bestehende Systeme.
Produkte: Alfresco Enterprise 2.1.1 mit Westernacher ILM Modul und OpenOffice Plugin, IBM DR550, Tivoli Storage Manager, Tivoli Storage Archive Server, Kofax Ascent Capture, Kofax Xtrata Pro, Kofax Xtrata Server.
Produktauswahl und Projektbegleitung: Dreher & Company, Böblingen.
Systemintegration: Westernacher Products & Services AG, Bruchsal.
Zeitrahmen: Proof of Concept im Oktober 2007; Umsetzung: Januar bis April 2008.
Mit Hilfe der Vorgaben definierte das Projektteam Meilensteine für die schrittweise Implementierung der funktionalen Komponenten der Gesamtlösung. Dabei war eine Reihe von Integrationsaufgaben zu erledigen. Neben der Kofax-Lösung, der Finanzbuchhaltung und der Warenwirtschaft betraf dies vor allem die Desktop-Anwendungen sowie eine auf dem IBM-Speichersystem "DR-550" basierende Archivierungslösung.
Dabei zeigte sich, dass sich in der Alfresco-Community zwar diverse Ansätze für eine Anbindung von Open Office finden, doch der Dienstleister Westernacher letztlich zu einer vollständigen Neuentwicklung dieser Komponente riet. Dadurch sollte sichergestellt werden, dass sich das Plug-in auch künftig kompatibel zur bestehenden Komponente für Microsoft Office halten läßt.
Das Plug-in besteht aus einer sehr schlanken Client-Komponente, die nur die Kommunikation mit den Office-Anwendungen implementiert und alle Funktionen über eine leichtgewichtige REST-Schnittstelle vom Alfresco-Server abruft. Dadurch kann es von künftigen Weiterentwicklungen profitieren, ohne verändert und neu ausgerollt werden zu müssen. Funktionale Erweiterungen erfordern somit kein erneutes Rollout auf den Desktops - ein nicht unwesentlicher Beitrag zur Reduzierung der Folgekosten des Projekts. Das Plug-in wurde mittlerweile der Alfresco-Community zur Verfügung gestellt.