Effiziente Organisation
Wie gut die Umsetzung gelingt, hängt auch von der internen Koordination ab. Angesichts der vielfältigen Aufgaben und Informationsansprüche der betroffenen Abteilungen sollte der Auftraggeber ein dediziertes Projektteam zusammenstellen. Koordiniert und gesteuert wird es von seinem internen Projektleiter, der zudem als zentrale Schnittstelle zum Anbieter dient und die Erfüllung der vertraglichen Anforderungen kontrolliert. Ansonsten sollte das Team je nach Umfang des Vorhabens aus einem dem internen Projektleiter zugeordneten Mitarbeiter, einem Lenkungsausschuss, einem IT-Controller sowie einem Juristen bestehen, der die Einhaltung des Vertrags überwacht und juristische Fragen klärt.
Das Projektteam des Auftraggebers sollte auch seine Gremienstruktur sowie das Eskalations-Management festlegen: Wer sind weitere Stakeholder, die es regelmäßig zu informieren gilt? Wie wird das vertraglich vereinbarte Eskalationsverfahren für strittige Fragen umgesetzt, und welche Eskalationsstufen gibt es? Solche Maßnahmen sorgen für Transparenz und tragen damit maßgeblich zur Akzeptanz der Softwareeinführung im Unternehmen bei.
Details zum Abnahmetest
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Welche Tests sind vorgesehen (Funktionstest, Integrationstest)?
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Wann und über welchen Zeitraum sollen die Tests erfolgen?
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Welches Testsystem wird genutzt?
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Wer übernimmt welche Testaufgaben?
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Welche Tools werden eingesetzt, wer beschafft sie?
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Wer stellt welche Testdaten in welchem Format bereit?
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Welches Datenvolumen und welche Systemlast sind für die Tests vorgesehen?
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Welche Fehlerklassen gelten für Vertragsabweichungen, nach welchem Verfahren werden die Fehler behoben?
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Wer protokolliert die Testergebnisse nach welchen formellen Kriterien?
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Welche Vergütung erhält der Anbieter für die Tests? Was ist nicht vergütungspflichtig?
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Wann ist ein Abnahmetest als gescheitert anzusehen, und welche Fristen gelten für Nachbesserungen?
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Was passiert, wenn der Abnahmetest endgültig scheitert?
Änderungen richtig managen
Änderungen im Projektverlauf lassen sich kaum vermeiden. Viele IT-Projekte scheitern jedoch an der unsachgemäßen Bearbeitung der Change Requests. Um hier auf der sicheren Seite zu sein, sollten Sie alle Änderungen schriftlich dokumentieren und sich auf ein formalisiertes Change-Request-Verfahren stützen, das nicht nur im Vertrag verankert ist, sondern auch gelebt wird (siehe Kasten "Änderungen managen").
Wenn der Auftragnehmer für die Änderungen verantwortlich ist - etwa weil er wegen eigener Fehler nachbessern muss -, trägt er die Kosten. Geht es bei den Änderungen jedoch um Zusatzwünsche des Auftraggebers, die nicht vertraglich vereinbart wurden, kann sie der Anbieter entweder verweigern oder einen Aufpreis für die Umsetzung verlangen
Änderungen managen
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Formulieren Sie alle Abweichungen vom geplanten Projektverlauf schriftlich!
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Prüfen Sie, ob die Änderung vertraglicher Bestandteil ist. Gibt es darüber Konflikte mit dem Anbieter, schalten Sie die zuständigen Projektgremien ein.
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Ist die Änderung kein Vertragsbestandteil, legt der Anbieter einen Umsetzungsvorschlag vor.
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Komplexe Änderungen erfordern eine eingehende Prüfung. Sieht der Vertrag nichts Gegenteiliges vor, wird der Anbieter dafür speziell vergütet.
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Die Änderungen sollte der Anbieter entweder schriftlich ablehnen oder ein Nachtragsangebot zur Umsetzung vorlegen. Dieses sollte auch die Folgen der Modifikation für andere Arbeiten, für Mitwirkungsleistungen des Auftraggebers sowie für Budget und Zeitplan enthalten.
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Egal, ob Sie das Nachtragsangebot annehmen oder nicht - Ihre Entscheidung müssen Sie immer schriftlich formulieren.
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Setzen Sie für die Bearbeitung von Change Requests möglichst kurze Fristen an und regeln Sie die Rechtsfolgen, wenn die Frist nicht eingehalten wird.
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Erklärt sich der Auftragnehmer bereit, die Änderungen vorzunehmen, ist der Projektplan entsprechend anzupassen.