Bei der Planung von großen Datenverarbeitungsanlagen hat es sich eingebürgert, mit Hilfe einer System- beziehungsweise Problemanalyse den Einsatz vorzubereiten und abzugrenzen. Dieses Vorgehen wird auch zur Vorbereitung und zur Anschaffung eines Mikrocomputers vorgeschlagen, obwohl der Aufwand für den Einsatz eines kleinen Computer-Systems groß erscheint.
In dieser Betrachtung sollen die sieben Gebote des Computer-Einsatzes besprochen werden, ohne deren Beachtung ein reibungsloser Ablauf in Frage gestellt wird.
Der Erfolg einer guten Mikrocomputerlösung hängt in starkem Maße von einer sorgfältigen und systematischen Vorgehensweise bei der Planung und Einführung ab. Die Schritte bis zum Mikrocomputereinsatz lassen sich in einem Phasenkonzept übersichtlich zusammenfassen.
1. Gebot: Bei der Einführung der Datenverarbeitung schrittweise vorgehen.
In Phase 1 führt der Weg über die Problemanalyse zur Istanalyse mit den konkreten Problemen und weiter zur Bedarfsanalyse mit der Zielsetzung.
Phase 2 stellt die Grobkonzeption in Form eines Pflichtenheftes etwa sowie die Hard- und Softwareausschreibung dar.
Bei Phase 3 liegen die Entwicklungspunkte auf Auswertung sowie Beurteilung der Hard- und Software, auf Wirtschaftlichkeitsüberlegung, schließlich nach beiden Vertragsabschlüssen.
Die Details von Phase 4 gliedern sich in die Feinkonzeption mit dem Pflichtenheft einer möglichen Ergänzung der Istaufnahme und -analyse und einer entsprechenden Feinkonzeption der Abläufe, das heißt, der Vergleich von Aufgabenkatalog mit Fremdpaket und gegebenenfalls Änderungen beziehungsweise Ergänzungen. Programmvorgabe bei Individualprogrammierung sowie Programmierung und Test sind weitere Einzelheiten, wie auch die Programmentwicklung oder Anpassung an Standardprogramme.
Programmtests schließen den Abschnitt vier ab. Die nächsten Schritte in Phase 5 betreffen die Einführung des neuen Systems, insbesondere die schrittweise Einführung mit dem Moment der Konsolidierung.
2. Gebot: Einen genauen Überblick über Ihre momentane Organisation verschaffen.
Dazu gehören die systematische Erfassung aller Aufgaben und Teilaufgaben, die Analyse aller Arbeitsabläufe, die Ermittlung von Schwachstellen und das Auffinden von Verbesserungsmöglichkeiten.
Sinnvoll ist es, ein Datenmengenund Zeitgerüst zu erstellen. Zu dem Datenmengengerüst gehören alle möglichen Datenbestände, die momentan in Karteiform vorliegen. Die genaue Ermittlung sollte sich nicht nur auf die Anzahl der Mitarbeiter, Fertigteile, Baugruppen Lagerpositionen, Lagerzu- und -abgänge, Kundenanfragen, Angebote, Kundenaufträge, Rechnungen, Kunden, Lieferanten, Buchungen und Sachkonten beschränken. Auch alle vorhandenen Schlüssel sollten erfaßt werden.
Diese Daten benötigt man für die Grobabschätzung der Kapazität des Mikrocomputers und der Datenbestände, also Dateien.
Als entscheidender Schritt auf dem Weg zum Mikrocomputerkauf ist die Problemanalyse anzusehen. Fehler hierbei werden sich später sehr deutlich in Problemen zeigen. Im Gespräch mit Mitarbeitern zusammen sollen die Probleme gemeinsam analysiert werden. Weiterhin besteht die alternative Möglichkeit, einen externen unabhängigen Berater hinzuzuziehen (siehe 3. Gebot).
Bei der Problemanalyse ist folgendermaßen vorzugehen: Zuerst werden der Informationsbedarf und alle wiederkehrenden Arbeiten aufgeschrieben, entsprechend einer Ist-Aufnahme der Daten. Hiermit steht fest, wie viele Daten insgesamt im Unternehmen und wie viele Daten im einzelnen Arbeitsgebiet anfallen Dazu zählen beispielsweise Kunden Lieferanten, Artikel und Lager im gleichen Maß wie Produkte, Stücklisten, Kostenstellen oder Kostenträger, Angebote, Aufträge. Auftragsbestätigungen rechnen ebenfalls weiterhin Lieferscheine, AusgangsRechnungen und Eingangs-Rechnungen.
Diese Aufzählung ließe sich beliebig fortsetzen; ergänzt werden muß sie, um betriebs- und branchenbedingte Daten, unterschieden nach Stamm- und Bewegungsdaten. Der Unterschied zwischen Stamm- und Bewegungsdaten ist, daß Stammdaten über einen längeren Zeitraum gleich bleiben, zum Beispiel Kunden Lieferanten, Artikel, und Bewegungsdaten sich laufend - unter Umständen tagtäglich - ändern zum Beispiel Aufträge.
Nachdem diese Daten aufgenommen wurden, kommen alle Karteien an die Reihe. Der Name Kartei wird später beim Einsatz des Mikrocomputers durch den "Namen Datei" ersetzt. Analysiert und festgehalten wird, wie viele Karteien es gibt und wie diese sortiert sind. Zu beachten aber auch der Umfang dieser Karteien, ob nicht die eine oder andere Datei doppelt benötigt wird, Beispiel sei die Kundendatei, sortiert nach Postleitzahl und nach Alphabet. Notieren Sie mindestens folgendes über die Kartei (Datei), sollte festgeschrieben sein:
Der Name, die Inhalte, die verschiedenen Sortierungsmerkmale sowie die Häufigkeit der Benutzung Die Zugangsmöglichkeiten bestimmter Mitarbeiter oder Abteilungen sind wichtig, ebenso die Notwendigkeit der Datensicherung und des Datenschutzes und die künftigen Trends.
Auch die Aufnahme der Arbeitsläufe gehört zur Ist-Aufnahme. Diese Analyse bildet die Grundlage für die späteren Programmabläufe. Daher muß auch diese Arbeitsablaufanalyse für alle Aufgaben erstellt werden die später mit dem Mikrocomputer abgearbeitet werden sollen. Aus welchen Einzelschritten ein Arbeitsgang besteht, soll klar formuliert sein, desgleichen von wem zu welchem Zeitpunkt und in welcher Zeit diese Arbeiten ausgeführt werden welche Reihenfolgen zu beachten, welche Eingabedaten vorhanden sind und welche Ergebnisse erzielt werden.
3. Gebot: Mit einem neutralen Berater ein Konzept für den Einsatz des Klein-Computers erarbeiten.
Hierbei ist das Kriterium, welche bisherigen Aufgaben durch den Einsatz des Mikrocomputers unterstützt werden sollen. Genauso wichtig ist es, von vornherein an mögliche Verbindungen zwischen den Einzelaufgaben zu denken.
Zumindest sollten einige Überlegungen angestellt werden. Werden etwa viele Texte, beispielsweise Standardbausteine benutzt, so ist der Einsatz eines Textautomaten zu empfehlen. Ist die Finanzbuchhaltung entsprechend umfangreich, lohnt sich der Einsatz eines Computers. Vielleicht sollten Standardprogramme genutzt werden.
Die Lohn- und Gehaltsabrechnung wird bei entsprechendem Umfang meist besser und kostengünstiger in einem Service-Rechenzentrum erledigt.
Auftragsbearbeitung und -abwicklung ist in vielen Betrieben ein individueller Ablauf. Hier empfiehlt es sich meist, selbst erstellte Programme einzusetzen.
Bei der Fakturierung handelt es sich meist um eine Standardanwendung.
Bei Mikrocomputern auch in den Bereichen Lager- und Materialwirtschaft ist es meist angebracht, eine individuelle Lösung anzustreben.
Auf dem Markt gibt es ausgereifte Branchensoftwarepakete, die unter Umständen diesen speziellen Anforderungen gerecht werden.
Bei der Erarbeitung des Konzeptes sollten schnellere Auftragsabwicklung, schnellere Zugriffsmöglichkeit auf aktuelle Daten und die Kostenreduktion, beispielsweise Lagerbestände, Zielvorgabe sein. Es ist jedoch unumgänglich, auch auf Beschränkungen einzugehen, etwa was wird nicht verändert, wie stark muß die Organisation dem Mikrocomputer angepaßt werden oder ob das erforderliche Personal mit der notwendigen Qualifikation vorhanden ist.
4. Gebot: Aus dem Konzept ein Pflichtenheft erstellen.
Das Pflichtenheft stellt die Grundlage für das Hardware- und Softwareangebot der Anbieterfirmen. Es informiert die Anbieter darüber, wer der Kunde ist, welche Vorstellungen er hat und welche Anforderungen er an das Angebot stellt. Je detaillierter das Pflichtenheft ausgearbeitet ist, um so klarer und verbindlicher kann der Anbieter sein Angebot gestalten.
Ohne eine gründliche Problem- und Bedarfsanalyse und die Erstellung eines konkreten Anforderungskataloges ist es nicht möglich, ein aussagefähiges Pflichtenheft zu erstellen. Als Folge eines oberflächlich erstellten Pflichtenheftes sind nicht nur zwangsläufig lückenhafte Angebote zu erwarten. Auch die Gespräche mit den Anbietern ziehen sich mangels präziser Unterlagen und Zielvorgaben erheblich in die Länge.
Das Pflichtenheft sollte an allgemeinen Unternehmensdaten bisherige und geplante künftige Unternehmensentwicklung, die Mitarbeiterzahl, die Branche, aber auch die Wachstumsrate, und Unternehmensphilosophie enthalten.
An Kenndaten der Arbeiten, die auf ein Mikrocomputersystem übernommen werden sollen, finden sich im Pflichtenheft Umfang der vorhandenen Karteikarten, Umfang der vorhandenen Bewegungsdaten, weiter Frequenzen der bisherigen Verarbeitung und künftige Entwicklung des Datenvolumens.
Als bisherige Verfahren und Grundzüge der Organisation zu nennen sind das Organisationsniveau die wesentlichen Istabläufe, die für die Umstellung auf Datenverarbeitung vorgesehen sind. Bisherige DV-Anwendungen im Haus und außer Haus, zählt ebenso wie Zufriedenheit mit dem bisherigen Organisationsablauf oder die hauptsächlichen Probleme beim bisherigen Organisationsablauf.
Organisatorische Sollvorstellungen beinhalten die Darstellung der Gebiete, die auf ein DV-Verfahren übernommen werden sollen und die Skizzierung der künftigen Abläufe.
Die angestrebten Hauptziele durch den Übergang auf Datenverarbeitung stellen Hinweise auf die erwarteten Problemlösungen, Kosteneinsparungen oder Leistungsverbesserungen und möglichst Quantifizierung des geplanten Nutzens dar.
Drei Realisierungsstufen sind vorhanden. Die Darstellung der vorgesehenen Realisierungsschritte der neuen Organisation wird von der Installation, und diese von der schrittweisen Übernahme der neuen Anwendungen gefolgt.
Vorstellungen zur Form der künftigen Datenverarbeitung betreffen die Darstellung der Wünsche an die Datenverarbeitung, die Form der Speicher und die Form der Arbeitsabwicklung, desgleichen die Form der Datenerfassung und die Automationsstufen.
Finanzielle Hilfsmittel sind darzustellen, auch unter dem Aspekt der Begrenzung der Mittel. Bei personellen Hilfsmitteln betrachtet man die Zahl der zur Verfügung stehenden aktiven Mitarbeiter mit ihren Kenntnissen, Erfahrungen und Qualifikationen. Hinweise, wer die Organisation und Programmierung vornehmen soll, sowie auf die räumlichen Möglichkeiten, bezeichnen Hilfen bei der Realisation. Die Besonderheiten des Anwenders zu betrachten, ist in diesem Zusammenhang besonders wichtig. Spezielle Fragen und Hinweise zum Angebot betreffen den Spätesten Termin der Angebotsabgabe, Möglichkeiten einer vorherigen Aussprache über unklare Punkte und die Einschaltung eines Beraters.
5. Gebot: eine Kosten-/Nutzenabschätzung erstellen.
Das Hauptproblem dabei ist, daß sich beim Einsatz eines Mikrocomputers zwar die Kostenseite relativ exakt erfassen läßt, die Nutzenseite jedoch kaum bewertbar ist.
Auf der Nutzenseite können Entlastung von Routinearbeit und Personalentlastung, bessere Disposition des Auftragbestandes, sowie schnellere Vorkalkulation mit unterschiedlichen Varianten berücksichtigt werden. Je nach Organisation ist schnelleres Fakturieren und Mahnen und damit Erhöhung der Liquidität, durch bessere Disposition die Senkung der Lagerbestände möglich.
Unter Umständen ergeben sich durch den Einsatz des Mikrocomputers starre Abläufe, Schwerfälligkeit bei Änderungen weiterhin Abhängigkeit von DV-Fachleuten wie Programmierern oder Beratern als Nachteile.
6. Gebot: Software und Hardware systematisch auswählen.
Das Pflichtenheft ist Grundlage zur Einholung von Angeboten bei Softwarehäusern und Hardware-Anbierern - das Pflichtenheft sollte also peinlich genau beantwortet werden.
Zu den wichtigsten Kriterien bei der Hardware-Auswahl zählen, ob es sich bei dem Mikrocomputer um ein deutsches Fabrikat - bei ausländischen Fabrikaten sind die Dokumentationen meist in Englisch - handelt. Hat der Mikrocomputer einen ausreichenden Hauptspeicher und verfügt der Mikrocomputer über Disketten-oder Plattenlaufwerke, stellen weitere wichtige Kriterien dar. Beim Drucker sind vor allen Dingen Geschwindigkeit und Schriftbild entscheidend. Der Bildschirm sollte allen ergonomischen Anforderungen genügen. Können zusätzliche Geräte angeschlossen werden wie in zweiter Bildschirm oder ein Plotter.
Bei der Software wird unterschieden zwischen Individual- und Standardsoftware. Individualsoftware hat den Vorteil, daß sie an die Organisation des Unternehmens angepaßt werden kann und die Hardware optimal nutzt. Der Nachteil liegt in den hohen Kosten für Erstellung und Wartung, im hohen Einführungsaufwand und darin, daß sie nicht sofort verfügbar ist.
Standardsoftware hat dagegen in der Regel den Vorteil, daß sie preisgünstiger ist, einen geringeren Einführungsaufwand verursacht sofort verfügbar ist und dokumentiert vorliegt. Ein Nachteil liegt darin, daß sich der Anwender an die Software anpassen muß.
Einen ganz speziellen Bereich deckt die Branchensoftware ab. Sie wurde für typische Anwender aus einzelnen Branchen entwickelt.
7. Gebot: Die organisatorischen Anpassungen des Mikrocomputers sorgfältig vorbereiten.
Die Einpassung des Mikrocomputers in das Unternehmen sollte nicht unter zu starkem "Zeitstreß erfolgen. Erfahrungsgemäß werden die Termine viel zu knapp gesetzt.
Die Mitarbeiter müssen rechtzeitig und ausführlich vor der Lieferung des Mikrocomputers informiert und umfangreich geschult werden.
Gerade hier gilt: "Learning by doing".
Von Bedeutung ist, sich nur fertig ausgetestete Programme liefern zu lassen. Die erstmalige Erfassung der Stammdaten erledigen am besten die Mitarbeiter, die später mit diesen Datenbeständen arbeiten müssen.
Mit dem Einzug des Mikros werden einige neue Formulare benötigt, die rechtzeitig entworfen und gedruckt werden sollten. Der Mikrocomputer braucht mit seinem Zubehör Platz; bei der Installation sind Beleuchtung, Akustik und eventuell auch Klima sowie ergonomische Grundregeln zu beachten. Mit dem ersten "produktiven" Einsatz des Mikrocomputers müssen ausreichend Hard- und Softwaredokumentationen vorliegen, am besten in Deutsch. Last not least: Zur Ordnungsmäßigkeit der Datenverarbeitung gehören Maßnahmen des Datenschutzes - Daten nicht in die Hände von Unbefugten - und der Datensicherung-Schutz der Daten vor Zerstörung.
*August Höglinger arbeitet bei der H + R EDV-Beratung und Programmierung Ges.m.b.H. in Linz.