Klassische DMS-Produkte bleiben meist den großen Unternehmen vorbehalten, da allein die Softwarekosten mit rund 2500 Mark pro Arbeitsplatz sehr hoch sind. Hinzu kommt der Wartungsaufwand aufgrund der DMS-Struktur. Die Systeme enthalten eine Logik für Verwaltungsaufgaben sowie eine Steuerung der Anwendungsprogramme (Word, Excel, Autocad etc.), in denen die Dokumente erstellt werden. Die Steuerung ist deshalb wichtig, da Anwendungssoftware selbst keinen direkten Zugriff auf den DMS-Server hat. Die Verbindung zwischen beiden erfolgt meist über Makros oder über die OLE-Schnittstelle. Sie muß jedoch für jedes neue Programm beziehungsweise jedes Update vom DMS-Hersteller angepaßt werden.
Abhilfe für diesen von der Branche oft heruntergespielten Aufwand sollte das Open Document Management API (ODMA) bieten. In der Definition wurde das Zugriffsproblem allerdings auf die Anwendungsprogramme verlagert: Dort muß ODMA unterstützt werden, wenn eine Kommunikation mit dem DMS möglich sein soll. Unter den Office-Paketen bieten derzeit nur wenige, bei CAD- und Branchenlösungen so gut wie keine Produkte einen ODMA-Support.
Einen neuen Weg geht A.I.S. mit dem Virtual File System (VFS). Windream wird dabei auf Systemebene in Windows integriert. Vergleichbar mit den Treibern für Hardwarekomponenten installiert das DMS einen Dateisystem-Treiber, der sich gegenüber Windows wie ein normales Dateisystem verhält, aber auf der DMS-Datenbank und dem Archivsystem aufsetzt. Windream stellt das DMS als zusätzliches Laufwerk unter einem frei wählbaren Buchstaben im Explorer dar. Sämtliche Anwendungen unter Windows oder DOS greifen auf dieses virtuelle Laufwerk zu, ohne einen Unterschied festzustellen, ob die Ablage lokal oder auf einem Datei-Server erfolgt. Die bisherigen Versionierungsprobleme mit den Anwendungen entfallen dabei.
Der Benutzer bearbeitet sein Dokument beispielsweise in Word und wählt im "Speichern-unter"-Menü den für das DMS gewählten Laufwerksbuchstaben. Es erscheint eine Indexmaske, in der Angaben etwa zu Dokumententyp, Titel, Autor, Status und Datum eingetragen werden. Die Maske läßt sich individuell aufbauen und über Windows-Skripte erweitern, so etwa für den Zugriff auf DMS-Funktionen oder zur Verknüpfung mit einer Adreßdatenbank. Sie erscheint auch, wenn im Explorer ein Dokument mit der rechten Maustaste angeklickt und der Menüpunkt "Eigenschaften" geöffnet wird.
Die Ablage der Metadaten (Index-Datenbank) erfolgt bei der Einzelplatzversion von Windream in einem integrierten "Access"-Modul, die Netzwerkvariante kommt dafür mit Microsofts "SQL Server". Laut Hersteller bietet das als Massenprodukt positionierte DMS rund 80 Prozent aller Funktionen einer High-end-Lösung. Typische Features wie das Check-in/Check-out eines Dokuments, Versionskontrolle sowie Histo- rien- und Rechteverwaltung sind demnach enthalten.
Der Zeitplan sieht ab Mai eine Shareware-Version vor, die vom Endanwender für unter 100 Mark registriert werden kann. Im Juli soll dann die Netzvariante mit dem SQL Server und einem Treiber für Windows NT ausgeliefert werden. Die Kosten pro Arbeitsplatz sollen hier deutlich unter 1000 Mark liegen - auf der Homepage des Herstellers ist von rund 300 Mark die Rede. Schließlich ist für Jahresende noch eine Oracle-Version mit Unix-Unterstützung geplant.