IN VIELEN FIRMEN ist Groupware heute unverzichtbar. Microsoft Outlook oder Lotus Notes sind auf fast jedem PC vorhanden. Weniger offensichtlich, aber ein bedeutender Kostenfaktor sind die dazugehörigen Backend-Server. Genutzt werden nicht nur die EMail- Funktionen der Programme, sondern vermehrt auch die Möglichkeit zur Teamorganisation: Adressen, Kalender oder Aufgabenlisten können von Gruppen, Abteilungen oder ganzen Unternehmen gemeinsam verwendet werden. Das vereinfacht die Koordination im Team und macht mehrfache Datenhaltung unnötig. Zudem lassen sich viele Groupware-Anwendungen auch für die Verwaltung von Dokumenten nutzen.
Fast jede heute am Markt erhältliche Groupware-Applikation setzt sich aus zwei Komponenten zusammen: Im Zentrum steht ein Server, der die Daten an einer zentralen und für alle Kollegen erreichbaren Stelle vorhält. Am Arbeitsplatzrechner des einzelnen Mitarbeiters dient ein Client dazu, die Daten des Servers und lokal gespeicherte Informationen dem Anwender zu Verfügung zu stellen. Bei Microsoft zum Beispiel bildet das Produkt „Exchange“ den Server, am PC greifen die Benutzer über „Outlook“ auf ihre Daten zu. Waren früher nur E-Mail und persönliche Adressbücher von Belang, haben sich in den vergangenen Jahren die Möglichkeiten zur gemeinsamen Datennutzung und zur Zusammenarbeit immer mehr in den Vordergrund geschoben. Die damit einhergehende Komplexität der Anwendungen verursacht
allerdings auch Kosten. Während damals einfache Mail-Clients wie Pegasus und CC Mail völlig ausreichten, kommen inzwischen deutlich umfangreichere Programme zum Einsatz. Das spiegelt sich auch im Preis wider: Die Mail-Programme früherer Tage waren oft kostenlos erhältlich; heute liegt die aktuelle Outlook- Version in der Einzelplatzlizenz bei einem Straßenpreis von gut 110 Euro. Der
Groupware-Markt wird heute im Wesentlichen von zwei Herstellern dominiert: Microsoft mit dem Exchange/ Outlook-Gespann und IBM mit Lotus Notes/Domino sind die dominierenden Anbieter. Das hat seinen Grund nicht zuletzt in den Client-Komponenten: Hier gibt es kaum sinnvolle Alternativen, wenn im Unternehmen Kommunikationsmöglichkeiten verlangt werden, die über E-Mail und persönliche Adressbücher hinausgehen. So setzen auch die Bemühungen der Anbieter anderer Groupware-Applikationen vor allem an der Server-Komponente an. In der Regel können an diese Lösungen die üblichen Clients wie Microsoft Outlook angebunden werden. Damit können Unternehmen auf der Server-Seite Geld sparen, ohne auf der Client-Seite mit der Akzeptanz der Benutzer kämpfen zu müssen. Alternativ stehen Browser- basierende Frontends zur Verfügung. Diese hatten in der Vergangenheit immer mit dem Problem zu kämpfen, nur rudimentäre Funktion bereitzustellen und nicht den gewohnten Bedienkomfort zu bieten. Das hat sich inzwischen geändert, die Browser-Anwendungen haben mit den Frontends der im Internet beliebten Gratis-Maildienste nichts mehr gemeinsam. Dennoch: Wer seinen Mitarbeitern „ihren“ Outlook-Client wegnehmen möchte, um Geld zu sparen, sollte sie frühzeitig informieren - auch und gerade über den finanziellen Vorteil für das Unternehmen.
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