Als Dachorganisation für mittlerweile neun Hauptgesellschaften mit stark differierenden Geschäftsfeldern hat sich der TÜV Süd in den vergangenen Jahren zu einem weit verzweigten Konzern entwickelt. Unter den Fittichen der Münchner Holding agieren heute unter anderem "TÜV Verkehr und Fahrzeug" mit flächendeckender Präsenz in ganz Süddeutschland sowie "Bau und Betrieb" und die "TÜV Akademie", beide deutschlandweit aktiv. Dazu kommen die international tätigen TÜV-Einheiten "Management Service" und "Produkt Service". Insgesamt umfasst das Konzernnetz rund 400 Standorte.
"So viel Entfaltungsraum und Dynamik ist nur durch den verstärkten Einsatz von Informations- und Kommunikationstechnik in den Griff zu bekommen", hat Dietmar Lummitsch, CIO des TÜV Süd, erkannt. Um auf künftige Veränderungen im Markt und innerhalb der Organisation flexibel reagieren zu können, machte sich das Unternehmen nach einer umfangreichen Vorstudie im Jahr 2001 gemeinsam mit dem in Mannheim ansässigen IT-Dienstleister Comparex Global Services und Beratern von Accenture an die Konzeptionierung eines groß angelegten Standardisierungsprojekts. Ziel war es, einen Konzernstandard über die gesamte Unternehmens-IT hinweg - vom PC-Arbeitsplatz und den Servern über das IP-Netz bis hin zu den Anwendungen - zu etablieren. Auf diese Weise sollten die stark heterogenen Systemwelten in den einzelnen Gesellschaften vereinheitlicht werden.
"Bedingt durch Fusionen und strukturelle Änderungen hatte bisher jede GmbH ihre eigene, auf das jeweilige Geschäft ausgerichtete IT", erläutert Gerhard Bader, Projekt-Manager bei dem internen IT-Dienstleister TÜV Informatik und Consulting Services.
"Bereits in der Konzeptphase des Projekts haben wir erkannt, dass die technische Seite in diesem Zusammenhang nur die halbe Miete ist", erinnert sich Bader. Um über alle Ebenen hinweg Kosteneinsparungen zu erzielen, wurde das ursprüngliche Vorhaben, das zunächst nur die Umstellung auf eine einheitliche Windows-2000-basierende Systemplattform vorsah, zu einem Gesamtprogramm ausgebaut: Ziel war es, die gesamte IT-Umgebung inklusive aller IT-nahen Abläufe zu standardisieren sowie die Geschäftsprozesse besser zu unterstützen. Zu den über die reine Infrastrukturablösung hinausgehenden Programmpunkten zählt CIO Lummitsch folgende Maßnahmen:
- Alle IT-nahen Prozesse werden an den ITIL-Standard angepasst;
- ein neu eingeführtes TCO-Modell zur Kostenanalyse zeigt, welche Gesamtkosten je Arbeitsplatz für Hardware, Software und Dienstleistung anfallen;
- eine Reihe weiterer Abrechnungsmethoden wurden eingeführt - etwa für die Kostenanalyse der SAP-Systeme;
- die Themen Asset-Management und Controlling haben eine neue Bedeutung erhalten.
Auf den TÜV-Clients werden künftig standardmäßig Windows/Office XP sowie Exchange 2000 zum Einsatz kommen. Darüber hinaus werden die PC-Arbeitsplätze von der Münchner Zentrale aus mit vordefinierter Basis-Hard- und -Software sowie gesellschaftsspezifischen Programmen versorgt.
Teilweise schneller als geplant
Zur allgemein verbindlichen Netz-Server-Plattform - und damit zum Nachfolger der zuvor eingesetzten Produkte Banyan Vines und Windows NT 4.0 - wurde Windows 2000 mit dem Verzeichnisdienst Active Directory erklärt. Die Konzernstandorte mit ihren insgesamt 7500 Windows-2000- beziehungsweise XP-Systemen sollen künftig über 400 Domain-Controller bedient werden. Zudem galt es, die Zahl der Netz- und Applikations-Server - ehemals etwa 800 - mittels Konsolidierungsmaßnahmen an den Hauptstandorten München, Filderstadt, Mannheim und Darmstadt zu reduzieren. Die Speicherverwaltung wurde mit Hilfe einer flexiblen SAN-Lösung (SAN = Storage Area Network) konsolidiert, die nun als Basis für die zentralen Daten-, E-Mail- und Datenbank-Server fungiert. Somit lassen sich heute alle Ressourcen dynamisch und nach Bedarf zur Verfügung stellen.
Laut Projekt-Manager Bader ist das Anfang 2001 gestartete Standardisierungsprogramm bereits zu drei Vierteln umgesetzt und soll im kommenden Jahr zum Abschluss gebracht werden: "Sowohl die Basisimplementierungen in den IT-Betriebszentralen als auch die Rollouts in den einzelnen Gesellschaften wurden teilweise schneller als geplant realisiert." Bereits abgeschlossen sei die Umstellung in den TÜV-Bereichen Product Service und Management-Service, in der TÜV Akademie sowie bei der TÜV Informatik und Consulting Services und in den zentralen Holding-Bereichen. Auslandsgesellschaften in den USA und Asien haben den Umstieg ebenfalls hinter sich. Mitten im Migrationsprozess befindet sich derzeit die TÜV Bau und Betrieb mit etwa 3000 Anwendern. Als nächstes steht die TÜV Verkehr und Fahrzeug auf dem Plan.
Sprung auf ein fahrendes Auto
Verzögerungen im technischen Bereich hat, so Bader, allerdings das Zusammenführen der aus Fusionszeiten übrig gebliebenen Auftragsverwaltungssysteme verursacht. Auch die Migration der E-Mail-Umgebung sei zu Beginn problematisch verlaufen, erinnert sich Andreas Martin, Projektverantwortlicher bei Comparex: "Hier galt es praktisch, von vier fahrenden Autos auf ein weiteres zu springen."
Bader macht technische Defizite des verwendeten Migrations-Tools für diese Schwierigkeiten verantwortlich. "Dass ein renommiertes Werkzeug, das weltweit und auch in großen Umgebungen häufig zum Einsatz kommt, mit deutschen Inhalten nicht umgehen kann, war nicht zu erwarten", ärgert sich der Projekt-Manager. Auch die Synchronisation der alten auf die neue Umgebung habe das Tool zeitweise überfordert. Mittlerweile gebe es an dem diesbezüglichen Migrationsprozess jedoch nichts mehr auszusetzen.
Als die eigentliche Herausforderung empfanden die Projektverantwortlichen aber die Aufgabe, das zunächst als reine Windows-2000-Migration aufgesetzte Projekt im Nachhinein in eine konzernweite Standardisierungsmaßnahme umzuwandeln. "Wir mussten das Modell noch einmal komplett neu verkaufen", blickt Lummitsch zurück. In diesem Zusammenhang galt es zunächst, die Entscheider auf allen Ebenen davon zu überzeugen, dass es sich bei dem aktualisierten Konzept um mehr handelte als nur darum, "mit einer Diskette herumzulaufen und das Betriebssystem auszutauschen", wie der CIO formuliert. Doch der Konzernvorstand habe nach anfänglichen Bedenken hinsichtlich Kosten und Komplexität das Potenzial der Projekte erkannt und die Umsetzung vorangetrieben.
Noch schwieriger sei es gewesen, den IT-Koordinatoren der einzelnen GmbHs mit ihren unterschiedlichen Kulturen das neue Modell nahe zu bringen. "Ihnen mussten wir vermitteln, dass es dabei um Kostentransparenz über alle Ebenen hinweg geht - das war ja etwas ganz Neues", erläutert der CIO die langwierige Überzeugungsarbeit. Bei den einzelnen Gesellschaften, die zuvor ihre individuelle Umgebung oder auch ihr "Privatchaos" gepflegt hätten, habe das neue Grundkonzept zunächst gewisse Verlustängste ausgelöst, bestätigt Bader. "Bis die damit verbundenen Chancen insbesondere für die jeweilige Geschäftsleitung, die eigenen Bereiche sauber zu strukturieren und aufzuräumen, erkannt wurden, hat es eine Weile gedauert."
Nicht zuletzt aus diesen Gründen erwies sich der ursprüngliche Projektzeitplan als überambitioniert. "Zwar hatten wir schon zu Beginn eine realistische Vorstellung dessen, was auf uns zukommt", erinnert sich Lummitsch, nicht ganz richtig eingeschätzt habe man aber die Tatsache, dass die Kosten für die anfangs geplante Projektlaufzeit das Jahresbudget über Gebühr belastet hätten. "Den zunächst angesetzten, theoretisch machbaren Zeitrahmen von 18 Monaten konnten wir uns einfach nicht leisten", so der CIO. Daraufhin habe man die Standardisierungsmaßnahmen auf drei Jahre gestreckt. Davon abgesehen liegt das Projekt mit Gesamtinvestitionen in zweistelliger Millionenhöhe innerhalb beziehungsweise leicht unter dem Kostenplan. Lummitsch rechnet mit einer Rentabilität der Gesamtlösung in drei Jahren nach Abschluss des Projekts.
Nach den Kalkulationen des Konzern-CIO ermöglicht das neue Konzept im Vergleich zu den Ist-Kosten (monatlich etwa 200 Euro pro Arbeitsplatz) hinsichtlich Hard- und Software sowie Dienstleistungs- und Netzanteilen Einsparungen um nahezu 40 Prozent pro Client. Damit ist das Ziel, die IT-Kosten zu senken, mehr als erreicht.
Doch auch aus Gründen der Risikosenkung war es zwingend erforderlich, die IT-Infrastruktur zu aktualisieren. "In ihrer alten Form wäre unsere IT-Infrastruktur höchstens noch ein bis zwei Jahre lang seriös zu betreiben gewesen", erklärt Bader.
Inzwischen trägt die Missionsarbeit des Projektteams erste Früchte: So zeigt sich unter anderem im Client-Bereich, dass die Akzeptanz von Seiten der Anwender steigt. "Mittlerweile werden bereits 80 bis 90 Prozent dessen, was in Sachen Hardware noch im Vorfeld der geplanten Migration an Ersatzgeschäft anfällt, nach dem neuen TCO-Arbeitsplatz-Modell abgewickelt", freut sich Bader.
Die aufwändige einjährige Planungsphase hat sich nach Ansicht des Projekt-Managers ebenfalls gelohnt. Das Resümee: "Ohne ein gründlich ausgearbeitetes, flexibel gestaltetes Konzept als Fundament wären wir mit dem Projekt kläglich gescheitert und weder zeitlich noch finanziell im Plan geblieben."
TÜV Süd
Vor über 130 Jahren als Dampfkesselrevisionsverein gegründet, ist die TÜV-Süd-Gruppe heute ein weltweit tätiges technisches Dienstleistungsunternehmen in den Marktsegmenten Industrie, Produkte und Verkehr. Das Leistungsspektrum umfasst Beratung, Prüfung, Tests und Gutachten sowie Zertifizierung und Ausbildung. Mit mehr als 400 Service-Centern und Standorten ist TÜV Süd in Europa, den USA und Asien vertreten. 2002 erwirtschafteten die rund 11000 Konzernmitarbeiter Einnahmen in Höhe von 887,8 Millionen Euro. Ein Fünftel des Umsatzes wird im Ausland erzielt.
Steckbrief
Unternehmen: Technisches Dienstleistungsunternehmen.
Ziel: Vereinheitlichung der Konzern-IT und der IT-nahen Abläufe sowie Optimierung der Geschäftsprozesse.
Projektumfang: Umstellung auf den neuen Standard bei neun Gesellschaften und den zentralen Holding-Bereichen.
Herausforderung: Nachträgliche Ausweitung einer Windows-2000-Migration auf ein konzernweites Standardisierungsprogramm.
Zeitrahmen: Beginn Anfang 2001, Abschluss 2004.
Stand heute: Projekt zu drei Vierteln abgeschlossen.
Ergebnis: Monatliche Kosteneinsparungen in Höhe von 40 Prozent pro Arbeitsplatz; Grundlage für eine zukunftsfähige IT-Infrastruktur.
Basis: Windows 2000, Active Directory; Windows/Office XP, Exchange 2000.
Realisierung: Inhouse mit Unterstützung von Comparex Global Services und Accenture.