ERP-Hersteller kopieren das Office-Frontend
Andere Hersteller binden nicht nur Office ein, sondern versuchen darüber hinaus, dessen Aussehen zu kopieren. Der Rechnungswesenspezialist Diamant Software aus Bielefeld beispielsweise bietet eine Benutzeroberfläche für "Diamant/3", die sich wie die aktuelle Version der Bürosoftware von Microsoft präsentiert. Die von "Office 2007" bekannte Ribbon-Leiste stellt Buchhaltern jedoch keine Textverarbeitungs-, sondern Belegfunktionen zur Verfügung. Das Softwarehaus rechnet damit, dass sich mit Office vertraute Nutzer so schneller in der Rechnungswesensoftware zurechtfinden. Einen ähnlichen Schritt vollzog Sage Software aus Frankfurt am Main mit dem ERP-Komplettpaket "Office Line Evolution".
Nissen & Velten, Sage und Diamant haben ihre Produkte auf der Grundlage der Microsoft-Plattform .NET entwickelt, weshalb ihnen die Kopplung mit Microsofts Office-Technik nicht allzu schwer fällt. Doch auch ERP-Hersteller, die auf anderen Systemumgebungen zu Hause sind, bemühen sich um eine Frontend-Kopplung. Beispielsweise hat Meinikat Informationssysteme aus Hannover, Hersteller der auf der IBM-Plattform System i (AS/400) aufsetzenden ERP-Lösung "Concentix", unlängst einen neuen Java-Client mit Office-Anbindung herausgebracht. Anwender können ihre Termine, Kontakte und Aufgaben im integrierten CRM-Modul der Software verwalten. Den E-Mail-Versand etwa per Outlook kann der Nutzer über die Java-Oberfläche anstoßen. Zudem lassen sich über die Java-Oberfläche Daten aus Masken nach Excel und in das Portable Document Format (PDF) exportieren. Die Frontend-Anbindung beschränkt sich indes nicht auf Windows und Office: Der ERP-Spezialist Abas aus Karlsruhe bietet einen Linux-Client, der sich an das Open-Source-Suite Openoffice anbinden lässt.
Rechnungsprüfung ohne Suche nach Datensätzen
Nicht nur Vertriebsleute haben Bedarf an einer Integration von elektronischen Schriftstücken und Geschäftsapplikationen. Softwareanwender werden produktiver, wenn sie Aufgaben, für die sowohl Dokumente als auch betriebswirtschaftliche Daten erforderlich sind, möglichst automatisiert erledigen können. Ein Paradebeispiel dafür ist die Rechnungsprüfung. "Statt Rechnungen auf Papier zu begutachten und dann sich im Buchhaltungssystem die betreffende Bestellung herauszusuchen, können Anwender heute weitaus bequemer arbeiten", erläutert Martin Böhn, Dokumenten-Management-Experte beim Beratungshaus Barc in Würzburg. Firmen führten Lösungen ein, bei denen der Nutzer auf Papierbelege und die Suche in ERP-Datensätzen verzichten könne.
Der Rechnungsprüfer erhält eine E-Mail, in der die wichtigsten Angaben zur Rechnung enthalten sind. Über einen Link auf eine Web-Seite gelangt er auf eine simple Oberfläche, über die er per Mausklick die Rechnung freigeben kann, wenn er nichts zu beanstanden hat. Zudem findet er eine Auswahl an Kostenstellen, auf die er buchen darf. Will er es genau wissen, kann er sich auch noch die eingescannte originale Papierrechnung in einem Viewer anschauen. Gibt er die Rechnung frei, vermerkt die Software dies im Hintergrund im ERP-System. Böhn zufolge hat dies einerseits den Vorteil, dass auf diese Weise Anwender effizient arbeiten können, ohne sich durch meist komplizierte Buchungsmasken hangeln zu müssen. Andererseits benötigt so nicht jeder Rechnungsprüfer eine Nutzerlizenz für die ERP-Lösung.