Die Integration von PCs in Netze ist in Grossunternehmen laengst kein Diskussionsgegenstand mehr. Viele Firmen haben laengst Hunderte von PCs in jeweils ein halbes Dutzend PC-Netze eingebunden. Auch Office-Automation ist in vielen Unternehmen kein Fremdwort. Relativ wenig Erfahrung gibt es jedoch mit der netzweiten Verwendung von Windows-Systemen fuer Office-Automation.

Von Harald Karcher*

DV-Manager, die mit ausgedehnten PC-Netzen arbeiten und fuer die damit verbundenen Investitionen verantwortlich zeichnen, muessen sich fragen, ob nicht weitere Anwendungen der integrierten Bueroautomation einen zusaetzlichen Nutzen stiften koennten. Moeglicherweise bieten neuere Techniken eine elegantere, preiswertere und humanere Alternative zu den proprietaeren Buerosystemen der 80er Jahre, die auf Mini- und Mainframe- Plattformen liefen.

In seiner Funktion als persoenlicher Produktivitaetsverstaerker hat der PC auf den ersten Blick mit der Buerokommunikation nicht viel zu tun. In vernetzten Umgebungen sorgt er aber fuer neue Dynamik in der Office-Szene, denn in PC-Netzen laesst sich neben der professionellen Textverarbeitung immer haeufiger ein ganzes Buendel von klassischen Office-Funktionen wie Electronic Mail, Datenbank, Ablage, Kalender, Kalkulation, Grafik, ansatzweise auch Vorgangsbearbeitung, Mitzeichnungsverfahren oder Aktenverfolgung unter grafischen Benutzeroberflaechen realisieren.

*Dr. Harald Karcher ist unabhaengiger Management-Berater und freier Publizist fuer Informationsverarbeitung und Buerokommunikation in Muenchen.

Aus zwei Entwicklungsrichtungen resultiert die zunehmende Bedeutung des PCs in der Bueroautomation: Einerseits werden umfangreiche PC-Installationen immer staerker in die klassischen Buerokommunikationssysteme der Minicomputerwelt einbezogen. Andererseits entstehen auf der Basis leistungsfaehiger PC-Netze bereits kleine, aber eigenstaendige

Office-Automation-Anwendungen, die inzwischen auch ohne teure Mini- und Mainframe-Rechner alle klassischen Funktionen der Bueroautomation realisieren.

Das PC-Betriebssystem MS-DOS war zwar nie die ideale Basisplattform fuer kommunizierende Office-Systeme, aber die Weiterentwicklungen ueber MS-Windows und Windows for Workgroups in Richtung Windows NT und NT Advanced Server machen den ehemals nur "persoenlichen" Computer immer mehr zu einer universalen Kommunikations-Maschine.

Inzwischen kann es sich fast kein Anbieter mehr leisten, seine Office-Loesungen nicht wenigstens teilweise auch auf PC-Plattformen zu portieren oder ganz neu in diesem Umfeld zu entwickeln. Die ersten groesseren Office-Automation-Anbieter haben allerdings schon seit 1989 Komplett- oder zumindest Teilloesungen auf PC-LAN-Basis vorgestellt.

Bei dem weltweit bereits im Mai 1989 von IBM angekuendigten, strategischen Bueroanwendungskonzept "Officevision" spielten mit Token-Ring-Architekturen vernetzte High-end-PCs eine tragende Rolle. Insbesondere zielte dieses Konzept auf den Absatz von PCs der IBM-Hausmarke PS/2 mit dem Betriebssystem OS/2, das zahlreiche Beschraenkungen des bis dahin dominierenden PC-Betriebssystems MS- DOS ueberwinden sollte.

Wegen der langanhaltenden Schwierigkeiten von OS/2 ist aber gerade die PC-LAN-Variante der IBM-BK-Software (Officevision/2 LAN) nie so recht aus den Startloechern gekommen. IBM empfiehlt potentiellen PC-LAN-Office-Kunden daher seit 1992, "Lotus Notes" zu kaufen und vertreibt ihr Officevision nur noch fuer die Midrange- und Grossrechner-Welten.

Nach Angaben von Hewlett-Packard laesst sich das etwa seit Herbst 1990 auch hierzulande fuer Windows 3.X verfuegbare "HP New Wave Office" ungefaehr so charakterisieren: HP New Wave Office ist ein integriertes Bueroinformationssystem. Es basiert auf dem Client- Server-Modell und nutzt damit die Faehigkeiten traditioneller Mehrbenutzersysteme, kombiniert mit den Vorteilen intelligenter Arbeitsplatz-Rechner wie zum Beispiel kurzen Antwortzeiten und optimaler Verfuegbarkeit.

Zentrale Dienste wie elektronische Post und Datenbankzugriff stehen allen Systembenutzern zur Verfuegung. Im einzelnen unterstuetzen folgende Funktionen den Anwender bei seiner Arbeit:

- die computergestuetzte Schulung,

- die "elektronische Schreibtischplatte" (auf ihr werden alle benoetigten Objekte durch einfache Bildsymbole wie Adressverzeichnis, Postkoerbe, Schreibbloecke, Aktenmappen, Ablage und natuerlich auch Papierkorb dargestellt),

- die Objekt-Management- Funktion (OMF).

- die als "Hot links" bezeichneten Informationsketten und

- der Agent, eine Art Softwareroboter. Dieser sieht dem Anwender "ueber die Schulter" und merkt sich seine saemtlichen Aktivitaeten. Zu einem spaeteren Zeitpunkt kann die protokollierte Taetigkeit dann auf manuellen oder automatisch initiierten Anstoss hin vom Agenten wiederholt werden. Dadurch lassen sich Routinetaetigkeiten und repetitive Aufgaben automatisieren.

SNI-Buerokommunikation in Windows-Netzwerken

Die Datenverarbeiter von Siemens haben bereits 1989 auf der Muenchner Fachmesse Systems unter dem Begriff "Comfoware" die erste Version eines kompletten, integrierten Buerosystems auf PC-LAN- Basis vorgestellt. Dieses modulare System bietet inzwischen fast alle wichtigen Office-Automation-Funktionen unter einer einheitlichen, an MS-Windows orientierten Grafikoberflaeche namens "Comfodesk".

Alle Bausteine dieses Konzeptes lassen sich frei kombinieren und vernetzen. Der Anwender kann also mit denjenigen Komponenten beginnen, die fuer ihn am wichtigsten sind und dann entsprechend den wachsenden Anforderungen seine Bueroloesung stufenweise ausbauen.

Vergleichsweise spaet, naemlich erst im Oktober 1992, hat Microsoft-Chef Bill Gates anlaesslich der Frankfurter Fachmesse PC Windows sein "Windows for Workgroups" (WfW) vorgestellt. Diese Software ermoeglicht auf relativ einfache und preisguenstige Weise, mehrere Windows-PCs zu einer Arbeitsgruppe zu verbinden.

Mitglieder einer WfW-Arbeitsgruppe koennen Nachrichten austauschen sowie auf dieselben Daten und Dokumente zugreifen. Ausserdem lassen sich PC-Ressourcen und Peripherie wie Drucker, CD-ROM-Laufwerke oder Faxkarten von allen Anwendern gemeinsam ueber das WfW-PC-Netz benutzen.

Ein wichtiges BK-Element von WfW ist die elektronische Post "Mail". Sie realisiert insbesondere das sogenannte "Mail enabling" bereits existierender Windows-Anwendungen wie Word, Excel, Project oder Powerpoint. Das heisst, dass jetzt Nachrichten direkt aus diesen Applikationen heraus verschickt werden koennen. Die urspruenglich isolierte Stand-alone-Anwendung wird also Mail-faehig.

Auch der dynamische Datenaustausch (DDE) zwischen einzelnen Applikationen wird mit WfW nun ueber das Netz moeglich. Im Falle einer Datenaenderung erfolgt auf diese Weise eine automatische Aktualisierung aller mit DDE verbundenen Dokumente.

Schliesslich enthaelt WfW einen gruppenfaehigen Terminkalender "Schedulei", mit dem sich sowohl der persoenliche Terminkalender als auch Gruppenaktivitaeten im PC-Netz verwalten und koordinieren lassen: Eine typische BK-Funktion, die in fast allen BK- Ausschreibungen gefordert, jedoch in der Praxis bislang eher selten benutzt wurde.

Die Juenger des bislang eher komplexen Lotus Notes moegen ueber das simple WfW nur muede laecheln. Im Gegensatz zu Notes ermoeglicht es dem Windows-Vertrauten jedoch eine schnelle, unkomplizierte und preiswerte Migration vom isolierten Single-Computing zum einfachen Workgroup-Computing. Anders als Lotus packt Microsoft die Groupware-Funktionen gleich ins grafische Betriebssystem mit hinein. Das bietet sich natuerlich an, wenn man ohnehin marktbedeutende Betriebssysteme produziert.

Lotus: Notes als Entwicklungsplattform

Im Jahre 1989 kam Lotus Notes erstmals auf den US-Markt. Inzwischen gilt die Technik

nahezu als Synonym fuer Groupware. Notes ist ein Client-Server- Konzept, das seinen Anwendern auf der Basis einer leistungsstarken Datenbank zahlreiche Moeglichkeiten bietet, ueber lokale Netzwerke und Telekommunikationseinrichtungen Informationen auszutauschen.

Notes ist keine fertige Anwendung, sondern eher eine Entwicklungs- und Integrationsplattform. Entsprechend hat Gunter Michalk, Leiter des Kompetenzzentrums Buerokommunikaton bei Debis/Discomp, Lotus Notes bereits 1991 als eine breite Plattform zur Entwicklung von Groupware-Loesungen verstanden, die auf der intelligenten Integration der folgenden vier Komponenten beruht:

- der effizienten Verarbeitung von gemischten Text-Grafik- Dokumenten,

- der Bereitstellung einer Da tenbankkomponente zur Verwaltung dieser Dokumente,

- einem Bereitstellungs- und Verteilmechanismus der Daten, der Datenbestaende ueber einzelne Standorte hinweg automatisch identisch haelt sowie

- einem integrierten Sicherheitskonzept, das die Sicherheit des Zugangs, der Authentizitaet der beteiligten Personen, der Daten beim Transport ueber LANs und WANs sowie bei der Lagerung garantiert.

Dabei misst Michalk das Integrationsvermoegen einer solchen Architektur insbesondere an der Palette der unterstuetzten Systemumfelder und meint: "Lotus Notes bedient sich zur wirksamen Integration der gemischten Dokumente vollgrafischer Benutzeroberflaechen." Im LAN-Bereich wuerden darueber hinaus alle wesentlichen Netzwerk-Betriebssysteme unterstuetzt. Dabei beschraenke sich die Integration in Windows nicht auf die Nutzung grafischer Dienste, auch Import- und Exportfunktionen wie DDE oder Object Linking & Embedding (OLE) zwischen zwei Windows-Anwendungen werden voll unterstuetzt.

Zur CeBIT Hannover im Maerz 1993 wurde die Notes-Version 3.0 weltweit angekuendigt. Sie hat eine neue Benutzeroberflaeche, die fast identisch unter den grafischen Desktop-Systemen Windows, Macintosh, OS/2 Presentation Manager und Motif (Unix) zur Verfuegung stehen soll.

Auf der Server-Seite soll eine breite Palette an diversen Unix- Derivaten wie IBM-AIX, HP-UX, SCO Unix, Sun Solaris, aber auch OS/2 2.0 und Windows NT unterstuetzt werden. Daneben soll es eine unter Novell Netware installierbare Version geben. Dieser Multivendor- und Multiplattform-Ansatz ist gerade fuer grosse Konzerne mit heterogenen Rechnerwelten wichtig.

Erste umfassende Erfahrungen mit dem Notes-Konzept liegen in USA bei Price Waterhouse und bei der Chase Manhattan Bank sowie in Deutschland beim Debis-Systemhaus der Daimler-Benz AG und bei der BASF AG vor. Fuer kleine und mittlere Firmen ist das komplexe Basisprodukt vorerst wohl weniger geeignet.

Mit der Einbindung in PC-Netz- und Client-Server-Umgebungen tritt der PC endgueltig aus seiner Stand-alone-Isolierung heraus: Millionen PC-Anwender koennen damit zwar nach wie vor bei ihren komfortablen PC-Benutzeroberflaechen samt Anwendungsprogrammen bleiben, trotzdem aber auch ueber entsprechende Server unternehmens- oder gar weltweit auf Datenbank- und Kommunikationsdienste zugreifen und so in vernetzte Office- Automation-Welten hineinwachsen.

Der Wandel der Bueroautomation

Die Buerokommunikation unterlag seit ihren Anfaengen in den fruehen 80er Jahren einem starken technologischen Wandel. In den 90er Jahren gilt es, die verschiedenen gewachsenen Technologieansaetze in durchgaengige, unternehmensweite offene Gesamtarchitekturen zu integrieren (vgl. Grafik S. 26).