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Office & Collaboration

Archivierungssoftware für Exchange im Test

GFI MailArchiver 6.1 erfüllt die Aufbewahrungspflicht

17.06.2009
Von Michael Pietroforte

Rechteabhängige Recherche

Die Suche ist nur in den Postfächern möglich, für die der Administrator dem jeweiligen Anwender die nötigen Rechte erteilt hat. Ein Benutzerkonto kann dabei Leserechte auf einzelne Postfächer oder auf Active-Directory-Gruppen erhalten. Diese Einstellungen sind unabhängig von den für Exchange vergebenen Zugriffsrechten.

Administratoren können Anwendern Zugriff auf die Postfächer von Mitgliedern einer Active-Directory-Gruppe erteilen.
Administratoren können Anwendern Zugriff auf die Postfächer von Mitgliedern einer Active-Directory-Gruppe erteilen.

Der Anwender greift entweder über den Browser auf das Archiv zu oder er integriert es in wenigen Schritten als Ordner in Outlook. MailArchiver bietet verschiedene Werkzeuge, um nach E-Mails zu suchen. Die Postfachansicht listet die E-Mails in chronologischer Reihenfolge auf, wobei zwischen empfangenen und gesendeten E-Mails unterschieden wird.

In der Konversationsansicht gruppiert MailArchiver E-Mails, die zu einem Briefwechsel gehören, und stellt diese hierarchisch dar. Gesucht werden kann in allen Metadatenfeldern und im Volltext. Textbasierende Anhänge werden ebenfalls indiziert, wobei MailArchiver alle gängigen Dateiformate unterstützt. Die Suche lässt sich auf bestimmte Zeiträume einschränken, getätigte Anfragen können als Suchordner gespeichert werden.

Wiederherstellung über Outlok-Plugin

Um eine E-Mail in das Postfach zurückzusichern, muss diese zunächst geöffnet werden. Der Anwender gibt dann eine E-Mail-Adresse an, an die MailArchiver die archivierte E-Mail als Attachement sendet. Alternativ kann er sie als MSG- oder EML-Datei herunterladen. MSG-Dateien lassen sich in Outlook öffnen, EML-Dateien in Outlook Express.

Das MailArchiver-Plugin fügt sich zwar nahtlos in Outlook ein, umfasst aber nicht alle Funktionen der Web-Schnittstelle.
Das MailArchiver-Plugin fügt sich zwar nahtlos in Outlook ein, umfasst aber nicht alle Funktionen der Web-Schnittstelle.

Als Alternative zur Web-Oberfläche bietet MailArchiver seit Version 6 ein Plugin für Outlook, das der Systemverwalter über Gruppenrichtlinien oder über ein Tool zur Softwareverteilung auf den Arbeitsplätzen installieren muss. Der Vorteil des Plugins liegt im direkteren Zugriff auf das Archiv. Archivierte E-Mails lassen sich per Mausklick in Outlook öffnen. Bereits gelöschte E-Mails kann der Anwender per Drag-and-Drop aus dem Archiv in das Postfach kopieren.

Neu in der Version 6.1. ist die Caching-Funktion, die auch dann den Zugriff auf archivierte E-Mails erlaubt, wenn keine Netzverbindung zum Archivsystem besteht. Für die Recherche im Archiv können dabei Outlooks eigene Suchfunktionen verwendet werden oder aber die im Plugin integrierte Suchoberfläche. Allerdings bietet das Plugin nicht alle Features, beispielsweise können E-Mails nur in der Browser-Anwendung verschlagwortet werden. Zudem fehlen dem Plugin die Konversationsansicht und die Suchordner.

Lösung für den Mittelstand

MailArchiver eignet sich hauptsächlich für kleine und mittlere Unternehmen. Allerdings wurde die Version 6 um Features erweitert, die normalerweise nur in großen Firmen benötigt werden. So lassen sich nun einzelne Komponenten ähnlich wie bei Exchange 2007 als Rollen auf unterschiedlichen Servern betreiben. MailArchiver 6 skaliert dadurch deutlich besser als die Vorgängerversion. Es fehlen aber Schnittstellen zu CRM- oder ERP-Systemen, wie sie bei Enterprise-Lösungen üblich sind.

MailArchiver wird pro Postfach, das tatsächlich archiviert werden soll, lizenziert. Der Preis richtet sich nach der Gesamtzahl erworbener Lizenzen. Beim Kauf von zehn Lizenzen kosten sie pro Postfach beispielsweise 29 Euro, bei 1.000 Lizenzen sind es 9 Euro.