Server-basierende Lösung

Bei einer vorschriftsmäßigen Archivierung sollen Anwender keine Gelegenheit erhalten, E-Mails schon vor der permanenten Speicherung zu löschen. MailArchiver nutzt das Journaling von Exchange, um zu gewährleisten, dass E-Mails sofort nach dem Eintreffen erfasst werden. Damit gehört MailArchiver zu den Server-basierenden Archivierungssystemen.

Sie stehen im Gegensatz zu Client-seitigen Lösungen, bei denen die Anwender ihre Mails manuell archivieren müssen oder die Nachrichten in regelmäßigen Abständen aus dem Postfach in das Archiv verschieben. Hier ist man ähnlich wie bei Backups auf die Kooperation der Mitarbeiter angewiesen, damit unliebsame E-Mails nicht gleich im Papierkorb landen.

Aufzeichnung aller Aktivitäten

Doch selbst wenn sich die E-Mails bereits im Archiv befinden, besteht die Gefahr, dass sie dort von nicht autorisierten Personen manipuliert oder entfernt werden. Da Administratoren vollen Zugriff auf alle Systeme haben, setzt MailArchiver auf umfangreiche Auditing-Funktionen, so dass man im Falle von Archivmanipulationen nachvollziehen kann, wer dafür verantwortlich war. Dieses Feature setzt die Tracing-Funktionalität von Microsofts SQL Server voraus, so dass es nicht für Archive zur Verfügung steht, die in der mitgelieferten Open-Source-Datenbank "Firebird" gespeichert werden.

MailArchiver überwacht sowohl die Archivdatenbank als auch die Anwenderaktivitäten. Um die Integrität des Archivs zu gewährleisten, zeichnet die Software unter anderem Konfigurationsänderungen, Veränderungen bei der Zugriffskontrolle und externe Datenzugriffe auf. Die Möglichkeiten zur Überwachung von Anwenderaktivitäten sind sehr umfangrangreich. Hier lässt sich jeglicher Zugriff auf das Archiv erfassen, etwa wenn Anwender E-Mails lesen, zurücksichern oder weiterleiten. Zur Präsentation der Auditing-Informationen verfügt MailArchiver über einfach zu bedienendes Reportingsystem.

Einfache Aufbewahrungsregeln

Freilich müssen auch aus einem Archiv irgendwann Daten wieder gelöscht werden. Schließlich sollen die E-Mails nicht für die Nachwelt erhalten bleiben, sondern nur für die gesetzlichen Fristen aufbewahrt werden. Da je nach Art der E-Mail unterschiedliche Vorschriften gelten, ermöglicht MailArchiver die Festlegung von Aufbewahrungszeiträumen abhängig vom Absender beziehungsweise Empfänger und von Ausdrücken, die ihm Betreff oder im Text der E-Mail vorkommen.

Die gleichen Kriterien lassen sich für die automatisierte Kategorisierung von Mails durch MailArchiver verwenden, die bei Eingang der Nachrichten erfolgt. Zusätzlich können Anwender ihre E-Mails verschlagworten. Kategorien und Schlagworte können als Suchkriterien bei der Recherche im Archiv einbezogen werden, allerdings stehen nur die Schlagworte zur Verfügung, die der Benutzer selbst vergeben hat.