Eine Vielzahl von Dokumententypen wird verwendet: Standard-Office-Dokumente, PDF-Dokumente, unstrukturierte Daten wie Bilder und Videos und hochstrukturierte XML- und HTML-Daten.

Mitarbeiter benötigen einen flexiblen Zugriff auf Dokumente. Dazu bedarf es mächtiger Suchfunktionen, aber auch grafischer oder strukturierter Navigation durch nach Themen geordneter Ablagen.

Individuelle Perspektiven von Mitarbeitern oder Arbeitsgruppen auf den Dokumentenbestand sind nötig.

Die Arbeit mit Dokumenten erfolgt weitgehend kollaborativ.

Änderungen von Dokumenten müssen nachvollziehbar sein, alte Versionen müssen unverändert zugreifbar bleiben.

Dokumente werden nach definierten Kriterien über Inter- oder Intranet-Seiten veröffentlicht.