Der Umgang mit Informationen, das Verwalten, Finden und Verteilen von Wissen über Projekte, Kunden, Ereignisse, das eigene Unternehmen und dessen Mitarbeiter ist vielerorts nicht effizient. Zum Papierberg auf dem Schreibtisch gesellt sich die elektronische Informationsflut: Unternehmen betreiben riesige Datenbanken, verwalten Millionen Profile, archivieren doppelt und dreifach und ersticken am E-Mail-Verkehr.

Die Lünendonk-Anwenderstudie "Information Lifecycle Management", für die über 190 deutsche Unternehmen mit mehr als 500 Mitarbeitern befragt wurden, identifiziert die Bewältigung dieses Datenwachstums, die Steigerung der Datensicherheit und die Geschäftsprozessoptimierung als die größten IT-Herausforderungen der nächsten Jahre. Ein Weg dazu ist die Unterstützung eines vernetzten und übergreifenden Arbeitens der Mitarbeiter an Projekten mittels Wissens-Management-Software. Denn Investitionen in solche Systeme sind längst mehr als nur Experimente. Sie haben sich in der Praxis zur Optimierung von Geschäftsprozessen bewährt.

Der deutsche Ableger des spanischen Carriers Telefónica und die Bertelsmann Stiftung in Gütersloh nutzen die "E-Corporate-Knowledge-Suite" von Empolis. Das System besteht aus Intranet, Dokumenten-Management, Themenlandkarten und semantischen Suchfunktionen. Es macht das vorhandene Wissen und die Zusammenhänge zwischen Themen, Projekten, Experten, Mitarbeitern, Kunden, Kooperationspartnern und externen Organisationen über einen Zugang einfach, intuitiv und komfortabel zugänglich und verwertbar. Die volle Funktionalität wird über eine Web-Oberfläche zur Verfügung gestellt, kann so an jedem Internet-fähigen Rechner ohne Installation zusätzlicher Client-Software genutzt werden und bietet Mitarbeitern eine komfortable Arbeitsumgebung.

Ein solches Portal ist für alle Organisationen geeignet, auf die wenigstens einige der folgenden Charakteristika zutreffen:

Die Mitarbeiter müssen viele Dokumente lesen, schreiben, überarbeiten, verwalten.