Belege sind wichtig

Wichtig sind zweifelsfreie Belege. Vor allem bei gemischt veranlassten Informationsreisen ist eindeutig nachzuweisen, wie hoch die beruflich und die privat veranlassten Zeitanteile waren. Das zeigt ein weiteres BFH-Urteil (Az.: VI R 5/07). Eine Lehrerin hatte an einer Fortbildungsreise nach Irland teilgenommen. Der BFH verwies auf die grundsätzliche Aufteilbarkeit gemischt veranlasster Reisekosten, beauftragte das zuständige Finanzgericht aber zu prüfen, ob die beruflichen und privaten Veranlassungsbeiträge voneinander abgrenzbar sind.

Konsequenz für die Praxis: Relevante Reiseunterlagen sind unbedingt aufzubewahren. Dazu zählen vor allem Reise- oder Seminarprogramm, Anmeldebestätigungen oder Teilnehmerlisten. Die Unterlagen müssen nicht zwingend mit der Steuererklärung eingereicht werden, sollten aber für Nachfragen bereitgehalten werden.

Sprachkurse im In- und Ausland

Fremdsprachenkenntnisse werden im Beruf immer wichtiger. Wer als Unternehmer seine Mitarbeiter durch einen Sprachkurs weiterbilden möchte, kann die Kosten ebenfalls steuer- und sozialversicherungsfrei übernehmen und als Betriebskosten ansetzen. Hierunter fallen alle mit dem Kurs verbundenen Kosten einschließlich Teilnahmegebühr, Fahrt, Flug, Verpflegung und Übernachtung.

Entscheidendes Kriterium für die Steuerbefreiung ist auch hier, ob der Sprachkurs aus überwiegend betrieblichem Interesse gewährt wird. Es ist zu belegen, dass der Arbeitnehmer die Sprachkenntnisse tatsächlich in seinem Aufgabengebiet benötigt. Auf eine Bewilligung wirkt sich weiterhin positiv aus, wenn die Kurszeiten auf die betriebliche Arbeitszeit angerechnet werden und wenn der Arbeitgeber die Kosten für den Kurs in vollem Umfang trägt. Private Interessen des Arbeitnehmers dürfen bei der Weiterbildungsmaßnahme nur eine Nebenrolle spielen.

Gerade Sprachkurse im Ausland standen bisher unter Generalverdacht des Fiskus. Vor allem bei Kursen in touristisch interessanten Regionen unterstellte das Finanzamt häufig ein überwiegendes Privatinteresse. Ein Urteil des Finanzgerichts Rheinland-Pfalz (Az.: 2 K 1025/08) stellt klar, dass die steuerliche Geltendmachung nicht allein deshalb versagt werden darf, weil ein Sprachkurs im Ausland stattfindet. Das Finanzgericht genehmigte im zu verhandelnden Fall den Werbungskostenabzug eines Arbeitnehmers für einen Spanisch-Sprachkurs in Mexiko. Der Arbeitnehmer konnte eine berufliche Veranlassung eindeutig nachweisen. Zudem sei eine Sprache in dem Land am besten erlernbar, in dem sie gesprochen wird, so das Finanzgericht. Zu untersuchen ist jedoch immer der Einzelfall.