Qualitätszuwachs in der Zusammenarbeit
Die mit UC-Systemen verfügbaren Funktionen erhöhen vor allen Dingen die Qualität der Zusammenarbeit und verbessern damit die Produktivität der einzelnen Mitarbeiter, aber auch ganzer Gruppen. Mit einem Blick auf die Kontaktliste in seiner Oberfläche kann der Benutzer den Erreichbarkeitsstatus seiner Kollegen und den optimalen Kanal für eine Verbindung erkennen. Über nur einen Mausklick stellt er die Verbindung zum Gesprächspartner her (Click-to-Contact) oder beruft ganze Konferenzen für eine definierte Gruppe ein (Click-to-Conference). Er kann sie auch automatisch starten lassen, sobald alle Teammitglieder online sind. Der Verbindungsaufbau zu den jeweiligen Gesprächspartnern führt über eine einzige Telefonnummer. Automatische Spracherkenner (ASR) oder Text-to-Speech-Engines übertragen Nachrichten in unterschiedlichen Formen oder hinterlegen diese. Außerdem können beispielsweise mobile Mitarbeiter unterwegs ihr eigenes Portal über Sprachbefehle einstellen und steuern. Jeder Mitarbeiter kann seinen Kollegen situationsabhängige Präsenzprofile definieren, die er vom PC, über das Internet oder vom mobilen Endgerät aus aktivieren kann. Vielfältige Einstellungen sind möglich. So soll ein Mitarbeiter während eines Meetings nur für ganz bestimmte Personen direkt über sein Mobiltelefon oder seinen PDA erreichbar sein. Anrufe mit geringerer Priorität ließen sich an seinen Stellvertreter weiterleiten und Gespräche mit in dieser Situation sehr niedriger Relevanz könnten von der Voice-Mail aufgenommen werden. Damit aber noch nicht genug. Oft vergessen Mitarbeiter die Umstellung ihres Profils auf eine derartige Regel, bevor sie sich ins Meeting begeben. Solche Versäumnisse verhindert die Synchronisierung der Präsenz-Funktionalität mit dem Terminplaner. Dazu setzt der Mitarbeiter beispielsweise im Outlook-Kalender einen Kontext für die Kategorie des eingetragenen Termins. Die UC-Anwendung erhält dann aus einer Verbindung mit dem Exchange Server die Regel zum richtigen Zeitpunkt zugewiesen und das System stellt beispielsweise automatisch das Erreichbarkeitsprofil auf die Einstellung "Kundentermin außer Haus" um.
Die Möglichkeiten der automatisierten Erreichbarkeitserkennung gehen aber noch viel weiter. Beispielsweise kann das System über die Verbindungsaufnahme der beiden Bluetooth-Schnittstellen des Mobiltelefons und des Rechners erkennen, ob sich der Mitarbeiter gerade in der Nähe seines Arbeitsplatzes befindet und dies in der Präsenz-Funktion entsprechend anzeigen. Flexibel programmierbare Schnittstellen der UC-Software machen diese und weitere spezifischen Lösungen möglich. Eine größere Herausforderung ist das Erreichbarkeits-Management mobiler Mitarbeiter. Was innerhalb firmeneigner WLANs ohne Probleme möglich ist, lässt sich in öffentlichen Mobilfunknetzen heute nur schwer umsetzen. Doch in naher Zukunft können die Mobilfunkanbieter mit IP-Multimedia-Subsystemen (IMS) problemlos Präsenz-Informationen bereitstellen. All dies trägt dazu bei, dass die Mitarbeiter keine wichtigen Anrufe mehr versäumen und dass es kein erfolgloses Durchprobieren unterschiedlicher Telefonnummern beziehungsweise Ansprechpartner gibt.