Oberstes Gebot ist dabei die Transparenz in der Gestaltung und Dokumentation von Geschäftsprozessen. Wenn diese Transparenz fehlt, ist die Optimierung schwierig.

Lösungen, die das Management und die Optimierung von Geschäftsprozessen unterstützen, sind daher auch zunächst in erster Linie Werkzeuge, die helfen, die vorhandenen Prozesse zu analysieren und entsprechend zu dokumentieren und zu visualisieren. Während große Unternehmen häufig bereits im Design von Unternehmenssoftware Tools zur Abbildung von realer Businesswelt und IT einsetzen, stand diese IT-gestützte Prozessbetreuung im Mittelstand zumeist noch nicht im Fokus der Anwenderunternehmen. Am Beispiel der Branche Chemie, Pharma- und Prozessindustrie soll näher beleuchtet werden, wie der Mittelstand aktuell aus IT-Sicht mit dem Thema Management und Optimierung der Geschäftsprozesse umgeht. Dazu wurden im August und September 2008 178 IT-Verantwortliche aus Unternehmen mit 100 bis 2000 Mitarbeitern befragt.

Zunächst sollten die Befragten auf einer Skala von 1 (sehr intensiv) bis 5 (aktuell nicht) einordnen, inwieweit sie sich aktuell mit dem Thema Management und Optimierung der Geschäftsprozesse auseinandersetzen. Hier gaben insgesamt 18 Prozent an, sich sehr intensiv mit dem Management der Geschäftsprozesse auseinanderzusetzen. Ein weiteres Drittel nannte eine intensive Auseinandersetzung mit dem Thema. Insgesamt bekannte sich also über die Hälfte der befragten IT-Verantwortlichen zu einer aktuell intensiven Auseinandersetzung mit ihren Geschäftsprozessen. Weitere 30 Prozent konnten sich zum Thema nicht klar positionieren und ihre Rolle in der Intensität nicht eindeutig zuordnen. Elf Prozent beschäftigen sich weniger intensiv, acht Prozent aktuell gar nicht mit dem Thema Geschäftsprozess-Management und -optimierung. Auch wenn dieses noch nicht überall Fokus der IT ist, so rückt das Thema offenbar immer stärker in den Blick der IT-Verantwortlichen.

Allerdings muss hier eingeschränkt werden, in welcher Weise die IT das Geschäftsprozess-Management unterstützt. Ein Drittel der Unternehmen gab an, aktuell eine Standardsoftware einzusetzen, die sie bei der Betreuung des Themas unterstützt. Die übrigen IT-Verantwortlichen betreuen das Thema offenbar ohne Softwareunterstützung oder nur im Rahmen von Office-Lösungen. Aber auch bei denjenigen, die eine Softwareunterstützung angeben, wird nicht auf Spezialanwendungen in diesem Bereich zurückgegriffen. Vielmehr werden dabei offenbar Tools eingesetzt, die der eingesetzten ERP- bzw. Finanzlösung inhärent sind, denn der Anbieter der genannten Lösungen ist häufig mit dem Anbieter der ERP-Software identisch.