Die wesentlichen Schwachstellen in der DV-Organisation seien derzeit in den sehr häufig anfallenden Änderungen der Hersteller-Software, hier insbesondere der Betriebssystem-Versionen, zu finden, beklagt sich Alfred Linke, Leiter der EDV-Organisation bei der Hamburger Sparkasse. Der damit verbundene Aufwand stehe oftmals in keinem Verhältnis zum effektiven Nutzen. Ein anderes Organisationsproblem sieht Jens Hagedorn, Ressortleiter EDV bei der Burmah Oil GmbH, in der allzu schnellen Bereitschaft, Änderungen im DV-Bereich vorzunehmen. Es gäbe heute kaum noch eine Verwaltungseinheit in den Unternehmen, die sich nicht permanent im Umbruch oder in einer Veränderung befinde. Allerdings müsse sich der Organisator darüber klar sein, so Hagedorn, daß erst die negative Erfahrung zum Erkennen der organisatorischen Schwachstellen führe - und dies bedeute letztlich das Eingeständnis einer früheren Fehlentscheidung. ha
Hermann Kietzmann, EDV-Leiter, Clouth Gummiwerke AG, Köln (Univac 1100/61, OS 1100)
Schwachstellen darf es heute in einer gut organisierten DV-Abteilung nicht mehr geben. Trotzdem sind bei näherer Betrachtungsweise immer wieder gewisse Schwachstellen zu erkennen Dies liegt jedoch nach meiner Erkenntnis in der Struktur der Organisation innerhalb der einzelnen Unternehmen. In großen Firmen zum Beispiel, wo Organisation und Programmierung streng voneinander getrennt sind, treten immer wieder Koordinations- und Kompetenzschwierigkeiten auf. Dies wirkt sich letztlich auf die Fertigstellung von einzelnen Projekten in Form von großen Zeitverschiebungen und somit in erhöhten Kosten negativ aus.
Ich gebe zu, daß bei Unternehmen ab einer gewissen Größenordnung diese Form der Organisation unerläßlich ist. Dann sollte man sich aber auch darüber im klaren sein, daß man dieses Negativum in Kauf nehmen muß. Unser Unternehmen befindet sich noch in einer Größenordnung, in der die DV-Organisation noch überschaubar ist. Eine wesentliche Voraussetzung für eine gute DV-Organisation, stellt der Einsatz der richtigen Hardware dar. Die Auswahl und Entscheidung gehört in den Aufgabenbereich des DV-Leiters. Er muß den Wettbewerb kontrollieren und vor allem auf ein vernünftiges Preis-/Leistungsverhältnis der eingesetzten Systeme achten. Die DV-Organisation sollte als Stabsstelle unter dem Vorstand angesiedelt sein. Dies ist jedoch nicht immer der Fall.
Alle anstehenden DV-Probleme werden in unserem Hause mit dem Vorstand abgestimmt. Der daraus entstandene rote Leitfaden zieht sich durch alle Projekte und muß durch den DV-Leiter permanent kontrolliert werden, damit sich kein Team zu sehr von der Zielvorstellung entfernt. Ein Projekt-Team setzt sich bei uns aus dem DV-Leiter, dem Fachbereichsleiter, einem oder zwei Organisationsprogrammierern und einem Sachbearbeiter der Projektbetroffenen Fachabteilung zusammen. Durch diese Form eines Projekt-Teams werden alle Beteiligten zu aktiver Mitarbeit motiviert und bekommen einen Anteil an Mitverantwortung übertragen.
Da ein Projekt-Team von seinen Erfolgen lebt, ist es besonders wichtig, das Projekt in einzelne Teilstücke zu gliedern und diese zeitlich selektiert freizugeben. In vielen Unternehmen wird der Fehler gemacht, daß die Organisatoren über mehrere Jahre an einem Projekt arbeiten und dies dann in seiner gesamten Komplexität auf einmal realisieren. Ein stückweises Vorgehen indessen gibt allen Beteiligten den psychologisch sehr wichtigen "Aha-Effekt".
Wenn man diese Voraussetzungen beachtet, kann ein Großteil der Schwachstellen in der DV-Organisation abgebaut werden.
Jens Hagedorn, Ressortleiter EDV, The Burmah Oll Deutschland GmbH, Hamburg (IBM 370/125,134, DOS/VS)
Als Schwachstellen in der DV-Organisation würde ich Verarbeitungspunkte bezeichnen, die aufgrund ihrer Ausstattung und Umstände zu fehlerhafter Arbeitsausführung neigen. Erst die negative Erfahrung führt in der Regel zum Erkennen der Schwachstellen. Diese Erkenntnis anzunehmen, fällt zwar schwer bedeutet jedoch letztlich oftmals das Eingeständnis einer früheren fehlerhaften Entscheidung.
Als Schwachstelle kann sich sowohl eine nicht ausreichende Hardware-Ausstattung, schlechte Software oder ein Personalengpaß erweisen. Dies sind jedoch Fakten, die sich positiv verändern lassen, wenn die Maßnahmen den Firmenumständen entsprechen. Hier spielt vor allem der Zeitfaktor eine nicht zu unterschätzende Rolle: Einen schlechten Mitarbeiter kann ich nicht von heute auf morgen ersetzen, Programme lassen sich nicht kurzfristig neu schreiben. Entscheidend bleibt dann lediglich die Erkenntnis, daß eine Schwachstelle vorhanden ist. Diese Problematik gilt für jede betriebliche Organisationseinheit.
Die Frage, ob es DV-spezifische Schwachstellen gibt, kann ich bejahen. Bereits die Abhängigkeit der in der EDV vorhandenen Arbeitsgebiete (angefangen bei Organisation, Programmierung oder Rechenzentrum, bis zur Kontrolle und Nachbearbeitung) stellt einen kritischen Punkt dar. Das Zusammenspiel dieser Funktionseinheiten wird immer entscheidender für gute Ergebnisse.
Ein weiteres Problem ist die allzu schnelle Bereitschaft, Änderungen der Ausstattung und Umstände im EDV-Bereich vorzunehmen. Es gibt heute kaum noch eine Verwaltungseinheit, die sich nicht permanent im Umbruch oder in einer Veränderungsphase befindet. Dieser Prozeß läßt sich zwar organisatorisch` positiv beeinflussen, aber nicht generell beseitigen, weil er in der Natur der Sache liegt. Keine Verwaltungseinheit befaßt sich heute allerdings in gleicher Weise so kritisch mit sich selbst wie die EDV - und das finde ich positiv.
Alfred Linke, Leiter EDV-Organisation, Hamburger Sparkasse, Hamburg (Siemens 2 x 4004/151, BS1000)
Die wesentlichen Schwachstellen in der heutigen DV Organisation sehen wir in den sehr häufig anfallenden Änderungen von Betriebssystem Versionen und in der Hersteller-Software. Der hiermit verbundene Aufwand in der DV-Organisation steht oftmals in keinem Verhältnis zum effektiven Nutzen.
Die Änderungen von Betriebssystemen beziehungsweise von Hersteller-Software erfordert bei unserer Anwendungsbreite einen erheblichen Testaufwand. Ein Beispiel: Eine Software-Änderung für unsere Datenfernverarbeitung erfordert in der EDV-Organisation einen zirka zehntägigen Test, für den zwei Mitarbeiter zur Verfügung stehen müssen. Dabei ist noch nicht der Aufwand berücksichtigt, der in der Programmierung und im Rechenzentrum (Verfügungsstellung von Peripherie Befehlsfehler, Arbeitsspeicher Handling etc.) anfällt.
In der Regel sind nach dem Einsatz einer neuen Version für die Anwender keine sichtbaren Verbesserungen zu erkennen. Die Änderungen oder Verbesserungen beziehen sich oft nur auf die Behebung von Fehlern, die jedoch nur bei bestimmten Konstellationen auftreten oder auf den möglichen Anschluß neuer Peripherie die nicht unbedingt kurzfristig beim Anwender zum Tragen kommen muß. Die trotz sorgfältiger Tests noch auftretenden Fehler rufen beim Endbenutzer nicht selten die Frage hervor, warum denn eine neue Version überhaupt eingesetzt wird, die alte Version lief doch so gut. Die Beseitigung dieser Art von Schwachstellen in der DV-Organisation könnte durch Erfüllung der folgenden Forderungen erreicht werden:
- Die Zeitraume für Versionsänderungen verlängern.
- Pflegegarantie alter Versionen für einen längeren Zeitraum durch den Hersteller der Software.
Schwerpunkt seitens der Hersteller bei der Schaffung von Testsoftware (Simulationsprogramme), insbesondere bei Anwendern mit umfangreicher Datenfernverarbeitungsanwendung; nicht zuletzt wegen der Datendurchsatzproblemerkennung.
Übersichtliche Aufstellung einer neu einzusetzenden Version.
Weitere Schwachstellen in der DV-Organisation liegen in den Sprach- oder Verständigungsschwiergkeiten zwischen EDV-Organisation und den Vertretern der Fachabteilung. Abhilfe kann hier die Ausbildung eines Mitarbeiters aus der Fachabteilung zum EDV-Verbindungsmann schaffen. Hier ist zwar ein hoher Personalaufwand erforderlich, der sich aber bezahlt machen kann.