Digitalisierung im Büro

Gehört Drucken noch zum Arbeitsplatz der Zukunft?



Carsten Mickeleit ist Gründer und Vorstandsvorsitzender der Cortado Holding AG mit seinen Unternehmen ThinPrint GmbH, Teamplace GmbH und Cortado Mobile Solutions GmbH. Seit Gründung seines ersten Unternehmens 1990 - der Carano GmbH - ist er am IT-Markt aktiv, seit 1996 insbesondere im Virtualisierungs/Cloud Computing und seit 2001 im Enterprise Mobility Bereich.
Denkt man an den Arbeitsplatz der Zukunft, dann haben Drucker ausgedient. Digitale Tablets sollen dann die Rolle des bedruckten Papiers übernehmen, so die einhellige Meinung. Doch wird das Drucken in Zukunft wirklich überflüssig?

Drucken ist teuer, lästig und fehleranfällig. Allein deshalb könnte die Vorfreude groß sein auf einen Arbeitsplatz, der ganz ohne Drucken auskommt. Sollte sich die IT also weiterhin darum kümmern, das Drucken zu optimieren oder stattdessen lieber darauf hoffen, dass Druckfunktionen demnächst nicht mehr benötigt werden?

Gehört Drucken noch zum Arbeitsplatz der Zukunft oder hat diese Technologie ausgedient?
Gehört Drucken noch zum Arbeitsplatz der Zukunft oder hat diese Technologie ausgedient?
Foto: Andrey_Popov - shutterstock.com

Diese Frage stellt sich insbesondere schon deshalb, weil das Drucken nicht einfacher geworden ist: Neue Endgeräte, immer mehr mobile Mitarbeiter und die Virtualisierung von Desktops stellen die IT vor immer neue Herausforderungen. Jetzt einfach eine Studie zu zitieren, die schon vor zwanzig Jahren prognostizierte, dass wir bald das papierlose Büro haben werden, was sich bekanntlich nicht bewahrheitet hat, greift zu kurz. Aktuell befinden wir uns definitiv in einer Phase des Umbruchs. Gleich mehrere Trends werden, soviel ist sicher, das Drucken verändern.

Digitalisierung von Prozessen

Die zwingende Notwendigkeit, etwas zu drucken, nimmt immer weiter ab. War der PDF-Boardingpass bei Flugreisen zum Anfang noch eine Revolution, wird er durch den Barcode auf dem Smartphone obsolet. Und man wartet sehnsüchtig auf den Moment, dass auch der Koffersticker einfach auf das Smartphone gepusht wird. Selbst das Finanzamt verzichtet auf Belege, und ein Kontoauszug auf Papier wirkt wie ein Relikt aus der Vergangenheit.

Lohnabrechnungen und selbst Versicherungspolicen wandern in die Cloud. Dieser Trend wird sich noch beschleunigen und führt ganz klar zu einer Reduktion der notwendigen Papierdokumente. Aber nicht nur der Privatsektor schafft das Drucken ab. 2020 sollen alle Dokumente in Rahmen des eGoverments digitalisiert sein.

Digitalisierung nach regulatorischen Vorgaben

Dank einiger Initiativen, auch der EU, werden immer mehr Informationen digital erfasst. Unter anderem auch, um den schnelleren Austausch zu ermöglichen. Die unleserliche Diagnose des Facharztes, die beim Hausarzt zum Informationsverlust führte, wird damit in naher Zukunft abgeschafft. Dadurch verschwinden sicherlich eine ganze Menge papiergebundener Prozesse. Viele davon basieren aber aktuell noch auf handschriftlichen Dokumenten, sollten diese wegfallen, wird dann weniger gedruckt.

Gedrucktes Papier, die unterschätzte UX Experience

Aber verschwindet mit der abnehmenden Notwendigkeit etwas zu drucken, wirklich das Drucken? Verlagert es sich nicht nur? Oder macht hier die IT gerade die Rechnung ohne den Wirt? Meine These: Drucken ist das am meisten unterschätzte User Interface.

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Das Beispiel des Boarding Passes: Der eigentliche Zielkunde scheint hier sehr resistent zu sein. Die Zettelhalter in einer Check-In Schlange stellen immer noch klar die Mehrheit. Und ja: Alle diese Zettelhalter haben ein Smartphone, können damit umgehen und sind nicht einmal über 50. Der gedruckte Boardingpass gibt ihnen Sicherheit. In der Hand halten, Abheften, etwas "schwarz auf weiß" haben, gibt dem Anwender - immer noch - Sicherheit. Boardingpässe nur noch für Smartphones anzubieten, wäre hier sicherlich keine weise Entscheidung.

Das Boarding mit dem Papierticket gehört heute immer noch zum normalen Vorgang - trotz Smartphone-Verfügbarkeit hat sich das digitale Ticket hier noch nicht durchgesetzt.
Das Boarding mit dem Papierticket gehört heute immer noch zum normalen Vorgang - trotz Smartphone-Verfügbarkeit hat sich das digitale Ticket hier noch nicht durchgesetzt.
Foto: Tero Vesalainen - shutterstock.com

Und so werden auch in der Cloud abgelegte Lohnabrechnungen, Versicherungspolicen und mehr vom Anwender zuhause noch häufig ausgedruckt. Was wirklich gespart wird, ist der Postweg. Unternehmen sollten hier aber im Auge behalten, dass Kunden gedruckte Informationen durchaus als wertiger erachten und dies in ihre Entscheidungsprozesse einfließen lassen. So sollten die eingesparten Prozesskosten auch immer mit eventuell höheren durchsetzbaren Preisen der Produkte ins Verhältnis gesetzt werden.

Das schreibe ich nicht, weil ich Papier selbst bevorzuge. Mich macht jeder Zettel nervös, und ich liebe es, eBooks zu lesen, aber ich bin in der Minderheit. Denn in den letzten Jahren ist der Umsatz mit Hardcovern stärker gestiegen als der von eBooks . Und Studien zeigen, dass das gedruckte Wort vom Anwender wesentlich besser aufgenommen und verstanden wird als die ausschließlich am Bildschirm gelesene Information. Betrachtet man wieviel Energie bei der Erstellung von Webseiten und Apps in die perfekte Benutzerführung investiert wird, dann erstaunt es schon, wie stiefmütterlich manchmal die Druckunterstützung ausfällt. Der sorgfältig zusammengestellte Text und die perfekt gestylte Corporate Identity verkommen teilweise zum Chaos, wenn die Information von der Website auf das Papier gebracht wird.