Die Diskussion rund um die "Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen" (GDPdU) war bislang sehr theoretisch geprägt. Inzwischen haben jedoch die ersten digitalen Betriebsprüfungen stattgefunden, so dass Erfahrungen aus unterschiedlichen IT-Landschaften vorliegen. Im Mittelpunkt der Projekte stand die Frage, welche Anforderungen an die Auswertbarkeit von älteren Daten gestellt werden, die nicht mehr im Produktivsystem vorliegen und separat archiviert wurden. Den technischen Maßstab dafür bildet die Idea-Software, die der Betriebsprüfer für die Auswertung verwendet.
Aufgaben des Archivs
Ein Archivsystem dient der langfristigen, sicheren und unveränderbaren Speicherung von Informationen und nicht der Verarbeitung der dort abgelegten Daten. Bleibt also die Frage nach den GDPdU-konformen Auswertungsmöglichkeiten und deren Bereitstellung im Archivsystem. Die Abgabenordnung selbst trifft zur Gestaltung und zum Umfang der Auswertung keine Aussage. Doch der als Erläuterung zum Datenzugriff veröffentlichte Fragen- und Antwortenkatalog der Finanzverwaltung (Fassung vom 1. Februar 2005) fordert für archivierte Daten Auswertungsmöglichkeiten, die quantitativ und qualitativ jenen des Produktivsystems entsprechen.
Zur Lösung dieses Konflikts entstanden Ideen wie zum Beispiel die der "IT-Museen", die in Unternehmen alte Systeme zur Datenauswertung über Jahrzehnte lauffähig vorhalten. Auch die Vorstellung, alte Datenbestände nach einem Jahrzehnt einfach in die laufende Anwen-dung zurückzuladen, ist unrealistisch. Im Sinne einer praxistauglichen und wirtschaftlich angemessenen Lösung sind solche Szenarien abzulehnen.
Für das Kriterium der quantitativ und qualitativ gleichen Auswertungsmöglichkeiten gilt es vielmehr, spezifische Lösungen zu finden. Jedes Unternehmen arbeitet anders, benutzt andere betriebswirtschaftliche Software und hat andere steuerrelevante Informationen. Allein der Umstand, dass sich in den Unternehmen verschiedene operative Systeme (ERP, kaufmännische Software, Materialwirtschaft etc.) befinden, bedeutet letztlich, dass je nach Produkten, Versionen und Konfigurationen bereits im produktiven IT-Bereich völlig unterschiedliche Auswertungsmöglichkeiten vorliegen. Eine Lösung sollte also immer auf die Unternehmenssituation abgestellt sein und hinsichtlich ihrer Auswertungsintensität die Mindestanforderungen an archivierte Datenbestände mit steuerlicher Relevanz erfüllen.
Lösung muss zumutbar sein
Dabei sind grundsätzlich zwei Dimensionen einzubeziehen: die steuerrechtliche sowie die informationstechnische. Für die steuerrechtliche Sicht gilt es den Grundsatz der Verhältnismäßigkeit einzuhalten. Es wird also berücksichtigt, was man den Unternehmen aufgrund ihrer technischen und finanziellen Gegebenheiten abverlangen kann. Hier bietet sich als Mindestmaßstab die Auswertung mit Idea selbst an, vorausgesetzt, die technischen und finanziellen Restriktionen des Unternehmens rechtfertigen diese Einschränkung. Aus IT-Sicht stellt die Kombination von Idea mit einem beliebigen Archiv zwar eine Möglichkeit dar, doch die GDPdU-Praxis lehrt, dass dieser Weg mit zunehmender Komplexität der DV-Strukturen sowie wachsender Datenmenge regelmäßig an seine Grenzen stößt. Ein weiteres technisches Problem ist, dass sich gerade sensible Tabelleninformationen, die aus datenschutzrechtlichen Gründen vom Zugriff des Betriebsprüfers ausgenommen werden müssen, über eine reine Idea-Lösung wenn überhaupt nur mit unverhältnismäßig hohem Aufwand ausgrenzen lassen. Sollten also technische Gründe gegen den Idea-Einsatz sprechen, muss über Alternativen nachgedacht werden.