Welche Ergebnisse sollte die Strategiephase liefern?
Nach der Analyse der technischen Abhängigkeiten und Risiken ist als Abschluss der Strategiephase ein strategischer IT-Blueprint zu definieren, der die Struktur der künftigen IT-Systeme beschreibt. Diese "Blaupause" beziehungsweise die dahin führenden IT-Projekte sollten einer Business-Case-Betrachtung unterzogen werden.
Auf dieser Basis lässt sich dann eine belastbare Budgetstruktur für das Gesamtprojekt ermitteln. Und aufgrund von Geschäftsstrategie, strategischem IT-Blueprint und skizziertem Budgetrahmen wird schließlich ein Migrationsszenario samt Umsetzungs-Roadmap entwickelt.
Wie sind die IT-Blueprints in der Designphase zu behandeln?
Mit der Ausarbeitung spezifischer IT-Blueprints für alle relevanten IT-Lösungen - auf Basis des in der Strategiephase entwickelten Migrationsszenarios - beginnt die Designphase. Sie behandelt beispielsweise die Detailplanung für die Konsolidierung von ERP- und CRM-Systemen. Dabei sind jeweils die Ressourcen-, Zeit- und Kostenpläne sowie die Mengengerüste für Services, Server sowie Standort- und Netzstrukturen zu erarbeiten.
Aus diesen Informationen lassen sich dann die zu erwartenden laufenden Kosten sowie die Investitions- und Transitionsaufwände für Infrastruktur, Ausschreibungen und Personal ableiten. Es ist sinnvoll, unterschiedliche Szenarien im Hinblick auf Qualität, Flexibilität und Grad der Zielerreichung für die Geschäftsanforderungen zu entwickeln und zu bewerten.
In dieser Phase lassen sich über alle Teilprojekte hinweg technische Synergiepotenziale identifizieren (zum Beispiel durch Hardwarevirtualisierung). Das kann in eine Aggregation von Funktionen und/oder eine Konsolidierung von Systemplattformen münden.
Im besten Fall wurde schon in der Strategiephase festgestellt, welche Applikationen welche Kerngeschäftsprozesse unterstützen. Um Redundanzen und Komplexität zu verringern, sollte in der Zielarchitektur die jeweilige Anwendung möglichst nur noch einen Kerngeschäftsbereich, auch IT-Domäne genannt, unterstützen (hierzu siehe auch: "Vom Manufakturmodell zur industrialisierten IT").
Während der Designphase werden technische Lösungen grundsätzlich so erarbeitet, dass sie die Geschäftsanforderungen möglichst gut abbilden. Im Hinblick auf eine effektive und effiziente Implementierung der IT-Systeme sollten aber nicht nur die Anforderungen des Managements (top-down) durchgesetzt, sondern auch alle IT-Blueprints (bottom-up) mit den Fachbereichen abgestimmt werden.
Aufgrund zeitlicher Rahmenbedingungen bleibt dieses Vorgehen aber oft Theorie. Wenn dann die Einarbeitungszeit beginnt oder das neue System operativ genutzt werden soll, heißt es plötzlich, im Vorfeld sei nicht ausreichend diskutiert worden, und das alte System funktioniere sowieso besser. Um einer solchen Generalkritik zu entgehen, ist es am besten, frühzeitig Key-User zu benennen und eng in das Vorhaben einzubeziehen.