Bei den bisher eingesetzten Electronic-Mail-Anlagen handelt es sich - so sieht es jedenfalls Rainer Holthaus, Projektleiter im Bereich Kommunikationstechnik der SCS Organisationsberatung - in den seltensten Fällen um ausgefeilte, das ganze Unternehmen umfassende Systeme elektronischer Kommunikation. Vielmehr kämen bisher meistens einfache und begrenzte Textanwendungen auf dem jeweiligen Zentralrechner zum Zuge. Durch die beschränkte Funktionalität wie zum Beispiel das Fehlen von Grafik-Modulen würden die Bedürfnisse anderer Benutzergruppen als Sekretärinnen nicht abgedeckt. Auch Engelbert Weber, DV-Leiter bei der Hoffmann-La-Roche AG aus Grenzach-Wyhlen, beklagt im unternehmensinternen Bereich die nicht vorhandenen Möglichkeiten, Belege und Bilder mit Hilfe von E-Mail-Systemen darzustellen. Im externen Bereich liegt für Weber die Bedeutung der elektronischen Post in erster Linie beim Zahlungsverkehr mit Kunden und Lieferanten und beim Auftragsverkehr. Ulf Werner, Bereichsleiter der AML Leasing GmbH aus Hamburg, dessen Unternehmen sich an die Mailbox GmbH angeschlossen hat, macht in seinem Statement keine Minuspunkte ausfindig. Nach seinen Angaben konnte man mit Hilfe von Electronic Mail die Effektivität der Außendienst-Mannschaft um insgesamt 18 Prozent steigern. (sch)
Rainer Holthaus
Projektleiter im Bereich Kommunikationstechnik, SCS Organisationsberatung und Informationstechnik GmbH, München
Die Kommunikationssituation der Unternehmen ist derzeit gekennzeichnet einerseits durch steigende Anforderungen an die Kommunikationssysteme andererseits durch ein Angebot neuer technischer Möglichkeiten. Angesichts dieser Situation sollten die Unternehmen prüfen, ob ihre vorhandenen Kommunikationssysteme noch den jetzigen und zukünftigen Anforderungen genügen.
Es ist nun keineswegs so, daß die Unternehmen bisher nur über herkömmliche Kommunikationsmedien wie die Post/ Hauspost oder Telex verfügen und noch nicht von der Möglichkeit des Electronic Mail Gebrauch machen. Die Übertragung von Informationen auf elektronischem Weg ist in mehr Unternehmen verbreitet, als allgemein angenommen wird. Freilich handelt es sich hierbei in den wenigsten Fällen am ausgefeilte, das ganze Unternehmen umfassende Systeme, sondern meist um einfache und begrenzte Textanwendungen auf dem Zentralrechner, die sich durch das Schlagwort "Von DVern für DVler" charakterisieren lassen. Die Entwicklung solcher Anwendungen erfolgte meist sehr pragmatisch, indem man auf Basis des vorhandenen DV-Equipments im Tagesgeschäft eine Lösung entwickelte, die gerade den Mindestanforderungen der Terminal-Benutzer in den Fachabteilungen entsprach.
Ein wesentlicher Vorteil dieser Systeme gegenüber den herkömmlichen Techniken besteht in der Verkürzung von Durchlaufzeiten. Diese Verkürzung wird zum einem durch die Technik selbst erzielt, zum anderen durch den dezentralen Einsatz der Endgeräte.
Kostenmäßig ist ein solches System interessant, wenn Terminals in externen Standorten an den Zentralrechner angebunden sind und über die vorhandenen DV-Leitungen auch Electronic-Mail betrieben werden kann. Hier können unter Umständen eine Menge Gebühren eingespart werden, die bei Nutzung öffentlicher Dienste anfallen. Unternehmensintern bieten sich für die Fachabteilungen Kostenvorteile dann, wenn die Verrechnung der benötigten Zentralrechenzeit billiger kommt als die Nutzung anderer Medien Inhouse-Kommunikation über Telex-Nebenstellenanlagen.
Diese Vorteile führen in der Regel zu einer relativ hohen Akzeptanz durch die Nutzer.
Aufgrund folgender Mängel entsprechen die vorhandenen Systeme jedoch nicht den Anforderungen, die an ein zukünftiges, das ganze Unternehmen umfassendes Electronic-Mail-System zu stellen sind:
- Geringe Bedienerfreundlichkeit.
- Sehr beschränkte Funktionalität zum Beispiel beim Korrigieren, Löschen, Einfügen von Texten, keine Grafik.
- Probleme bei Ausweitung auf mehr Benutzer: Die Kapazität des Zentralrechners ist eventuell der steigenden Belastung nicht mehr gewachsen.
- Der Zugang von und zu anderen Systemen (unter anderem öffentlicher Dienste) ist meist nicht gegeben und nur schwer herstellbar.
- Mangelnder Zugriffs-Schutz für Informationen.
Diese Mängel bedeuten jedoch nicht unbedingt, daß ein solches System in einem Gesamtkonzept keinen Platz mehr hat. Folgende Alternativen sind denkbar:
- Wesentliche Mängel der vorhandenen Electronic-Mail-Software werden in Eigenentwicklung beseitigt.
- Die vorhandene Electronic-Mail-Software wird gegen eine bestimmten Marktanforderungen genügende Software ausgetauscht.
- Das vorhandene Electronic-Mail-System wird durch ein anderes substituiert (zum Beispiel über PABX oder mit Hilfe von LANs).
Jede dieser Alternativen besitzt grundsätzliche Vor- und Nachteile. Um eine Empfehlung abgeben zu können, ist es unbedingt erforderlich, zuvor sowohl das vorhandene System als auch die unternehmensweiten Anforderungen zu analysieren.
Engelbert Weber
DV-Leiter bei der Hoffmann-La Roche AG, Grenzach-Wyhlen
Die Daten- und Informationsübergabe im Sinne von Electronic-Mail zwischen den Abteilungen geschieht schon seit vielen Jahren im Ramen eines Terminal-Systems. Dieses hat jedoch den Nachteil, daß nur "Post" übergeben werden kann, die in der Datenform der Bytes vorliegt. Für den Rest braucht man immer noch einen internen Postdienst. Dieser würde erst dann weitgehend überflüssig, wenn die Übertragung von bildhaften Darstellungen wirtschaftlich gestaltet werden könnte. Dies sehe ich noch nicht. Während beim Terminal-System eine hohe Übertragungsgeschwindigkeit erreicht ist, müßte zuerst die Bilddarstellung digitalisiert und dann übertragen werden, beides mit der gewohnten Geschwindigkeit des Terminal-Systems. Die mir bekannten Scanner sind noch zu langsam, um diesen Anforderungen gerecht zu werden.
Wo für den internen Datenverkehr bereits ein breites Terminal-System existiert und die Übermittlung der übrigen "Post" mittels eines Postbüros nicht aufgegeben werden kann, werden sich die Funktionen des Electronic Mail auf die Digitalisierung der nicht in Byteform vorhandenen Belege und Bilder sowie die schnellstmögliche Übertragung der digitalisierten Vorgänge beschränken müssen. Die Kosten sind dann durch den Nutzen nur dieser einen Funktion zu rechtfertigen.
Im externen Bereich liegt die Bedeutung des Electronic Mail in erster Linie beim Zahlungsverkehr mit Kunden und Lieferanten und beim Auftragsverkehr. Hinzu kommt noch die Benutzung externer Datenbanken, gegebenenfalls auch die Kommunikation mit einem firmeneigenen Außendienst. Hierbei gelten für den Zahlungsverkehr in der Regel bessere Voraussetzungen als für den Auftragsverkehr.
Um ersteren mit Electronic Mail noch zu verbessern, haben wir- erfolgreiche Tests mit dem Postdienst "Telebox" durchgeführt. Das Verfahren ist relativ einfach: Man mietet eine Box, lädt die Überweisungsdaten in diese Box und sortiert nach den Bankkreisen. Dem Datenstrom vorangestellt sind die Box-Nummern der Banken; dahinter kommen die Überweisungen an Zahlungsempfänger, die bei der gleichen Bank oder deren Filialen Konten führen Die Telebox-Zentrale in Mannheim besitzt ein Programm, mit dem diese Datenmenge aufgrund der vorgegebenen Box-Nummern aufgeteilt und in die Boxen der Banken geladen wird. Selbstverständlich setzt dieses Verfahren voraus, daß die betreffenden Banken eine Box bei "Telebox" gemietet haben.
Belegmäßig umfangreicher und daher für Electronic Mail noch interessanter ist der Auftragsverkehr. Hier sehe ich jedoch die Schwierigkeit, die Dateninhalte so zu standardisieren, daß Senden und Empfänger des Auftrags (oder der Rechnung) die Daten in das eigene System einfließen lassen können. So wie sich die Banken auf eine gemeinsame Datenstruktur geeinigt haben, wäre es hier erforderlich, daß sich die Verbände auf gemeinsame Nummernsysteme und Satzeinteilungen einigen. Im Pharma-Bereich ist bereits eine gemeinsame Arktikelnummer in Form der ADBA-Nummer vorhanden. Nach unserer Kenntnislage sind auch die betreffenden Verbände dabei, Standards für die Auftragsübermittlung zu schaffen. Aus Wettbewerbsgründen ist es erforderlich, daß diese Standards es jedem Geschäftspartner, auch im kleinsten, erlauben, an dem Datenverkehr teilzunehmen.
Der Rationalisierungseffekt im eigenen Haus und bei Geschäftspartnern wäre durch Electronic Mail im Außenverkehr zwar enorm, der Weg dahin aber - weniger aus apparativen Gründen, als wegen des Zwangs zur Standardisierung - schwierig.
Ulf Werner
Bereichsleiter der AML Leasing GmbH, Hamburg
Die Tätigkeit einer Leasinggesellschaft wie der unsrigen bringt zwangsläufig eine intensive Kommunikation, intern wie extern, mit sich. Die vorhandenen Kommunikationsmittel Telefon und Briefpost können die gestellten Forderungen nicht oder nur zum Teil lösen.
Nach intensiver Prüfung der vom Markt angebotenen Kommunikationsmittel entschieden wir uns für den Einsatz des Systems der Deutschen Mailbox, Hamburg.
Die außerdem in Betracht kommenden Kommunikationsmittel Telex und Telefax schieden aufgrund der Anschaffungskosten wie der Nutzungsgebühren, verbunden mit der Tatsache, daß es sich um stationäre Einzweckgeräte handelt, aus; Btx wurde auch abgelehnt, weil eine Weiterverarbeitung der übermittelten Daten zum Teil nur mit größtem Aufwand, zum Teil überhaupt nicht möglich ist.
Da auch die Kommunikation mit den Vertriebsgeschäftsstellen, verteilt über die gesamte BRD, und den verschiedenen Geschäftspartnern über diesen Weg erfolgen sollte, scheiden die Inkasso-Mailboxen von vornherein aus.
So konnte die Entscheidung nur zugunsten des in den USA bereits weitverbreiteten, in Deutschland bisher allerdings recht unbekannten, seit zirka einem Jahr durch die Deutsche Mailbox vertriebenen Systems fallen: Wegen seiner hohen Benutzerfreundlichkeit konnte es mit der bestehenden Hardware (MAI-Großanlage in der Zentrale, PCs in den Geschäftsstellen), das heißt ohne größere Investitionen, sofort genutzt werden. Lediglich die Installation von Datex-P-Anschlüssen in den Geschäftsstellen war erforderlich. Die Außendienstmitarbeiter wurden zusätzlich mit Hand-held-Computern und Akustikkopplern ausgerüstet.
Unter anderem aufgrund der wegfallenden Fahrzeiten ins Büro, bei gleichzeitiger permanenter Erreichbarkeit konnte die Effektivität der Außendienstmannschaft um 18 Prozent gesteigert werden. Aufgrund der in Sekundenschnelle erfolgten Übermittlung von Nachrichten wurde der Informationsfluß erheblich beschleunigt. Berechnungen und Analysen in unserem Hause haben ergeben, daß für die Bearbeitung eines Vertrages im Antragsstadium, das heißt vom Akquisitionsgespräch des Vertriebsmitarbeiters bis zur Genehmigung des Antrages, ein großer Teil der Berabeitungsdauer die Übermittlung der Daten ausmacht. Durch den Einsatz des Mailbox-Systems, den damit verbundenen Wegfall von Mehrfacheingaben und die jetzt mögliche automatische Weiterverarbeitung der übermittelten Daten konnte die Bearbeitungszeit halbiert werden. Dies verschafft uns derzeit einen einzigartigen Marktvorsprung. Weitere Funktionen des Systems erleichtern uns die Auswahl ganz entscheidend:
Die Telex-Funktion ermöglicht neben der konstengünstigeren Kommunikation mit den zirka 8000 Mailbox-Teilnehmern auch das Senden und Empfangen von Fernschreiben, also die Kommunikation mit den weltweit 1,5 Millionen Telex- und Teletex-Teilnehmern. Zusätzliche Gebühren fallen dabei nicht an.
Der Zugriff auf die über 100 angeschlossenen Datenbanken, ebenfalls ohne zusätzliche Grundgebühren, ermöglicht die Informationsbeschaffung aus den unterschiedlichsten Bereichen. Handelsregister-Auszüge, Auskünfte etc. werden jetzt nur noch auf diesem kostengünstigen elektronischen Wege beschafft.
Durch den Einsatz dieses Electronic-Mail-Systems konnten wir die Kommunikationszeit und damit unsere Kosten senken, den Informationsfluß beschleunigen, unsere Dienstleistung Vertriebsleasing verbessern und einen Vorsprung gegenüber unseren Mitbewerbern gewinnen.