Eine Studie der Webasto Informationssysteme GmbH, die mit Unterstützung der FH Landshut erstellt wurde, erbrachte das Ergebnis, daß 80 Prozent der Unternehmer mit einer Auslagerung von Teilen ihrer Personalabteilung liebäugeln. Aber erst zwölf Prozent haben diesen Schritt vollzogen. Diese zögerliche Haltung kommt nicht von ungefähr.

Nach dem Boom zu Beginn der 90er Jahre war die Tendenz 1996 eher rückläufig, der Begriff Outsourcing war in Deutschland teilweise in Verruf geraten. Die Maßnahme galt vor allem als Rettungsanker für jene Firmen, die auf eine Reduzierung des Kostendrucks angewiesen sind - wurde also als erster Schritt zu einer Unternehmensverkleinerung verstanden.

Aufwärtstendenzen in einem Outsourcing-Markt

Outsourcing-Anbieter haben reagiert und bieten mittlerweile in der Regel mehrere strategische Alternativen, mit denen die Unternehmen bestimmte Geschäftsprozesse verbessern können. Inzwischen zeigt die Entwicklung des Outsourcing-Markts deutliche Aufwärtstendenzen.

In vielen Bereichen unseres geschäftlichen sowie privaten Alltags macht Arbeitsteilung Sinn und wird auch praktiziert. Ist eine Reparatur notwendig, bringen wir unseren Fernseher in ein Fachgeschäft, weil wir dort entsprechende Werkzeuge und das notwen- dige Know-how vorfinden. Ebenso selbstverständlich machen wir Gebrauch von Dienstleistungen wie Gebäudereinigung oder -sicherung und Cafeteriabetrieb.

Gleiches gilt für die Personalwirtschaft. Entsprechendes Know-how bieten externe Dienstleister gebündelt an. Allerdings sind die Ansprüche der möglichen Kunden hoch: Die vielen unterschiedlichen Parameter, die als Rahmenbedingungen die Personalarbeit bestimmen, müssen stets den geltenden Regelungen entsprechen.

Dazu zählen das Steuerrecht, Bestimmungen der Sozialversicherung, Tarifabschlüsse und Gesetzesänderungen. Kurz: Die Lohn- und Gehaltsabrechnung erfordert mehr als ein bloßes Software-Investment. Unternehmen, die diesen Arbeitsbereich in Eigenregie übernehmen, müssen nicht nur Know-how, sondern auch personelle Kapazitäten in diesem Bereich aufbauen.

Aber häufig wird weder das technische Potential der DV-Anwendung wirklich ausgenutzt, noch werden bestehende Kompetenzen in die Verbesserung oder Neustrukturierung von gewohnten Arbeitsabläufen integriert. Man schätzt, daß DV-Mitarbeiter rund 70 Prozent ihrer Zeit für die Wartung und Pflege ihrer Anwendungen opfern müssen. Zeit für die Weiterentwicklung von Projekten im Personalwesen steht darüber hinaus kaum zur Verfügung.

An diesem Mißverhältnis setzen externe Dienstleister an. Sie bieten den Unternehmen über die Unterstützung bei der Softwarepflege hinaus kompetente Hilfe zur Bewältigung ihrer Personalabrechnung bis hin zur Übernahme administrativer Tätigkeiten.

Für die Kunden ergibt sich oftmals eine nutzbringende Zusammenarbeit: Die strategische Partnerschaft sorgt zum einen für höhere Kostentransparenz. Zum anderen bringt die Zusammenarbeit mit einem externen Dienstleister den Unternehmen in den meisten Fällen eine spürbare Entlastung sowie höhere Effizienz bei der Personalarbeit.

Aber es gibt, auch das offenbart die eingangs erwähnte Studie, immer noch hartnäckige Vorbehalte gegen Outsourcing in den Köpfen der Entscheider. So befürchten Firmen eine mögliche Abhängigkeit vom Dienstleister, da man in der Personalwirtschaft - ähnlich wie in anderen Bereichen - teilweise auf den Aufbau eigener Kompetenzen verzichten müßte. Doch kaum ein mittelständisches Unternehmen kann sich für Fragen des Arbeitsrechts oder der Personalentwicklung entsprechendes Know-how in Form eigener Experten leisten.

Der Dienstleister hingegen hält für diese Aufgaben Spezialisten bereit, denn für ihn lohnt es sich, entsprechende Kapazitäten aufzubauen und für jedes Spezialgebiet Fachkräfte zu beschäftigen. Der Vorteil: Für die Dienstleistung wird präzise der Betrag in Rechnung gestellt, der durch den erforderlichen Zeitaufwand entsteht. So bedeutet eine Auslagerung oft sogar mehr Unabhängigkeit, da das Unternehmen nicht mehr auf die wenigen internen Fachkräfte angewiesen ist, sondern auf das größere Potential des Dienstleisters zurückgreifen kann.

Daneben ist der Datenschutz ein vieldiskutiertes Thema. Anwender befürchten, daß mit den Personaldaten, die dem Dienstleister für die Abrechnung zur Verfügung stehen müssen, nicht mit der gebotenen Sicherheit umgegangen wird. Allerdings unterliegen gerade Rechenzentren wesentlich strengeren gesetzlichen Auflagen in bezug auf Datenschutz als andere Unternehmen.

Zum einen sorgen regelmäßige Kontrollen durch den Gesetzgeber für die Umsetzung der Bestimmungen, zum anderen ist der Zugang zum Hochsicherheitstrakt den meisten Mitarbeitern verwehrt - nur wenige Verantwortliche erhalten Zutritt. Durch die Codierung bleiben die sensiblen Personaldaten für die Mitarbeiter des Dienstleisters nichts weiter als eine Aneinanderreihung unverständlicher Zeichen. Außerdem beschäftigen die Outsour- cing-Dienstleister eigene Datenschutzbeauftragte, die für Datensicherheit sorgen. Zusätzliche Sicherheit bieten automatische Backup-Systeme, die Datenverlust verhindern.

Nicht zuletzt steht die Sorge vor sogenannten Reibungsverlusten zwischen Unternehmen und Dienstleister einer Entscheidung für eine Auslagerung im Wege. Diese sind um so geringer, je intensiver die Zusammenarbeit zwischen den beiden Partnern ist.

Der Outsourcer sollte Insider sein

Die Qualität der Auslagerung steigt, so widersprüchlich das zunächst klingen mag, wenn der Spezialist unmittelbar in die Geschäftsabläufe integriert ist. Je besser der Dienstleister die internen Maßstäbe und Probleme kennt, desto exakter kann er die Lösungen an den Bedürfnissen des Kunden ausrichten.

Die Anbieter sind jedoch auch mit hohen Erwartungen der Kunden konfrontiert. Das heißt nicht nur, die ständig erneuerten Auflagen und Gesetzesänderungen bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung fristgerecht zu berücksichtigen. Ebenso möchten sie die Euro- und die Jahreszahlenumstellung bewerkstelligt wissen, weil beides sehr hohen Aufwand erfordert. Auf der sicheren Seite dürfen sich jene Unternehmen fühlen, deren Outsourcing-Partner die volle Verantwortung und das Risiko der Umstellungen übernimmt.

Spezialisierte Dienstleistungsunternehmen haben sich auf die Bedürfnisse ihrer Kunden eingestellt und verfügen sowohl über fachliches als auch personelles Know-how. Sie bieten neben Softwarelösungen für die Personalwirtschaft und das Human-Resource-Management ein breites Dienstleistungsangebot für die Personalwirtschaft. Dazu zählt zum Beispiel die Übernahme der Lohn- und Gehaltsabrechnung im Outsourcing-Service.

Attraktiv sind die Outsourcing-Dienstleistungen, wenn unterschiedliche Angebote zur Wahl stehen. Das beginnt beispielsweise mit einem speziellen Betreuungsservice für jene Personalabteilungen, die ihre Löhne und Gehälter mit bestimmten Anwendungen selbständig abrechnen. Der Dienstleister befreit den Kunden von der kontinuierlichen Wartung seines Systems, und spezielles DV-Know-how für Abrechnungen wird überflüssig.

Der Schwerpunkt des Outsourcing-Angebots liegt bei der Erstellung der Abrechnungen für den Kunden. Eine Besonderheit ist dabei eine Outsourcing-Variante, die dem Kunden möglichst viele Kompetenzen beläßt, ihm aber gleichzeitig aufwendige Routinearbeiten abnimmt. Dabei wird beim Kunden die Abrechnungssoftware in seinem lokalen Netzwerk installiert. Die Verbindung zum Rechenzentrum des Dienstleisters erfolgt per File-Transfer über ISDN.

Der Vorteil ist, daß die Personalabteilung vor Ort über die Funktionalität der Software verfügt und nicht an die Verarbeitungszeiten des Rechenzentrums gebunden ist. Erst zum Abrechnungstermin werden die Daten an das Rechenzentrum übertragen, das die Abrechnung erstellt. Die Ergebnisse gehen ebenfalls per File-Transfer an die Fachabteilung zurück.

Outsourcing kann noch wesentlich weiter gehen. Beispielsweise übernimmt der Dienstleister unterschiedliche administrative Tätigkeiten für die Personalabteilung. Damit beschränken Unternehmen die Aufgaben ihrer Personalabteilung auf rein operative Maßnahmen.

Die einzelnen Leistungen dieses sogenannten Business-Outsourcing werden individuell abgestimmt und umfassen zum Beispiel die Eingabe abrechnungsrelevanter Daten, die Ablage personenbezogener Daten oder auch Überweisungen und Prüfungen. Ziel dieser Full-Sercive-Lösung ist es, den Unternehmen ausreichend Freiraum zu bieten, um sich auf strategische Aufgaben wie Personalentwicklung und -Management zu konzentrieren.

Durch die erweiterte Angebotspalette hat Outsourcing in der Personalarbeit an Attraktivität gewonnen. Und es lohnt sich tatsächlich: Nach einer Studie von Cogos haben Unternehmen, die ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung einem externen Dienstleister anvertrauen, rund 43 Prozent niedrigere Gesamtkosten im Vergleich zu Firmen, die mit Inhouse-Lösungen arbeiten.

Eine Studie des betriebswirtschaftlichen Instituts der Universität Stuttgart ermittelte, daß über 40 Prozent der befragten Unternehmen mit Outsourcing in der Personalwirtschaft durchweg positive Erfahrungen in bezug auf Wettbewerbsfähigkeit, Flexibilität, Produktivität und Qualität durch die Zusammenarbeit mit einem externen Dienstleister gemacht haben. Negative Einschätzungen lagen bei den genannten Punkten jeweils deutlich unter der 20-Prozent-Marke.

Argumente für Auslagerung

Folgende Gründe sprechen für Outsourcing in der Personalwirtschaft:

-Kostensenkung um bis zu 40 Prozent,-Kostentransparenz,-Variabilisierung der Kosten,-strategische Partnerschaft mit DV- und Lohnprofis,-eindeutige vertragliche Abmachungen sichern Zuverlässigkeit und Kompetenzteilung,-Datenschutzbestimmungen werden strikt eingehalten,-Unabhängigkeit von der DV-Lösung sowie von Gesetzes- oder Tarifänderungen,-Konzentration auf die strategische Personalarbeit.

Angeklickt

Der Trend in Richtung Outsourcing hat in letzter Zeit einen Dämpfer erhalten. Doch im Marktsegment Personalwirtschaft ist eine gegenläufige Entwicklung zu beobachten. Die Gründe hierfür sind vielschichtig: Externe Anbieter verfügen über gebündeltes Know-how, das viele Unternehmen nur unter hohem personellem und finanziellem Aufwand bereitstellen könnten. Außerdem haben sich die großen Dienstleister mit einem differenzierten Angebot auf die Bedürfnisse ihrer Kundschaft eingestellt. Die Palette reicht vom einfachen Betreuungsservice bis hin zur vollständigen Übernahme administrativer Tätigkeiten der Personalabteilung.

*Philippe Lanternier ist Geschäftsführer der ADP Employer Services GmbH in Frankfurt am Main.