Standardprozess statt RfP

Fünf Schritte zum schnellen Sourcing

14.12.2010
Von  und Oliver Bergius
Frank Bastian ist Partner bei der Information Services Group (ISG) Germany.

5. Die Transitionsphase

Überleitung und Überführung: Bedingung für den Erfolg des Outsourcing-Projekts ist der lücken- und bruchlose Übergang. In dieser Phase wechseln die Verantwortung für die Services und die zugehörigen Prozesse, die vereinbarten Assets (IT-Systeme, Server, Softwarelizenzen etc.) sowie unter Umständen auch Teile der Belegschaft zum Provider. Gerade dem Personalübergang schenken die Verantwortlichen häufig zu wenig Beachtung, weil sie intensiv mit der Betriebsübergabe beschäftigt sind. Die Neuorientierung der Mitarbeiter betrifft Auftraggeber und -nehmer gleichermaßen. Beim Ersteren wechseln Experten in die verbleibende Steuerungseinheit (Retained Organisation). Letzterer baut mit dem übernommenen Personal sein Unterstützungsteam auf.

Beendigungs- und Unterstützungsleistungen: Outsourcing bringt erhebliche organisatorische Veränderungen mit sich. Der Anwender benötigt deshalb Unterstützung im Change-Prozess. Eine konkrete Vereinbarung könnte zum Beispiel sowohl den alten als auch den neuen Dienstleister dazu verpflichten, im ersten Monat nach Übergang zusätzliches Personal zur Verfügung zu stellen.

Implementierung der Governance-Strukturen: Die Regeln für die Zusammenarbeit von Kunde und Dienstleister (Verantwortlichkeiten, Spielregeln etc.) müssen bereits in dieser Phase greifen. Die Governance-Beschreibung sollte am besten das erste Dokument der Transition sein.

Verantwortungsübergang: Der Zeitpunkt für die tatsächliche Übertragung der Verantwortung eines Prozesses sollte exakt vereinbart werden.

Transparentes Zielsystem zum Messen des Erfolgs: Um den Übergang und die laufenden Sourcing-Beziehung steuern beziehungsweise kontrollieren zu können, benötigt der Auftraggeber Indikatoren. Dafür ist ein Kennzahlensystem geeignet, das finanzielle, personelle, serviceorientierte und strategische Ziele misst. Beispiele für Kennzahlen können gesenkte Stückpreise, die erfolgreiche Integration der Mitarbeiter sowie reibungslos funktionierende Gremien sein. Ein konkretes Ziel könnte lauten, die angestrebte Flexibilität innerhalb von 18 Monaten umzusetzen.

Den Geist des Vertrags bewahren: Sowohl Dienstleister als Auftraggebers verpflichten sich, die Vereinbarungen einzuhalten. So kann ein Outsourcing auch die Migration auf neue Technologien (beispielsweise Server-Virtualisierung) zum Ziel haben. Streicht der Anwender jedoch aus Kostengründen später die dafür notwendigen finanziellen Mittel, ist das Projekt hinfällig. Um Spannungen rechtzeitig abzubauen, kann es sinnvoll sein, sich auf einen Sourcing-Advisor zu einigen, der im Streitfall vermittelt.