Das Projekt ist beendet und die Rechnung gestellt. Nun muss sie der Kunde nur noch innerhalb der vorgegebenen Frist begleichen und alle Parteien sind glücklich. Wer als Freiberufler für einen Kunden ein Produkt entwickelt oder eine Leistung erbracht hat, muss sich oftmals mit der Bezahlung der selbigen herumplagen. Gerade kleine Unternehmen und Selbständige geraten hierbei leicht an die Grenzen ihrer finanziellen Belastbarkeit.
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Um den Überblick zu behalten und das Risiko des Zahlungsausfalls zu minimieren, sollten Freiberufler schon für das Aufsetzen bzw. Unterzeichnen des Vertrages ausreichend Zeit einplanen. Vor allem sollten Freelancer, die am Beginn ihrer Karriere stehen, darauf achten, dass die Verträge, die sie von ihren Kunden vorgesetzt bekommen, entsprechende Schutzmaßnahmen und Zahlungsklauseln enthalten. Nur so können sie sicherstellen, dass sie beim Vertragspoker nicht übers Ohr gehauen werden. Im Folgenden sind die wichtigsten Punkte aufgeführt, auf die jeder Freelancer vor der Vertragsunterzeichnung achten sollte:
1. Rechte am Endprodukt
In jedem Vertrag sollte angegeben werden, dass die vollständigen urheberrechtlichen Nutzungsrechte an einer Leistung, die im Rahmen eins Arbeitsverhältnisses oder einer freien Mitarbeiterschaft entwickelt wurden, erst dann übertragen werden, wenn die vollständige Zahlung erfolgt ist. Mit einer konkreten vertraglichen Vereinbarung können unnötige Streitigkeiten vermieden werden.
2. Entschädigung
Es ist nicht unüblich, dass Kunden die gesetzliche Haftung mit der vertraglichen Haftung noch deutlich verschärfen. Findet sich im Vertrag eine Haftungsfreistellung, unterschreibt der Selbständige im Vorfeld, dass er für alle möglichen Schadensfälle in Zusammenhang mit seiner Dienstleistung zur Rechenschaft gezogen werden kann. Im Falle einer Klage trifft den Auftraggeber keine Schuld, der Selbständige ist dagegen voll im Risiko. Es ist daher wichtig, darauf zu achten, dass jegliche Haftung für das Endprodukt an den Auftraggeber übertragen wird. Besteht ein Kunde darauf, dass irgendeine Art der Haftung nicht übertragen wird, sollten Sie die Finger von dem Auftrag lassen.
3. Bezahlung
Unterschreiben Sie niemals einen Vertrag, in dem die Zahlungsbedingungen vage formuliert sind. Wenn Sie sich auf einen Preis geeinigt haben, sollte dieser ebenfalls direkt oder in einem Zeitplan für die Zahlungsreihenfolge festgehalten werden. Es sollte eine Anzahlung im Voraus geleistet werden; wenn das Projekt sehr umfangreich ist, sollte es regelmäßige, laufende Zahlungen geben. So können Sie Ihre Arbeit unterbrechen, wenn die Zahlungen ausbleiben.
4. Unvorhergesehene Umstände oder Ereignisse
Schützen Sie sich mit entsprechenden Klauseln vor unvorhergesehenen Ereignissen, die Sie an der Einhaltung von Terminen und Deadlines hindern könnten. Dazu gehört beispielsweise ein Krankenhausaufenthalt, der Sie für gewisse Zeit außer Gefecht setzt. Erläutern Sie die Umstände, die die Erfüllung des Auftrags verzögern können, und stellen Sie sicher, dass es keine Strafe für bestimmte Ereignisse und Umstände gibt.
5. Produktionsaufwand
Freiberufler müssen die persönlichen Ausgaben für die Erbringung der Leistung im Vorfeld einschätzen können. Es besteht die Möglichkeit, diese Aufwendungen in das Gesamthonorar einzubeziehen oder gesondert in Rechnung zu stellen, wenn der Auftraggeber sie übernimmt. Dies muss vorher im Vertrag festgehalten werden. Unterschreiben Sie keinen Vertrag, wenn die Kosten noch nicht prognostiziert sind und der Kunde nicht bereit ist, diese Kosten zu übernehmen. Die Kostenerstattung sollte im Vertrag detailliert dargestellt und verbindlich sein.
6. Klare Definition des Leistungsumfangs
Der Auftragnehmer ist verpflichtet, ein Produkt oder eine Dienstleistung herzustellen. Ein Vertrag mit einem Kunden sollte genau festlegen, was dieses Arbeitsprodukt ist. Was aber, wenn der Kunde nach der Lieferung des Produkts mehr Unterstützung braucht, als ursprünglich vereinbart wurde? Dies geschieht in den meisten Fällen, und der Kunde kann Änderungen, Überarbeitungen oder Ergänzungen des Umfangs der ursprünglichen Vereinbarung verlangen. Wenn Sie smart sind, weigern Sie sich, einen Vertrag zu unterzeichnen, der keine zusätzliche Zahlung für Änderungswünsche enthält, die der Kunde nachträglich vornimmt.
7. Kündigung
Es spielt keine Rolle, welche der Parteien den Vertrag kündigen möchte. Die Gründe für eine Kündigung müssen klar definiert sein. Es reicht nicht aus, einen Vertrag "aus wichtigen Gründen" zu kündigen. Es muss deshalb auch eine eindeutige Zahlungsregelung geben. Entscheidet sich der Auftraggeber für eine Kündigung, so hat der Auftragnehmer Anspruch auf Vergütung der bisher geleisteten Arbeit.
- Selbstständig oder Zeitarbeit? Was Freiberufler beachten müssen.
Seit April 2017 können sich Auftraggeber nicht mehr vor juristischen Folgen in Sachen Scheinselbstständigkeit schützen, indem sie Selbstständige über eine Vermittlungsagentur buchen. Unternehmen versuchen deshalb verstärkt, Freelancern eine Beauftragung in Zeitarbeit anbieten. Vor einen Wechsel in die Festanstellung sollten Freiberufler jedoch folgende Punkte bedenken. - Weisungsrecht vergegenwärtigen
Als Zeitarbeiter unterliegt der dann "Nicht-Mehr-Selbstständige" dem Weisungsrecht des Arbeitgebers auf Zeit. Dessen Anordnungen ist Folge zu leisten. Er muss sich zum Beispiel Urlaub genehmigen lassen und auch sonstigen Regeln folgen. - Gehalt kalkulieren
Gehaltsforderungen müssen gut überlegt sein. Berücksichtigt werden sollte, dass bei einem Angestellten Beiträge zur Renten- und Arbeitslosenversicherung fällig werden. Außerdem sind Lohnfortzahlung im Krankheitsfall und bezahlten Urlaube sowie Feiertage zu berücksichtigen. Der Auftraggeber zahlt somit einen Aufschlag von 90 bis 110 Prozent auf das Gehalt des Zeitarbeiters. Da der Zeitarbeiter damit deutlich mehr verdient als vergleichbare Angestellte, dürfte das Auftragsverhältnis nach neun Monaten beendet werden, weil ansonsten die Equal-Pay-Regelung greift. - Verträge kündigen
Versicherungsverträge, die für die Selbstständigkeit abgeschlossen wurden, müssen gekündigt werden. Kündigungsfristen sind einzuhalten. Fällt das Gehalt unter die Beitragsbemessungsgrenze, muss sich der Zeitarbeiter in der gesetzlichen Krankenkasse versichern. Die private Krankenversicherung kann er kündigen, womit die Altersrückstellung allerdings hinfällig wäre. Sie kann aber auch auf eine kostenpflichtige Anwartschaft umgestellt werden. - Steuerliche Faktoren bedenken
Steuerlich werden Selbstständige und Angestellte unterschiedlich behandelt. Für Zeitarbeiter entfällt der Abzug der Vorsteuer, und es können nicht mehr alle Kosten steuerlich geltend gemacht werden. Abschreibungen, die das Einkommen reduzieren, entfallen. - Altersvorsorge planen
Die meisten Selbstständigen haben eine private Altersvorsorge. Diese lässt sich in der Regel nicht von heute auf morgen aussetzen. Die Kosten laufen also weiter, während gleichzeitig in die gesetzliche Rentenversicherung eingezahlt wird. Diese Doppelbelastung muss unbedingt beachtet und eingeplant werden. - Flexibilität sichern
Selbstständige können ihre Arbeitszeit und ihren Arbeitsort zumindest theoretisch selbst bestimmen. Selbstständige können ihre Arbeitszeit und ihren Arbeitsort zumindest theoretisch selbst bestimmen. Als Angestellter ist das nicht mehr möglich. - Vertragsverhandlungen gut vorbereiten
Es empfiehlt sich, vor der Vertragsunterzeichnung die verschiedenen Konsequenzen zu prüfen. Damit stehen die Chancen am besten, die eigenen Vorstellungen realisieren zu können. Handeln Sie flexible Arbeitszeiten sowie die Möglichkeit, im Home Office zu arbeiten, aus. Dabei sollten Selbstständige und Auftraggeber die Zusammenarbeit so gestalten, dass sie der Deutschen Rentenversicherung keine Argumente für Scheinselbstständigkeit liefern. - Zusammenarbeit neu gestalten
Sprechen Sie mit dem Auftraggeber über die Konsequenzen, die Sie als Zeitarbeitnehmer treffen würden. Prüfen Sie dabei die Kriterien für eine Scheinselbstständigkeit genau und gestalten Sie die Zusammenarbeit gegebenfalls neu.