- Der eigentliche Inhalt, der idealerweise medienunspezifisch und komponentenorientiert gespeichert wird,
- die Layoutbeschreibung oder das Template (Vorlage) zur medienspezifischen Darstellung des Inhalts und
- die Meta-Information, die wesentliche Angaben enthält, wie Name des Autors, Veröffentlichungszeitraum oder Thematik des Inhaltes.
Aus dem Zusammenspiel dieser Komponenten erwachsen die Stärken einer Website, die ein WCMS verwaltet. Inhalte werden nicht als ein Text gewisser Länge gespeichert, sondern von vornherein nach Komponenten klassifiziert. Meist erfolgt dies über Formulare, die Elemente wie Überschrift, Abstract und Textkörper separiert erfassen. Die Templates können unabhängig von den Inhalten ein gleichbleibendes Layout sichern und auf diese Weise kann man den Ansprüchen an Corporate Identity und Design im Unternehmen Genüge tun. Mit unterschiedlichen Templates lassen sich für verschiedene Medien Veröffentlichungen anhand der gleichen Inhaltebasis generieren. Flexibel wird eine Website zusätzlich durch die Meta-Informationen, die eine gezielte Steuerung der Veröffentlichungen beispielsweise nach Datum und Themengebieten erlauben.
Der Einsatz eines WCMS versetzt Unternehmen in die Lage, ihre Web-Plattformen dezentralisiert zu administrieren und inhaltlich zu pflegen. Davon profitieren vor allem Qualität und Aktualität der Inhalte. Die Nutzer der Web-Anwendungen bekommen neue inhaltliche Verknüpfungs- und Suchmöglichkeiten, um schneller und gezielter auf Informationen zugreifen zu können. Zunehmend wichtiger wird in diesem Zusammenhang auch die Möglichkeit, Content nicht nur am Monitor, sondern auch auf Endgeräten wie Palm oder Handy abzurufen. Gerade im Geschäftsalltag gibt es dazu viele denkbare Szenarien.
Angesichts der technischen Leistungen sollten sich die Anwender aber eins vor Augen halten: Ein WCMS kann nur dann Nutzen entfalten, wenn das System den Qual der Wahl Anforderungen des Unternehmens entspricht. Eine genaue Analyse der Ist- und Soll-Prozesse des unternehmensweiten Web-Publishing liefert daher die Grundlage für alle Aktivitäten in Richtung WCMS-Einsatz. Übernimmt eine Agentur das Design, sollte man sie ebenso von vornherein zu Rate ziehen. Sind alle grundlegenden Fragen geklärt, entsteht daraus der Anforderungskatalog als wichtigstes Hilfsmittel bei der Auswahl des einzusetzenden Systems. Hier können Interessenten dann aus dem Vollen schöpfen: Mehr als 250 Produkte tragen derzeit die Bezeichnung WCMS. Die angebotenen Lösungen lassen sich in zwei große Gruppen einteilen: So genannte Enterprise-Content-Management-Lösungen bilden ein flexibles, anpassbares Framework, mit dem sich der Content-Management-Prozess unternehmensweit abbilden lässt.