Mobility ist kein Selbstläufer

Flexibles Arbeiten braucht die richtigen Tools



Christoph Wichmann ist Geschäftsführer der Voiceworks GmbH. Neben Fragen rund um IP-basierte Telefonie-Lösungen ist Wichmann auch Experte für Unified Communications und White-Label-Konzepte. Insgesamt blickt Wichmann auf 20 Jahre Erfahrung in der Telekommunikationsbranche zurück, unter anderem mit Stationen bei OnePhone, QSC, AT&T Global Network Services und WorldCom (heute Verizon Business).
Einer aktuellen Studie zufolge verbringt fast jeder dritte Arbeitnehmer bis zu fünf Stunden in der Woche abseits des Büros mit beruflichen Tätigkeiten. Damit davon Arbeitnehmer und Arbeitgeber profitieren, müssen die richtigen Tools für produktives Arbeiten im Homeoffice oder unterwegs bereitstehen.

Schnell noch etwas mit dem Vorgesetzten per WhatsApp absprechen, über einen Webclient auf die Firmenmails zugreifen und spät abends mit dem privaten Smartphone noch auf eine wichtige Kundenanfrage antworten. Für viele deutsche Arbeitnehmer ist es Alltag, dass sie in ihrer Freizeit noch berufliche Tätigkeiten ausführen. Schuld an diesem Dilemma, so die Kritiker, sind moderne Kommunikationsmittel wie Tablets, Notebooks und allen voran das Smartphone. Es ist nicht von der Hand zu weisen, dass die neuen technischen Möglichkeiten eine Erwartungshaltung in manchen Unternehmen geschaffen haben, die "Erreichbarkeit" mit "Verfügbarkeit" gleichsetzt.

Mobile Work: Mit den richtigen Tools profitieren Arbeitnehmer ebenso wie Arbeitgeber
Mobile Work: Mit den richtigen Tools profitieren Arbeitnehmer ebenso wie Arbeitgeber
Foto: SFIO CRACHO - shutterstock.com

Hier ist es einerseits wichtig, klare Regeln zu vereinbaren und Erwartungen deutlich zu formulieren. Andererseits müssen Unternehmen, deren Mitarbeiter außerhalb des Büros Leistung erbringen sollen, diese auch mit dem notwendigen digitalen Handwerkszeug ausstatten. Denn moderne Kommunikationsmittel wie ein firmeneigener Messenger, Konferenztools oder mobile Nebenstellen dienstlicher Telefone sind meines Erachtens weniger Ursache der beklagten Vermischung von Arbeit und Freizeit in der modernen Geschäftswelt - sie sollten Teil der Lösung sein.

Mobilität in der Arbeitswelt gestalten, nicht verdammen

Tatsächlich geben laut der genannten Studie von XING und IZA (Institut zur Zukunft der Arbeit) 53 Prozent der Arbeitnehmer an, dass sie mindestens die Hälfte ihrer beruflichen Aufgaben auch außerhalb des Büros ausführen könnten. Das zeigt, dass enorme Potenziale für flexible Arbeitszeitregelungen derzeit noch ungenutzt sind.

Wer außerhalb physischer Präsenzzeiten noch arbeitet, dem sollten jedoch Kommunikationsmittel ohne Medienbrüche zur Verfügung stehen. Statt einen öffentlichen Messenger zu nutzen, um mit dem Vorgesetzten am Vorabend einer Präsentation noch einmal über sensible Informationen zu schreiben, wäre doch ein firmeneigener Dienst die wesentlich bessere Alternative. Besser, da komfortabler und sicherer.

Besonders integrierte Kommunikationsmittel können in diesem Kontext große Mehrwerte für ein Unternehmen liefern. So bieten moderne Unified-Communications-Lösungen etwa die Möglichkeit, direkt aus einem Chat heraus Anrufe zu starten oder Dateien zu senden - sei es bei einem Austausch zwischen zwei Kollegen oder auch innerhalb einer Gruppe mit mehreren Teilnehmern. Ebenso bieten moderne Systeme jederzeit Präsenzinformationen zu den Usern.

Das hilft dabei, das richtige Kommunikationsmittel zur Kontaktaufnahme auszuwählen. Ist der gewünschte Ansprechpartner beispielsweise gerade als "nicht verfügbar" gelistet, wäre ein Anruf sinnlos und eine Mail eignet sich womöglich besser. Sogenannten Technostress zu reduzieren, ist eine wachsende Herausforderung in der neuen Arbeitswelt. Denn in der täglichen Flut aus E-Mails, Anrufen und Textnachrichten wird es immer schwerer, zwischen wichtigen und unwichtigen Informationen zu unterscheiden.

Viele Menschen fühlen sich durch den inflationären Einsatz von modernen Kommunikationstools überfordert und leisten deshalb schlechtere Arbeit. Von diesem Effekt berichtet auch eine jüngst veröffentlichte Microsoft-Studie, an der rund 20.000 Arbeitnehmer in Europa teilgenommen haben. Ganz klar: Kollaborative Mehrwerte schafft derjenige, der seine Kommunikationskanäle priorisiert.

Insbesondere im Kontext flexibilisierter Arbeitszeiten und standortunabhängiger Beschäftigung ist es demnach essentiell, dass Mitarbeiter für geschäftliche Kommunikation nicht auf private Geräte oder Services ausweichen müssen. Sie benötigen integrierte Tools, die nicht zuletzt bei der Priorisierung von Informationen unterstützen. Von begleitenden Compliance-Anforderungen, insbesondere im Rahmen der neuen Bestimmungen der DSGVO für den Schutz personenbezogener Daten ganz zu schweigen.

IDG Research hat eine Studie zum Arbeitsplatz der Zukunft herausgebracht

Von Mobility profitieren

Mobility bringt Flexibilität für die Arbeitnehmer mit sich und das wiederum bedeutet, dass sie ihre Work-Life-Balance wesentlich freier und nach ihren individuellen Wünschen gestalten können. Dass eine ausgeglichen Mischung aus Beruflichem und Privatem die Basis für ein glückliches Arbeitsleben darstellt, liegt nahe. Dass glückliche Arbeitnehmer auch produktivere Arbeitnehmer sind, ist eine Aussage, die zwar immer wieder getätigt wird, aber häufig noch auf Vorbehalte stößt. Statt auf Präsenz aus Prinzip zu setzen, sollten Unternehmen ihren Angestellten mehr Vertrauen entgegen bringen und ihnen zugestehen, ihre Arbeitszeit flexibler zu gestalten. Da die notwendigen Kommunikationslösungen längst verfügbar sind, entstehen dadurch heutzutage nur noch selten Nachteile für die Effizienz der Workflows.

Arbeitgeber, die stärker auf moderne Kommunikationsmittel setzen und damit häufiger auch ortsungebundene Arbeitszeitmodelle bieten können, sind zudem attraktiver für potenzielle Bewerber. In Zeiten des Fachkräftemangels sollten Unternehmen diesen Aspekt besser im Blick haben. (mb)