Nach der erfolgreichen Migration des globalen ERP-Systems auf SAP HANA im August 2013 konnte die SAP erfolgreich den nächsten Schritt gehen und führte im April 2014 nach nur 55 Tagen Projektlaufzeit die SAP Simple Finance-Lösung in der Finanz- und Controlling-Abteilung ein.
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Die Kernaufgabe einer Finanzabteilung ist die Analyse der Finanzdaten und die Vorhersage der künftigen Geschäftsentwicklung. Wie in den meisten Unternehmen kämpfte auch die SAP-Finanzabteilung lange Zeit mit umständlichen Prozessen und geeigneten Funktionen für ein effizientes Reporting.
Der Umfang der SAP eigenen ERP Umgebung im Finanzbereich erschließt sich aus folgenden Daten:
1.500.000 gebuchte CO Dokumente
800.000 Reiseabrechnungen
400.000 eingehende Rechnungen
600.000 ausgehende Rechnungen
150.000 gebuchte FI Dokumente
50.000 ausgehende Consulting Rechnungen
50.000 ausgehende Education Rechnungen
Zudem werden auf der Umgebung 262 aktive Buchungskreise, 77 Länderversionen, 1,9 Mio Kunden, 395.000 Lieferanten verwaltet. Mehr als 67.000 SAP User haben Zugriff, davon arbeiten bis zu 16.000 parallel in Peak-Zeiten.
Mit der Einführung von SAP Simple Finance haben nun alle Mitarbeiter in der Finanzbuchhaltung und im Controlling einen vereinfachten Zugriff auf kritische Finanzdaten. Dadurch werden selbst komplexe finanzielle Arbeitsprozesse im Finanzwesen deutlich schneller ausgeführt als bisher.
Die Mitarbeiter profitieren dabei von einer einheitlichen und konsolidierten Datenbasis für Transaktionen und Analysen. Dank SAP HANA lassen sich nun OLTP-basierte transaktionale Anwendungen mit OLAP-basierten analytischen Lösungen und Funktionen auf einer einzigen Umgebung betreiben.
Eine Datenquelle für alle Finanzprozesse
Die Herausforderung war, die Finanzanwendungen zu vereinfachen und zusammen zu bringen. Beim Abstimmen der Zahlen und dem Zusammenführen der Datensilos entstand in der Regel ein hoher Aufwand.
Durch die Einführung der Simple Finance Lösungen wird nun vieles verbessert und erneuert. So entfällt das umständliche und fehlerbehaftete manuelle Zusammenführen von Daten aus dem internen und externen Rechnungswesen durch die Einführung des logischen Beleges.
Es gibt eine nahtlose Navigation von der Bilanz bis zum Einzelposten. Weiterhin verringert sich der Abstimmungsaufwand signifikant durch eine integrierte Sicht auf externe und interne Management-Reports. Alle Daten werden nur einmal und bis ins kleinste Detail gehalten. Dadurch entsteht ein "Single Source of Truth" auf Einzelpostenebene.
Durch rollenbasierende Benutzeroberflächen stehen dem SAP-Mitarbeiter auch verbesserte und einfache Analyse-Werkzeuge sowie neue Anwendungen zur Verfügung. Diese Innovationen bilden eine neue Grundlage für neue beziehungsweise optimierte Geschäftsprozesse.
Monatsabschlüsse werden vereinfacht
Der Monatsabschluss für die 262 operativen Einheiten und Geschäftststellen mit durchschnittlich mehr als 100 Aktivitäten pro Einheit stellt eine regelmäßige Herausforderung dar. Vor der Umstellung führte das zu einem erheblichen Transaktionsvolumen am Monatsende und zeitintensiven Buchungszyklen für Massendatenprozesse wie zum Beispiel Bestellungen regulieren oder Abgrenzungen und Rückstellungen erstellen. Spezielle Fälle zu internen Buchungen waren ebenfalls mit einem hohen Aufwand verbunden.
Durch die Einführung des Closing Cockpits (Dashboard) ist die Transparenz erhöht und der Prozess durchgängig verbessert worden. Die Prozesse mit denen Massendaten verarbeitet werden, sind nun dank der Verfügbarkeit in Echtzeit kombiniert und mit einer verbesserten Leistung optimiert. Sie werden jetzt ereignisgesteuert ausgeführt. So werden zum Beispiel Software-Buchungen der Auslöser für direkte Wartungsfakturierung und Abgrenzungsbuchungen. Geschäftsabschlüsse lösen direkt Provisionsprozesse aus.
Die Buchungszyklen konnten um 20 Prozent sowie Buchungskorrekturen im Hauptbuch (General Ledger) um 40 Prozent reduziert werden. Diese volle Prozesstransparenz mit klaren Verantwortlichkeiten und Warnmeldungen ermöglicht den Controlling-Mitarbeitern nun sich auch unter anderem verstärkt um Ausnahmen, Analysen und Voraussagen zu kümmern.
Weitere komplexe Arbeitsschritte in der Finanzabteilung konnten ebenfalls vereinfacht und optimiert werden.
So sollen Forderungslaufzeiten durch das vereinfachte Forderungsmanagement (DSO) und die integrierte Finanz- und Vertriebsfunktion auf Einzeldatenebene um 10 Prozent reduziert werden.
Abstimmungen zwischen den SAP Einheiten (Intercompany Reconciliation) werden nun von umständlichen Prozessen mit erheblichen Wartezeiten (Batch-orientiert) auf Echtzeitprozesse umgestellt und laufen um 70 Prozent schneller.
Organisatorische Veränderungen können innerhalb eines Tages (bisher 1 Woche) im System implementiert werden. Durch die Echtzeitdaten können Veränderungen simuliert und erprobt werden und entsprechend schnelle Änderungen der Stammdaten sowie verwandten Rechnungsobjekte bei Abschluss des neuen Models automatisch angepasst werden.
In diesem Zusammenhang werden die Daten auch sicherer. Durch die Früherkennung und Prävention durch Echtzeit-Screening aller Gruppendaten nach Anomalien (zum Beispiel Eintrag Lieferant gefolgt von sofortiger Löschung) und entsprechenden schnellen Gegenmaßnahmen können Betrugsfälle um 10 Prozent reduziert werden.
Co-Innovation als Garant für den Erfolg
Die technische Basis für SAP Simple Finance wird mit der aktuellen SAP Enhancement Package 7 für die Anwendung SAP ERP 6.0 auf einer HANA-Installation ausgeliefert (SAP ERP powered by SAP HANA).
Die Implementierung erfolgte als Co-Innovation Projekt durch die Fachabteilung, Entwicklung, Support und IT. Hierbei konnte das System radikal vereinfacht werden, indem feste Aggregate und Indizes gelöscht wurden und durch SQL-Anweisungen für "on the fly" Aggregate ersetzt wurden. Zugleich ließen sich durch den Einsatz der SAP-In-Memory-Technologie im gesamten System hohe Kompressionsraten erzielen, was die Datenmenge spürbar verringert. Die Zielgröße ist eine Reduzierung der Gesamtdaten auf unter 500 GB von ursprünglich 7.1 TB.
Die nächsten Ziele sind alle Daten des Hauptbuchs in einem einzigen Repository abzulegen, sodass die Finanzbuchhaltung und das Controlling einen einzigen Beleg für die Buchhaltungsdaten verwenden können.
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Das ist eines der vielen Beispiele der unternehmensweiten Adoption der neuesten SAP Innovationen. Durch das SAP runs SAP Programm profitiert SAP als Kunde von seinen eigenen Innovationen und stellt somit den produktiven Nutzen der einzelnen Lösungen und Anwendungen unter Beweis.