Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat mit dem Rundschreiben "Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)" Wasser auf die Mühlen der Hersteller von elektronischen Archivierungssystemen gegossen. Denn ab 1. Januar 2002 müssen Unternehmen laut dem BMF-Schreiben vom 16. Juli 2001 "originär digitale Unterlagen" nach Paragraph 146 Absatz 5 der Abgabenordnung (AO) auf maschinell verwertbaren Datenträgern archivieren. Das betrifft Daten, die in elektronischer Form in das Datenverarbeitungssystem des Unternehmens eingehen oder darin erzeugt werden. Da die Daten maschinell lesbar und auswertbar sein müssen, reicht eine Archivierung auf Papier oder Mikrofilm nicht aus. Wegen dieser Forderung kommen auch PDF-Dateien nicht in Betracht.
Eine Ausnahme von der neuen Regel macht das bei solchen Unterlagen, die zwar in einem DV-System erzeugt wurden, aber sich nicht in einem elektronischen Buchführungssystem weiterverarbeiten lassen, wie etwa Textdokumente. Ursprünglich in Papierform angefallene Unterlagen, etwa Eingangsrechnungen, fallen ebenfalls nicht unter die neue
Signaturen dokumentieren
Vorschrift. Sie dürfen weiterhin mikroverfilmt werden. Auch vor dem 1. Januar 2002 archivierte Daten müssen nicht für maschinelle Auswertungen zur Verfügung stehen, sondern lediglich lesbar vorgehalten werden. Insbesondere können die Behörden nicht verlangen, die vor dem Stichtag auf Mikrofilm archivierten Daten auf elektronischen Datenträgern bereitzustellen.
Zu den wesentlichen Neuerungen der GDPdU gehört die explizite Forderung nach Speicherung der Daten auf unveränderlichen Datenträgern. Sofern es sich bei den digitalen Unterlagen um elektronische Abrechnungen im Sinne des #14 Absatz 4 Satz 2 des Umsatzsteuergesetzes handelt, schreibt das Bundesfinanzministerium zusätzlich vor, dass die dafür notwendige elektronische Signatur und die Signaturberechtigung vor der weiteren Verarbeitung geprüft werden und dass das Ergebnis der Prüfung dokumentiert wird. Digitale Signaturen lassen sich mit den heutigen Systemen aber noch nicht ohne Probleme archivieren.
Maschinelle Lesbarkeit gefordert
Die neuen Archivierungsgrundsätze sollen die Prüfmethoden der Finanzbehörden den modernen Buchführungsmethoden anpassen. Die Prüfer haben demnach ab 2002 das Recht, direkt - auf Wunsch auch am Rechner vor Ort - auf alle steuerlich relevanten Daten eines Unternehmens zuzugreifen. Dazu zählen insbesondere die Daten in der Finanz-, Anlagen- und Lohnbuchhaltung. Aber auch "in anderen Bereichen des Datenverarbeitungssystems" sind steuerrelevante Daten für den langen Arm des Fiskus zugänglich zu machen.
Die Behörden können nach ihrem Ermessen entscheiden, ob sie selbst Einsicht in die Systeme nehmen und die darin enthaltenen Auswertungstools nutzen oder entsprechende Auswertungen vom steuerpflichtigen Unternehmen verlangen. Daneben kann die Überlassung der Daten auf einem maschinell verwertbaren Datenträger gefordert werden. Dabei sind auch Informationen über Dateistruktur, Datenfelder sowie interne und externe Verknüpfungen verfügbar zu machen - für einen Zeitraum von bis zu zehn Jahren.
Weitere Informationen im Web:
www.voi.de
www.bitkomm.de
www.bundesfinanzministerium.de/Abgabenordnung-.624.4678/.htm