Im Gegensatz zur Workflow-Loesung "Visual Workflo", mit der sich die strukturierte, unternehmensuebergreifende Vorgangsbearbeitung automatisieren laesst, eignet sich Ensemble laut Hersteller auch zur Gestaltung von persoenlichen, unstrukturierten und taeglich wiederkehrenden Prozessen. Das Windows-Produkt laesst sich als Stand-alone-Software oder in Kombination mit Visual Workflo einsetzen. Es unterstuetzt die Messaging-Systeme Groupwise von Novell sowie Microsofts Exchange Server; zudem kann Ensemble in Notes integriert werden.

Anhand von Symbolen und Dialogfenstern definiert der Benutzer einen Prozess, indem er die in einen Vorgang involvierten Schritte, Rollen und Mitarbeiter festlegt und den Ablauf grafisch aufzeichnet. Dokumente, Bilder oder elektronische Formulare werden in Form von Dateien angehaengt und mit Hinweisen etwa zur Pruefung, Rueckmeldung oder Wiedervorlage versehen. Anhand der vom Autor festgelegten Zugriffsberechtigungen laesst sich der Status eines Arbeitsablaufs erkennen beziehungsweise ueberwachen.

Die Vorgangsobjekte werden ueber das Standard-E-Mail-System eines Unternehmens in die elektronischen Postkoerbe des jeweiligen Empfaengers geleitet. Das Adressbuch der E-Mail-Anwendung muss dafuer um ein Verzeichnis aller potentiell an einem Ablauf beteiligten Personen erweitert werden.

Eine Konkurrenzsituation zwischen Groupware-Produkten wie Notes, Exchange oder Groupwise und seinen Workflow-Produkten sieht der fuer Europa zustaendige Filenet-Chef Norbert Neumann nicht. Groupware-Technik sei zwar fuer die effektive Zusammenarbeit einer Gruppe ausgelegt, ermoegliche aber nur den gezielten Zugriff auf bestimmte Informationen. Um Geschaeftsprozesse zu automatisieren, seien Groupware-Tools nicht geeignet. Dafuer wuerden Workflow- Werkzeuge als Integrationsmechanismen benoetigt.