Standardisierte Anwendungsprogramme bringen oftmals nicht den erhofften Nutzen - bei nährem Kennenlernen erwiesen sie sich als zu starr. Bei der CCA Computer Communications- und Anwendungs-GmbH, Berlin, hatte der Einsatz eines Standard-Systems einen positiven Effekt. Über seine Erfahrungen mit "Varias" von Sylog berichtet Jürgen Loschelder, EDV-Organisationsberater bei der CCA:
Die anstehende Entscheidung zur Einführung eines modernen Abrechnungssystems für das Rechnungswesen sollte durch umfangreiche Marktanalysen der dafür vorhandenen Software gründlich vorbereitet werden. Relativ früh resultierte hieraus die Erkenntnis, auf keinen Fall Individual-Software einzusetzen. Gründe hierfür: Hoher Aufwand (finanziell und zeitlich) unsicherer End-Termin der Installation und starrer Programmstatus bei Abnahme.
Die zweite Erkenntnis lautete: Sogenannte "Standard-Programme" erweisen sich bei näherem Hinsehen meist als zu starr, um individuelle Wünsche mit vertretbarem Aufwand und ohne den Standard-Gedanken zu stören realisieren zu können.
Das von uns häufig und gern genutzte Organisationsmittel "Preislleistungstabelle" verhalf uns schließlich zu einer Entscheidung: Wir entschlossen uns zum Einsatz des Softwarepaketes Varias der Sylog GmbH, welches den von uns gestellten Anforderungen im wesentlichen entsprach:
þEinzelkomponenten für die jeweiligen kaufmännischen Sachgebiete,
þmodularer Aufbau innerhalb der Komponenten, um einen gezielten Abrechnungsumfang zu ermöglichen,
þfertige Programme für eine reibungslose Installation,
þFestpreise statt diffuse Mann-Monats-Angaben,
þabsolut freie Wahl von Kontenrahmen- und Umsatzsteuerlogik, da wir unterschiedlichste Betriebe innerhalb und außerhalb des Konzernbereiches abzurechnen haben.
Als besonderer Vorteil und nicht zuletzt mitentscheidend erwies sich bei Varias die Möglichkeit der Parametrisierung sowohl von Ein- als auch Ausgaben. Dies bedeutete zum einen die Verwirklichung des von uns gewünschten Closed-shop-Betriebes, da die Fachabteilung direkt am Bildschirm sowohl die Eingabemasken (durch Tabellentechnik) als auch die Ausgaben in der gewünschten Weise durch einfache Parametrisierung selbst gestalten kann. Das heißt: Listbilder für Statistiken, Betriebsbuchhaltung etc. können individuell gestaltet werden, ohne daß spezielle EDV-Kenntnisse bei den Sachbearbeitern erforderlich sind. Das einmal installierte Programmsystem konnte so im Laufe der Nutzung bereits mehrfach unseren wechselnden Anforderungen angepaßt werden. Weder eine Unterstützung durch die Sylog GmbH noch eine eigene Anpassungs-Programmierung waren hierfür erforderlich.
Als zusätzliche Erleichterung erwies sich noch die uns angebotene "Mehrzweckliste", welche zum einen die volle Ausnutzung der 132 Schreibstellen ermöglicht (durch Vorjahresvergleiche benötigen wir jede zu Verfügung stehende Druckstelle) als auch die schnelle und vor allem sichere Lesbarkeit der Wertigkeit großer Beträge gewährleistet.
Zusammenfassend können wir sagen, daß unsere Erwartungen an ein solches Software-System durch Varias erfüllt werden konnten. Wir hatten dies - ehrlich gesagt - beim Studium der einschlägigen Software-Veröffentlichungen schon kaum noch zu hoffen gewagt.