Outsourcing im Mittelstand

Fehler sind teuer

26.01.2006
Von 
Winfried Gertz ist Journalist in München. Er arbeitet in einem Netzwerk von zahlreichen Anbietern kreativer Dienstleistungen. Das Spektrum reicht von redaktioneller Hörfunk- und Fernsehproduktion über professionelle Fotografie bis zu Werbetexten für Industrieunternehmen und Non-Profit-Organisationen.
Das Überantworten von Informationstechnik an einen externen Partner darf nicht in Kuhhandel-Manier erfolgen. Vielmehr sind die Unternehmer gut beraten, ausreichend Zeit in die Vertragsgestaltung zu investieren.

In der Dienstleistungsbranche, die sich eigentlich keine Diskussion über mangelhafte Servicequalität leisten dürfte, ist nicht alles Gold, was glänzt, wie Monika Wendt bestätigt. Die Personalleiterin der in Wiesbaden beheimateten Soda Club GmbH, einer mittelständischen Firma mit rund 200 Mitarbeitern, schlägt sich mit einem IT-Outsourcing-Partner herum, dessen Leistungen oft zu wünschen übrig lassen. Am liebsten würde Wendt den Vertrag auflösen oder zumindest zu ihren Gunsten korrigieren. Doch dazu fehlen ihr die Mittel: Ihr Vorgänger hat sich zu einem langfristigen Kontrakt überreden lassen, der Soda Club keinerlei Ausstiegsoption eröffnet - es sei denn, man zahlt eine Konventionalstrafe. Wenn kleine und mittlere Unternehmen sich für die Auslagerung ihrer Informationstechnik beziehungsweise der IT-gestützten Personalverwaltung interessieren, ist oft eine gehörige Portion Naivität im Spiel.

Sorgen sind oft hausgemacht

Kompakt

• Warum die Soda Club GmbH ein hohes Lehrgeld bezahlen musste

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• Welche SLAs unbedingt zu verhandeln sind

Entweder gehen die Verantwortlichen geschickt argumentierenden Verkäufern auf den Leim, wie Brian Rogers von der Experton Group in Ismaning beobachtet, oder sie lassen sich von fragwürdigen Studien leiten, die den Mittelstand ermuntern, wie Lemminge dem vermeintlichen Heilsbringer Outsourcing zu folgen. "Viele Mittelständler", listet Rogers die größten Fehler auf, "lassen sich unter Druck setzen, forschen nicht nach alternativen Partnern, machen falsche Ausschreibungen und erhalten Angebote zu Mondpreisen."

Zweifellos ist die Auslagerung der IT, ob in Teilen oder im Ganzen, eine wirtschaftlich interessante Option für kleine und mittlere Firmen. Dank Outsourcing werden auf der einen Seite gezielt Kernkompetenzen ausgebaut, während es auf der anderen Seite gelingt, flexibler auf Auftragsschwankungen zu reagieren. "Es ist geradezu erstaunlich, welche Leistungsreserven durch gezielte Auslagerung der IT aktiviert werden können", sagt Ulrich Bode von der Gesellschaft für Informatik (GI) in Bonn. Doch gerade im Mittelstand, warnen Marktbeobachter eindringlich, werden besonders viele Fehler gemacht.

Die größten Fehler vermeidet, so Lutz Geisel, Chef der Münchener Unternehmensberatung GK Consult GmbH & Co. KG, wer Outsourcing sorgsam vorbereitet. Geisel weiß, wovon er spricht. Bevor der Informatiker seine eigene Firma gründete, steuerte er als Leiter IT und Back Office bei der Advance Bank zahlreiche externe Dienstleister. "Kleinere Unternehmen sollten sich an einen Provider wenden, der auf ihrer Augenhöhe ist", empfiehlt der Berater, der IBM oder T-Systems für die falschen Hausnummern hält. "Häufig können sie individuelle Lösungen nicht ausreichend darstellen."

Dies bestätigt auch der selbstständige Informatiker Bode. Er entwickelt Software für zahlreiche kleinere Betriebe und springt auch mal spät abends ein, wenn Not am Mann ist. "Große Dienstleister schätzen oft die Ressourcen ihrer Kunden völlig falsch ein." Wie ein von Sun Microsystems autorisierter Partner, der die Hardware einer kleinen Firma im Saarland betreut. In Windeseile, kritisiert Bode, würden die Maschinen installiert, und schon seien die Spezialisten wieder verschwunden. "Wenn dann etwas nicht funktioniert, muss der Kunde sich die Finger wund telefonieren, bis man sich bequemt, das Problem vor Ort zu lösen."