Insbesondere in der IT-Branche, wo die Personalressourcen sehr knapp sind, reichen finanzielle Mittel alleine nicht mehr aus, um für Bewerber attraktiv zu sein sowie das eigene Personal zu motivieren und langfristig zu binden. Faktoren wie Selbstverwirklichung und das Entwickeln eigener Potenziale haben an Relevanz gewonnen. Arbeitnehmer wollen auf dem Weg zu ihrem Karriereziel aktiv vom Arbeitgeber unterstützt werden.
Von einer strategischen Personalentwicklung sind aber die meisten Unternehmen - zumal die mittelständischen - weit entfernt. Eine Kienbaum-Studie hat herausgefunden, dass "die Förderung von Mitarbeitern häufig konzeptlos" erfolgt. Personalarbeit ist aber nur wirksam, wenn sie die Unternehmensstrategie mit den individuellen Zielen der Mitarbeiter verbindet.
Für ein Förderungssystem, das für alle Arbeitnehmer transparent ist, bedarf es objektiver Maßstäbe zur Mitarbeiterbeurteilung. Kleine Unternehmen bewältigen ein solches System noch mit Papier und Bleistift, aber schon bei einer Belegschaft von ein paar hundert Mitarbeitern "verzettelt" sich die Firma im wahrsten Sinne des Wortes. Eine softwaregestützte Mitarbeiterförderung kommt den genannten Anforderungen entgegen: Da Computer nur mit Werten arbeiten, die in Zahlen ausdrückbar sind, ist der Benutzer gezwungen, Kriterien exakt zu definieren und zu verfolgen.
Noch bis Ende der 80er Jahre war die DV im Personalwesen fast ausschließlich bei der Entgeltabrechnung im Einsatz. Diese Situation spiegelte die Einordnung der Personalinvestitionen in der Unternehmensstrategie wider: Sie kamen ausschließlich als Kostenfaktor in Betracht. In den letzten Jahren hat sich diese Einschätzung jedoch geändert: "Immer mehr Unternehmen sehen in ihren Mitarbeitern das größte Betriebskapital", erklärt Egbert Becker, CEO beim Personal-System-Spezialisten P&I. "Personal-Investitionen sind demnach nicht primär Kosten, sondern vielmehr ein Beitrag zur Steigerung des Unternehmenswertes."
Im Zuge der Balanced-Scorecard-Philosophie setzte sich die Überzeugung durch, dass sich auch "weiche" Faktoren in einem Kennzahlensystem auswerten lassen. Eine neue Generation der Personalsoftware bietet entsprechende Instrumente: Module für Skills-Erfassung, Anforderungsprofile und Personal-Controlling sind nur einige von vielen Möglichkeiten, die die neuesten Applikationen anbieten. Es zeichnet sich ein Trend zu einem integrierten Personal-Management ab, bei dem die Entgeltabrechnung nur noch eine von vielen Funktionen der verschiedenen Personal-Management-Module ist.
P&I hat eine Software entwickelt, die "Loga Avance" heißt und ein Modul des Personal-Management-Systems "Loga HRMS" (Human Resources Management System) ist. Loga Avance wird zum Beispiel bei Beurteilungsgesprächen mit dem Vorgesetzten eingesetzt. Mit Hilfe der Software notiert der Personaler die Sollwerte der gegenwärtig besetzten Stelle und die Ziele der zukünftigen Karriere des Mitarbeiters. Hierbei erfasst die Personalabteilung nicht nur belegbare Qualifikationen wie Studienabschlüsse oder Programmierkenntnisse, sondern auch Faktoren wie Teamfähigkeit, soziale Kompetenz und Motivation.
Das Avance-Modul stellt auf Grundlage der vorhandenen Daten tabellarisch oder grafisch den Soll-Ist-Vergleich dar. Da das System die Ergebnisse vorangegangener Bewertungen speichert, kann es auch darüber Auskunft geben, wie sich Qualifikationen und Gehalt des Mitarbeiters entwickelt haben. Fehlen dem Mitarbeiter Qualifikationen, besteht die Möglichkeit, mit einer integrierten Seminarverwaltung sofort geeignete Weiterbildungsmaßnahmen einzuleiten.
Vor dem Softwareeinsatz muss das Unternehmen zunächst exakte Soll-Profile der Funktionen beziehungsweise Aufgaben des Mitarbeiters festlegen und die "Skills" erfassen. Die Soll-Profile müssen überprüfbar definiert werden. Es reicht beispielsweise nicht aus, für eine Funktion "sehr gute Englischkenntnisse" zu fordern, wenn es in der Praxis darum geht, Fachtexte zu lesen und mit englischen Geschäftspartnern DV-Probleme zu diskutieren. Ein Anglist, der eine Promotion über Shakespeare verfasst hat und über exzellente rhetorische Fähigkeiten verfügt, ist hier fehl am Platz. Sinnvoller wäre daher die Definition "Englisch: DV-Fachtexte lesen und normale Konversation".
"Weiche" Soll-Werte wie "ausgeprägte soziale Kompetenz" oder "Verhandlungsgeschick" sind durch eine Nachweisklausel zu ergänzen, zum Beispiel: "durch Referenz" oder "durch Projekterfolg nachgewiesen". Das Unternehmen kann die Skill-Erfassung des Personals effizient erledigen, indem es zunächst die Mitarbeiter selbst entsprechende Formulare ausfüllen lässt, die anschließend zusammen mit dem Personalverantwortlichen besprochen werden. Nutzt der Arbeitgeber das Intra- und Internet, spart er noch mehr Zeit: Mit einem Employee Self Service-System geben die Mitarbeiter ihre Daten direkt in den Stammdatenpool von Loga ein. Externe Bewerber lassen sich mit Online-Bewerbungsformularen erfassen.
Wenn die Personalverantwortlichen die Daten der Arbeitnehmer detailliert dokumentieren, entsteht dadurch ein wertvolles Informations-Reservoir, das beispielsweise für die interne Stellen- und Nachfolgeplanung zu nutzen ist.
*Patrik Edlund arbeitet als Journalist in Stuttgart.