Vergleicht man die Kosten einer DV gestuetzten Fax-Loesung mit den Kosten eines konventionellen Faxgeraetes, muss man fuer die DV-Loesung nur zwischen 10 und 30 Prozent eines Tischgeraetes pro Benutzer bezahlen.
Zirka 10 000 Fax-Karten werden derzeit pro Jahr, in Deutschland verkauft. Mit diesen "Loesungen" ist das Versenden von Telefaxen, direkt vom Arbeitsrechner aus moeglich. Einige Hersteller jedoch bieten Host-orientierte und/oder Netzwerkloesungen mit erweitertem Funktionsumfang an, wie nachfolgend aufgefuehrt:
- Anschlusskomponenten zur Telefonie (PABX),
- Anschlusskomponenten fuer Textdienste (Telex, E-.Mail, Teletex),
- Zentrale Routerplaetze und Druckeranschluesse,
- Anschlusskomponenten fuer EDV-Anlagen und zu Netzwerken,
- Software fuer EDV-Anlagen und PC-Netze,
- Speichern von Eingangsfaxen mit Zuordnung zum Sachbearbeiter,
- Benachrichtigung vom Fax-Eingang ueber Telefon oder Bildschirm,
- Zustellung von Faxen in Mailboxen und Mailboxverwaltung,
- Internationale Vernetzung mehrerer Fax-Server ueber Datennetze,
- ISDN-Faehigkeit,
- OCR (Optical Character Recognition),
- X.400-Features.
Mittlere und Grossunternehmen sollten sich jetzt schon ueberlegen, was man mit einer computergestuetzten Fax-Loesung erreichen kann:
- Einbinden der Faxloesung in den Arbeitsablauf am Computer,
- Ausdrucken, Eintueten und Versenden auf dem Postweg entfaellt,
- Fusswege zum Geraet, langes Warten, eintippen der Nummer, Blockade durch eingehende Faxe entfallen,
- Rundsendungen, "Serienfaxe" per Tastendruck, lassen sich sehr einfach verschicken,
- Hoehere Output-Qualitaet beim Empfaenger,
- Einbringen von Logos und Unterschriften,
- Verschiedene Schriftarten, Formulargestaltungen, Querformate sind moeglich,
- Eingangsfaxe direkt am Bildschirm, direkte Weiterverarbeitung und/oder Ausdrucke am Laserdrucker sind moeglich (bessere Papierqualitaet, das Kopieren von Thermopaper auf normales Papier entfaellt.).
- Unkontrolliertes Anwachsen dezentraler Fax-Geraete (Abteilungs- Faxgeraete) entfaellt.
- Irrlaeufer beim Fax-Eingang werden durch DID (Direct Inward Dialing) vermieden.
Ankommende Faxe werden nicht an Fax-Geraeten ausgedruckt, sondern im Speicher des Servers empfangen. Ueber die DID-Nachwahlerkennung kann der Absender eines Faxes die Nachricht direkt einem Anwender (Sachbearbeiter) zuordnen. Hat dieser einen PC oder Bildschirm, bei dem eine Faxanzeige moeglich ist, kann die Nachricht auch sofort angezeigt werden. Wird ein Ausdruck fuer den Akt benoetigt, so kann dieser auch am lokalen Laserdrucker erfolgen. Dadurch wird die Kapazitaet der vorhandenen Faxgeraete deutlich erhoeht, da nicht jede Nachricht ausgedruckt werden muss. Zusaetzlich koennen ankommende Fax-Rufe, welche nicht an eine Mailbox, sondern an ein Nebenstellen-Fax gerichtet sind, auf den Server umgeleitet werden, wenn die Nebenstelle besetzt ist. So wird die Erreichbarkeit verbessert. Nicht zugeordnete Eingangs-Faxe werden an zentralen Anschlussleitungen des Servers empfangen und an den zentralen Routerplatz geleitet. Dort werden die Faxe angezeigt und von Hand
zugeordnet. Durch einen Fax-Server kann umstaendliche Handhabung zentraler Eingangsfaxe (kopieren, weitersenden, Hauspost) vermieden und die Weiterleitung wesentlich beschleunigt werden.
Spezialfall: Das Fax als Datenerfassung
Diese Systemloesung erlaubt die Verwendung jedes beliebigen Telefax-Geraets als Datenerfassungsterminal.
Die zu erfassenden Daten werden von Hand in Blockbuchstaben in Felder eines Formulars geschrieben. Das so erstellte Erfassungsformular wird per -Telefax an die Fax-Rufnummer des EDV- Systems geschickt.
Das System liest das Formular und wandelt die in den Feldern enthaltenen Daten automatisch in Text um, der danach von einem Programm der EDV-Anlage weiterverarbeitet wird.
In praktisch jedem groesseren Unternehmen werden taeglich hunderte bis tausende Datensaetze aus Telefonaten, Briefen und Telefaxen erfasst. Dies geschieht muehsam an Bildschirmgeraeten.
Dieser Vorgang ist zu vereinfachen. Bestehen feste Beziehungen, koennen fuer die immer gleichen Datenerfassungsvorgaenge Formulare vorbereitet, und die Datenerfassung automatisiert werden. So ist zum Beispiel denkbar, dass
- Versicherungsmakler die Daten neuer Policen an die Versicherungen faxen,
- Tankstellen die Tagesumsaetze an die Erdoelgesellschaften uebermitteln,
- Optiker die taeglich anfallende Glaeserbestellung automatisch in das System ihres Lieferanten faxen,
- Aussendienstmitarbeiter eines Heizungsanlagenreparaturdienstes ihre Einsatzberichte zur automatischen Rechnungserstellung an die zentrale EDV faxen etc.
Die ersten Fragen beziehen sich auf das Mengengeruest.
- Wieviele Faxe werden pro Tag versendet oder empfangen?
- Welche Wachstumsrate ist pro Jahr zu veranschlagen?
- Wie lange dauert ein durchschnittlicher Sendevorgang?
- Wie hoch ist die Kostenreduzierung durch Wegfall dezentraler Faxgeraete, einschliesslich Wartung, Papier etc.?
Ferner sollten die folgenden Punkte und Empfehlungen beachtet werden:
- Anrechnen von Laufzeiten (Wegzeiten) durchs Haus zu der Faxmaschine.
Zustellung erfolgt (fast immer) puenktlich.
- Basis systemtechnisch pruefen: Betriebssysteme, Office-Pakete, Releasestaende, Vertraeglichkeit der Textsoftware, benoetigte Datenformate.
- Pruefen, ob vorhandenen Peripherie passend ist: Steuereinheiten, Nebenstellenanlage, Bildschirmtypen, PC-Ausstattung, Gateways, Kabel, Modems.
- "K.o."-Kriterien identifizieren: zum Beispiel Verarbeiten eingehender Faxe, bestimmtes PC-Betriebssystem, automatisches Routing, Datenschutz, Telex-Integration, Unix, Anhaengen multipler Dokumente bzw. Scannen zum Beispiel von Zeitungsausschnitten fuer den Versand.
- Pruefen, ob es wirtschaftlich ist, fuer das Senden eine Karte (bzw. Faxmodem) einzusetzen, fuer das Empfangen die Maschine stehen zu lassen. Herkoemmliche Telefaxgeraete werden mittelfristig nicht vom Markt verschwinden!
- Standards bei der Faxhardware pruefen.
- Das Fax-Volumen waechst bei den meisten Firmen jaehrlich um zirka 50 Prozent. In der Hardware muessen genuegend Zuwachsmoeglichkeiten liegen.
- Ausreichender Speicherplatz fuer das Logging ein- und ausgehender Faxe.
Durch den Einsatz eines Fax-Server-Konzeptes sollte eine Steigerung der Wettbewerbsfaehigkeit der Kunden erzielt werden. Dies wird erreicht durch raschere Kommunikation und die verbesserte Nutzung der Ressourcen (Einsparung von Material, Gebuehren und Arbeitszeit).
Automatische Fax-Loesungen zu realisieren und fuer das Unternehmen gewinnbringend zu nutzen, sollte ein Ziel innovativer Telekommunikationsloesungen sein.
*August M. Wolf, Topcall Kommunikationssysteme GmbH, Geschaeftsstelle Muenchen
DIE IDEALLOESUNG
- Client-/Server-Applikation
- Einbindung von Host-Terminals,
- Einbindung von Host-SW Unterstuetzung und Host-Peripherie,
- Windows- bzw. OS/2-Clients,
- laeuft unter Netware, LAN
Manager, LAN-Server,
- echte Hintergrundverarbeitung,
- Unabhaengigkeit von speziellen proprietaeren FAX-Karten,
- Senden UND Empfangen,
- Senden mehrerer Dateien auf einmal,
- Anhaengen gescannter Dokumente,
- Editieren empfangener Dokumente,
- Drucken empfangener Dokumente,
- automatische Verteilung eingehender Faxe (Sicherheit),
- Einbindung in elektronische Post,
- hervorragende Kompression,
- zentrales Accounting und Log-Files,
- Remote-PCs sollen unterstuetzt sein,
- SNA- oder ISDN-Unterstuetzung,
- Image in Text umwandeln (OCR).