Großkonzerne haben die wirtschaftliche Tragweite von IT-Verträgen erkannt und ihre Einkaufs- und Rechtsabteilungen mit Spezialisten besetzt. Deren Aufgabe ist es, mögliche Fallstricke in diesen Verträgen schon im Voraus zu verhindern. In mittelständischen Unternehmen fehlen derartige Spezialisten oft, obwohl es gerade für sie enorm wichtig ist, Zeitverzögerungen und unvorhergesehene Zusatzkosten zu vermeiden. Sie verfügen meist nicht über die Ressourcen und das Budget für nachträgliche Auseinandersetzungen. Weil neue IT-Lösungen teuer sind, muss das Investitionsrisiko so gering wie möglich gehalten werden. Wenn das Unternehmen keine eigenen Mitarbeiter hat, die vertragliche Fallen in IT-Verträgen bei den Verhandlungen identifizieren und beseitigen können, empfiehlt sich die Zusammenarbeit mit externen Spezialisten.
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worauf es bei IT-Verträgen ankommt;
wo die größten Fehlerquellen liegen und wie man sie vermeidet;
wie Sie sich am besten auf Vertragsverhandlungen vorbereiten.
Nicht wie Maschinen
In Firmen besteht oft der Irrglaube, dass IT-Verträge genauso zu behandeln sind wie der Einkauf von Maschinen oder sonstigen Waren. Das ist ein Trugschluss. IT-Verträge sind komplexe Gebilde, die geschäftliche Interessen der IT-Anbieter mit denen der Anwenderunternehmen in Einklang bringen müssen. Weder das Bürgerliche Gesetzbuch noch das Handelsgesetzbuch enthalten spezielle Vorschriften zu IT-Verträgen. Deshalb ist es von großer Wichtigkeit, dass die gegenseitigen Rechte und Pflichten im Vertrag genau spezifiziert werden, um spätere Auseinandersetzungen etwa über ungeplante Zusatzkosten zu vermeiden.
Die Besonderheiten von IT-Verträgen zeigen sich schon bei der Produktbeschreibung: Während es bei Serienprodukten wie Autos oder Kaffeeautomaten ausreicht, die Typenbezeichnung in den Kaufvertrag aufzunehmen, genügt das im IT-Sektor nicht. Erwirbt der Kunde zum Beispiel eine ERP-Software, sagt deren Bezeichnung oft nichts darüber aus, welche Funktionen (beispielsweise im Bereich Materialwirtschaft, Produktion, Finanz- und Rechnungswesen, Verkauf und Marketing) der Käufer erwarten kann. Wird die gewünschte Funktionalität im Vertrag nicht detailliert genug beschrieben, kann es sein, dass sie in der gekauften Software so nicht vorhanden ist und gegen Aufpreis individuell entwickelt werden muss.
Folgekosten beachten
Enthält der Vertrag keine Angaben zum erforderlichen Hardwarekonzept, ist es möglich, dass die gesamte vorhandene Hardware aufgerüstet werden muss, damit die gewünschten Antwortzeiten bei der Dateneingabe oder -abfrage erreicht werden. Diese Zusatzkosten trägt, wenn nichts anderes vereinbart wird, im Zweifel der Kunde.
Ist das vom Anwenderunternehmen genutzte Rechnungslayout nicht im vertraglich fixierten Standard der ERP-Software vorhanden, muss sie aufwändig angepasst werden.
Enthält der IT-Vertrag keine genaue Spezifikation der gewünschten Funktion und Einsatzbedingungen, muss der Kunde die Funktionsabweichungen entweder akzeptieren oder ungeplante Zusatzkosten in Kauf nehmen. Darüber hinaus können Folgekosten auch nach erfolgreicher Implementierung eines Systems auftreten, zum Beispiel beim nächsten Release-Wechsel.
Softwarepflegeleistungen (zum Beispiel Hotline-Support oder Lieferung von Patches) werden von vielen Anbietern nur für die jeweils aktuellen Release-Stände erbracht. Doch was tun, wenn der Kunde individuelle Anpassungen programmieren lässt, die mit dem neu gelieferten Release nicht kompatibel sind? Tritt dann ein Problem mit der Standardsoftware auf, muss der Kunde es entweder hinnehmen oder das neue Release einspielen und die individuellen Anpassungen gegen Zusatzkosten auch an den neuen Release-Stand anpassen lassen. Ist im IT-Vertrag jedoch die Aufwärtskompatibilität der Individualanpassungen vereinbart, dann dürfen Release-Einspielungen nicht zu unvorhergesehenen Folgekosten für die Anpassung der Individualentwicklungen an einen neuen Release-Stand führen. Die Aufwärtskompatibilität von solchen Individualanpassungen ist in den meisten Fällen keine Standardleistung und bedarf bei den meisten Anbietern einer gesonderten Vereinbarung.
Achtung: Nutzungsrechte
Auch die Nutzungsrechte in IT-Verträgen können Fallen enthalten. Die Standardnutzungsbedingungen der Anbieter sehen in aller Regel vor, dass die Software nur durch Mitarbeiter des Käufers (Lizenznehmer) und nicht auch durch Mitarbeiter von Tochtergesellschaften genutzt werden darf. Wächst das Unternehmen des Lizenznehmers nach Vertragsschluss (zum Beispiel durch den Erwerb von Tochtergesellschaften), so sind die Mitarbeiter der neu hinzugekommenen Unternehmensbereiche erst dann zur Nutzung berechtigt, wenn der Lizenznehmer auch für die Mitarbeiter dieser Tochterunternehmen eine entsprechende Lizenz kauft. Da die Praxis immer wieder zeigt, dass IT-Anwenderunternehmen von den zusätzlich anfallenden Lizenzkosten bei Erwerb neuer Tochtergesellschaften überrascht werden, ist es ratsam, sich bereits im Rahmen der Verhandlung über die Implementierung einer neuen IT-Lösung auch über Nutzungsrechte zukünftiger Tochterunternehmen zu unterhalten.
Die aufgeführten Aspekte zeigen, dass in IT-Verträgen zahlreiche versteckte Kostentreiber enthalten sein können und dass die Verhandlung dieser Verträge weitaus mehr als nur den gesunden Menschenverstand voraussetzt. Sie bestehen in der Regel nicht nur aus juristischen, sondern auch aus kaufmännischen und technischen Elementen. Diese unterschiedlichen Facetten müssen miteinander vereint und in eine geschäftsgemäße Vertragsform gebracht werden. Nur dann lassen sich Unklarheiten schon während der Vertragsverhandlungen ausräumen.
So bereiten Sie IT-Verträge vor
Internes Verhandlungsteam bilden, das sich aus den verantwortlichen Kaufleuten, Technikern und Juristen zusammensetzt.
Mit Fachleuten aus den vorgenannten Bereichen die notwendigen Verhandlungsthemen vorstrukturieren (zum Beispiel über entsprechende Checklisten).
Für alle relevanten kaufmännischen, technischen und juristischen Vorgaben intern Verhandlungsziele definieren.
Dabei die Auswirkungen von möglichen Änderungen in der Unternehmensstruktur auf die Leistungsinhalte des angestrebten IT-Vertrages und das Lizenzkonzept berücksichtigen.
Mit dem Anbieter über alle Checklistenpunkte verhandeln und
das Ergebnis in eine für beide Parteien verständliche Vertragsform bringen
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Verhandlungsteam installieren
Erst wenn alle Fragen, die erfahrungsgemäß Kostensteigerungen oder Konfliktpotenzial in sich bergen, im Rahmen der Vertragsverhandlungen beachtet wurden, ist das Investitionsrisiko kalkulierbar. Diese Notwendigkeit wird sehr oft unterschätzt, und es kommt erst im Nachhinein zur Diskussion jener Punkte, die man eigentlich bereits in den Vertragsverhandlungen hätte besprechen müssen. Aufgrund enger Zeitvorgaben oder Budgets ist dann aber erfahrungsgemäß eine Einigung deutlich schwieriger.
IT-Verträge können gefährliche Fallstricke enthalten. Vor diesem Hintergrund lohnt es sich für den IT-Kunden, vor Aufnahme der Vertragsverhandlungen ein Verhandlungsteam zu bilden, das aus Kaufleuten, IT-Projekt-Managern, Technikern und IT-Juristen zusammengesetzt ist. Das Team hat die Aufgabe, alle kaufmännisch, technisch und juristisch relevanten Punkte zu identifizieren und mit den Entscheidern des IT-Kunden Zielvorgaben für die Verhandlungen abzustimmen. Unter diesen Voraussetzungen entstehen IT-Verträge, bei denen das Projektergebnis den Erwartungen entsprechen kann. (ciw)