Ratgeber Projektportfolio-Management

Fallen im Projekt-Management

12.06.2012
Von Marcus Berger und Dr. Thomas Henkelmann

Keine klare Kommunikation

Falle 2: Keine klare Kommunikation der strategischen Unternehmensziele

Der medizinische Dienstleister hatte es also mit der Anzahl der Ziele etwas zu gut gemeint. Aber das ist nicht der einzige Fehler, den Neulinge im Projektportfolio-Management häufig machen.

Nachdem die Planung schließlich auf ihren wackeligen Beinen stand, dachte keiner der Manager an eine durchgängige und regelmäßige Kommunikation der Ziele und der geplanten Umsetzung. Die Mitarbeiter in den einzelnen Bereichen und Abteilungen bekamen immer wieder größere und kleinere Projekte von oben durchgereicht. Doch sie erfuhren beispielsweise nicht, was die einzelnen Vorhaben letztendlich bewirken sollen oder ob sie im Zusammenhang mit anderen Projekten standen.

In diesem Fall können die Mitarbeiter ihre Arbeit nicht in einen unternehmerischen Gesamtzusammenhang setzen. Deshalb konzentrieren sich auf die Aufgaben, die sich überschauen lassen. Und das sind meistens Projekte, die direkt ihren Bereich oder ihre Abteilung betreffen. Zur Umsetzung der Unternehmensziele lässt sich auf diese Weise nur mit viel Glück beitragen.

Versäumnisse drohen

Foto: Fotolia/Vege

Dazu ein praktisches Beispiel: Ein Mitarbeiter aus dem Labor eines neu hinzugekauften Unternehmens beschwerte sich bei seinem Vorgesetzten, dass die herkömmlichen Probenröhrchen von den neu aufgestellten Laborrobotern nicht gefasst werden können. Der wandte sich umgehend an den Einkauf der Mutterfirma, um die passende Röhrchen zu bestellen. Zufällig bekam ein Teammitglied der dortigen IT das mit - und schaltete sofort: Neu installierter Roboter, das heißt: Einbinden ins Firmennetz, Installation der Software etc., und das möglichst schnell.

Der IT-Fachmann und sein Chef machten sich nun daran, den Produktionsablauf des neuen Labors an den des Mutterkonzerns anzupassen. Nur diesem Zufall und dem Mitdenken des Mitarbeiters ist es zu verdanken, dass es nicht zu Inkonsistenzen kam. Dabei wären solche Situationen mit durchgängiger Kommunikation vermeidbar gewesen. Aber oft genug sind die Unternehmensziele bereits auf der operativen Ebene kaum oder gar nicht bekannt. Sie tauchen nur in Präsentationen oder Memos auf, die ausschließlich für die oberste Führungsriege bestimmt sind.

Empfehlung: Nach Schema F vorgehen

Bei der Ableitung der Ziele aus der Unternehmensstrategie sollte die Geschäftsführung methodisch vorgehen: Es gilt, die Ziele so genau wie möglich zu definieren und anschließend zu kommunizieren. Als Methode dafür dient beispielsweise das "Smart"-Prinzip (siehe gleichnamigen Kasten): Die Ziele sollten spezifisch, messbar, angemessen, realistisch und terminierbar sein. In Meetings mit den jeweils Verantwortlichen können sie anschließend klar weitergegeben und auf der zuständigen Ebene in Projekte umgewandelt werden.