Facilities Management ist tot, es lebe Outsourcing" - so läßt sich die derzeitige Situation im Bereich Facilities Management (FM) charakterisieren. Tatsächlich handelt es sich bei Outsourcing jedoch um ein Konzept, das seinen Ursprung im FM hat und ihm nun seinerseits mit zusätzlichen Funktionen zunehmende Bedeutung verschafft.
Seitdem Computer für kommerzielle Zwecke eingesetzt werden, gibt es auch einen Markt für RZ-Dienstleistungen. In den 60er und 70er Jahren boten diese Dienste hauptsächlich DV-Servicebüros an.
Die Anwendungsprogramme der meisten Unternehmen waren nur unzureichend integriert, so daß ein Teil des betrieblichen Verarbeitungsaufkommens extern verarbeitet werden konnte. Die Unternehmen sorgten damit während vorhersehbarer Spitzen-Produktionsphasen für eine Entlastung der innerbetrieblichen DV-Abteilungen.
Außerdem griffen viele Rechenzentren bei Entwicklungsprojekten, die mit intern verfügbaren Ressourcen nicht bewältigt werden konnten, auf DV-Servicebüros zurück. Mitte der 70er Jahre wurde das Dienstleistungsprinzip der Servicebüros erweitert. Seitdem kommen externe Ressourcen in den verschiedensten Bereichen der betrieblichen Informationsverarbeitung zum Einsatz.
Nutzung externer technischer Ressourcen
Die immensen Kosten für die Datenverarbeitung haben die DV-Abteilungen der Unternehmen zunehmend in das Blickfeld des Interesses rücken lassen. Immer wieder taucht dabei die Frage auf, ob sich nicht Kosten durch externe Auftragsvergabe reduzieren lassen.
DV-Leiter haben sich mittlerweile daran gewöhnt, eine Kostenanalyse vorlegen zu müssen, die die internen Verarbeitungskosten mit denen alternativer Verfahren vergleicht, die entweder extern oder bei externer Verantwortlichkeit auf dem Betriebsgelände durchgeführt werden. Ausschlaggebend für diese Vergleichsanalysen ist die Besorgnis der Unternehmensspitzen, ob die Investitionen in Informationssysteme auch den gewünschten Return of Investment erzielen.
In den Chefetagen werden dabei andere kostensenkende Unternehmensstrategien ins Felde geführt, die als Vorbild für eine ähnliche Entwicklung im betrieblichen DV-Bereich dienen sollen: Darunter fallen beispielsweise Güterfertigung im Ausland, die Herstellung von Druckerzeugnissen außer Hause, die Zulieferindustrie etc. So fragt sich heutzutage bereits manche Unternehmensleitung, ob ähnliches nicht auch für die eigenen DV-Aktivitäten möglich ist.
Das als Outsourcing bezeichnete Konzept stellt eine von mehreren Möglichkeiten dar, die Kosten der Datenverarbeitung zu senken. In der Form, in der sich Outsourcing 1990 präsentiert, kann es am treffendsten als Nutzung externer technischer Ressourcen - im weitesten Sinne - umschrieben werden.
Der Begriff selbst entstand aus der Vermischung der beiden englischen Wörter Outside und Resource Outsourcing umfaßt sowohl die Systemintegration als auch alle Arten der Professional Services. Dazu zählen Dienstleistungen wie Beratung, Bedarfsanalyse, Systemkonzeption, Schulung, Auftragsprogrammierung und Facilities Management. Während Schulung oder Auftragsprogrammierung breit akzeptierte Formen des Outsourcing darstellen, erhält das Facilities Management im Rahmen der Outsourcing-Debatte eine Rolle, die weit über das bisher übliche hinausgeht
Facilities Management bedeutet die Beauftragung eines externen Dienstleisters mit der Entwicklung, Implementierung und kontinuierlichen Durchführung der Datenverarbeitung eines Unternehmens. Die Aufgaben der FM-Gesellschaft gehen dabei oftmals weit über die eines bloßen RZ-Betrieb hinaus. Häufig obliegt dem Externen die Verantwortung für die gesamte Informationsverarbeitung, einschließlich der taktischen und strategischen Planung sowie unter Umständen der Finanzkontrolle (zumindest bis zu einem gewissen Grad).
Hierbei ist zwischen externem und internem Facilities Management zu unterscheiden Beim externen FM wickelt der Anbieter die DV in eigenen Rechenzentren und mit eigenen Mitarbeitern ab. Beim internen FM hingegen übernimmt die FM-Gesellschaft die operative und strategische Kontrolle über das RZ des Anwenders. Dies umfaßt im allgemeinen auch die Entscheidungsbefugnis über die RZ-Komponenten bis hin zur Steuerung der Software-Abteilung des Anwenders.
Gegebenenfalls werden die DV-Experten des Anwenders sogar Angestellte des FM-Unternehmens. Dieser letzte Schritt bringt eine ganze Reihe von Vorteilen mit sich, ist jedoch in Deutschland aufgrund des bestehenden Arbeitsrechts nur in Einzelfällen durchzusetzen.
Kontinuierliche Pflege des Kerngeschäfts
Von Herstellerseite wurden schon vor einiger Zeit auf internationaler Ebene die Motive untersucht, die Anwender dazu bewegen, ihre Datenverarbeitung in die Hand Dritter zu geben. Der wesentliche Grund für die Entscheidung zum Outsourcing im allgemeinen und zum Facilities Management im besonderen war bei allen Unternehmen die zu erwartende Kosteneinsparung.
Für solche Unternehmen stellt sich häufig nicht die Frage, ob sie sich die vorhandene DV "leisten" können oder nicht. Vielmehr lautet die Überlegung, ob sich das Kapital eines Unternehmens nicht sinnvoller anlegen läßt als im DV-Bereich Investitionen im Kerngeschäft eines Unternehmens bringen überwiegend eine wesentlich höhere Rendite als DV-Investitionen. Zudem ist natürlich die kontinuierliche Pflege des Kerngeschäfts für die Wettbewerbs- und damit Überlebensfähigkeit von zentraler Bedeutung.
Das gilt in dieser Form aber nicht für die DV. Andernfalls müßten die meisten Unternehmen auch eigene Druckereien, Kfz-Leasingfirmen, Werbeagenturen etc. unterhalten. Auch diese außerhalb des Kerngeschäfts liegenden Aktivitäten werden durchweg an Externe vergeben. Es bietet sich somit an, dieses Modell auf die Datenverarbeitung zu übertragen.
Wie eine Untersuchung der Sema Group gezeigt hat, ist FaciIities Management in Einzelfallen auch eine Lösung für Schwierigkeiten in der internen Datenverarbeitung. Die DV-Landschaft erreicht oftmals Komplexitätsgrade, die vom Unternehmen selbst nicht mehr beherrschbar sind. Ein typisches Beispiel hierfür stellen Unternehmensübernahmen dar, die die DV-Leitung häufig vor praktisch unlösbare Probleme stellen.
Der hohe Kapitalbedarf für die Übernahme läßt keinen finanziellen Spielraum für eine umfassende DV-Sanierung. Hier schafft die Verlagerung auf eine externe FM-Gesellschaft Abhilfe: Der Kapitalbedarf reduziert sich, die Kosten werden kurzfristig gesenkt und bleiben langfristig vergleichsweise niedrig. Die unmittelbare Kosten- und Investitionsersparnis stellt - neben der Konzentration der Ressourcen auf das Kerngeschäft - ein Hauptargument für Outsourcing dar.
Indes bringt die Verlagerung nach draußen auch langfristig eine Reihe wichtiger Vorteile. So sichert sich der Anwender durch FM im allgemeinen auch den Einsatz moderner Verarbeitungsumgebungen. Die FM-Gesellschaft versorgt ihn in angemessenem Maße kontinuierlich mit neuer Technologie. Hierbei spielt auch das Thema Mixedvendor-Umgebungen eine wichtige Rolle.
Für einen Anwender ist eine gemischte DV-Umgebung mit Rechnern, etwa von IBM Siemens, Unisys, Digital Equipment und Hewlett-Packard stets mit hohen Koste verbunden: bei der Software-Entwicklung, Wartung, Operating und Mitarbeiterausbildung. Im Zuge des Aufkommens neuer Technologien und der Fusions- und Akquisitionswelle entstehen indes immer mehr Mixed-vendor-Umgebungen.
Für FM-Anbieter ist die Unterhaltung von gemischten DV-Landschaften wesentlich einfacher - sie können die höheren Kosten auf ihren breiten Kundenstamm verteilen. Den Vorteil hat der Anwender: Auf ihn kommt nur ein Bruchteil der Kosten zu, die er bei Eigen-DV tragen müßte.
Die Investitions- und Kostenfragen werden also nicht nur kurzfristig und einmalig gelöst, sondern auch langfristig. Hier bei ist nicht nur an Hard und Software zu denken, sondern auch an die Ausbildung der Mitarbeiter. Die langfristige Kostenplanung wird durch Facilities Management somit besser einschätzbar.
Die Kontrolle über die eigene DV geht verloren
Outsourcing und insbesondere die weitergehenden Formen des Facilities Management bringen dem Anwender nicht nur Vorteile, sondern bergen auch eine Reihe von Risiken in sich. Wohl am gravierendsten ist der Verlust der unmittelbaren Kontrolle über wichtige betriebliche DV-Aufgabenbereiche.
Das ist besonders problematisch, wenn ein Hardwarehersteller mit Aufgaben des Outsourcing betraut wird. Hier darf man wohl ohne weiteres eine gewisse Neigung zur eigenen Hardware unterstellen. Hardwareneutraler und damit eher im Sinne des Anwenders können unabhängige Software- und Serviceunternehmen Facilities Management betreiben. Dies dürfte übrigens einer der Gründe für den relativ geringen direkten Erfolg von IBM im FM-Markt sein.
In Frankreich hat der Mainframe-Hersteller dies wohl auch erkannt und erste Konsequenzen gezogen. So hat er sich dort mit der Sema Group und zwei Banken zusammengeschlossen, um gemeinsam die FM-Gesellschaft Axone zu betreiben. Dieses Modell könnte unter den Hardware-Anbietern Schule machen.
Einen anderen Problemkreis stellt die Schnittstelle zwischen Anwender und FM-Gesellschaft dar. Hierzu gehören Themen, wie die gemeinsame Nutzung von Ressourcen, Fehlerbehebung und - besonders wichtig - Datensicherheit. Anwender, die über Facilities Management nachdenken, sollten sich klarmachen, daß Lösungen in diesem Bereich konkreter Konzepte bedürfen. Allerdings verfügen die großen FM-Anbieter über langjährige Erfahrungen in eben diesem Gebiet: der Gestaltung der Schnittstelle zum Anwender.
Hat ein Unternehmen sich einmal für die Methode des Outsourcing zur Erledigung der DV-Aktivitäten entschieden dürfte der Schritt zurück allerdings schwierig sein.
Die Wahl des geeigneten Partners ist also von elementarer Bedeutung. Empfehlenswert ist ein international agierendes großes Software- und Serviceunternehmen, das frei von Bindungen an Hardwarehersteller arbeitet.
Die finanzielle Größe und Stabilität eines Facilities-Management-Anbieters ist deshalb so wichtig, weil sich im FM-Geschäft kein schneller Profit erzielen läßt, sondern nur ein langfristiger, beständiger Cashflow. Das erfordert Durchhaltevermögen.
Beträchtliche Ersparnis für den Kunden
Was die Rentabilität der externen Dienste angeht, so lassen sich mit einem 100-MIPS-Rechner die DV-Aufgaben von fünf Kunden erledigen, deren Verarbeitungsaufkommen beispielsweise jeweils eine Rechenleistung von 20 MIPS beansprucht. Der Anbieter der externen DV-Leistung zahlt aber nur für eine Softwarelizenz, ein Rechenzentrum und einen Mitarbeiterstab von Systemprogrammierern. Auf fünf Kunden verteilt, ergibt sich hieraus eine beachtliche Gewinnmarge, verbunden mit einer beträchtlichen Kostenersparnis für den Kunden.
Drei Kostenfaktoren müssen bei einem Vergleich der für eine bestimmte Verarbeitungsleistung (hier 20 MIPS) von einem Unternehmen zu veranschlagenden Kosten berücksichtigt werden.
Zum einen wird die interne Erledigung der DV-Aufgaben, zum anderen die Beauftragung eines externen Anbieters zugrundegelegt. Die drei Kostenfaktoren sind das Rechenzentrum, die Systemprogrammierung und die Software.
Am attraktivsten ist FM für Großunternehmen
Die externen Anbieter dieser Dienste rechnen auch künftig mit einem drastischen Anstieg der Softwarepreise. Zudem werden künftig weniger Fachkräfte verfügbar sein, die die komplexen Rechenzentren der Zukunft betreiben können. Aus diesen Gründen verspricht der Einstieg in den Facilities-Management-Markt im kommenden Jahrzehnt nicht nur einen beachtlichen Cash-flow, sondern auch eine gesicherte technologische Plattform.
Untersuchungen haben ergeben, daß Facilities Management für solche Unternehmen am attraktivsten ist, die Umsätze in einer Größenordnung zwischen 600 Millionen und zwei Milliarden Mark erzielen. Es hat sich gezeigt, daß bei Erreichen der 600-Millionen-Umsatz-Schallmauer der Unternehmensführung bewußt wird, daß größere Investitionen in das betriebliche Informationssystem vonnöten sind, um die DV zu einem strategischen Wettbewerbsvorteil werden zu lassen.
Unternehmen mit einem Umsatzvolumen von mehr als zwei Milliarden Mark haben allem Anschein nach in ihrem DV-Bereich bereits die für sie kosteneffizienteste Alternative realisiert.
Aber auch einige der großen Unternehmen erwägen derzeit die gezielte Vergabe von bestimmten DV-Aufgabenbereichen an Facilities-Management-Anbieter, um sich so größere Investitionen für neue Anwendungsprogramme zu ersparen.
Eine wesentliche Stütze des FM-Marktes bilden Unternehmenskäufe und - übernahmen. Außerdem steht einem Unternehmen, das sich mit Expansionsabsichten trägt und bereits eine adäquate DV-Einrichtung aufweist, durch die Entscheidung für Facilities Management eine größere Kapitalreserve zur Verfügung, die dem Kerngeschäft nur förderlich sein kann.
Das Marktforschungs-Institut Input beziffert den europäischen Markt für Facilities Management auf rund 580 Millionen Dollar im Jahr 1989. Für 1993 erwarten die Auguren ein Volumen von 1,1 Milliarden Dollar. Das entspricht einer durchschnittlichen jährlichen Zuwachsrate von immerhin 17 Prozent.
Die Post verbessert die Rahmenbedingungen
In Deutschland ist die Nachfrage nach Facilities Management relativ gering. Das hängt zum einen sicherlich mit der überwiegend konservativen Einstellung bundesdeutscher Unternehmensleitungen zusammen. Hier erscheint es oftmals noch als "Abenteuer", die Wettbewerbsvorteile versprechende Datenverarbeitung einem externen Unternehmen zu überantworten.
Diese Situation könnte sich ändern. So wirkt sich bereits jetzt die Deregulierung des deutschen Telecom-Marktes seit Juli dieses Jahres positiv auf die FM-Nachfrage aus. Die Kosten für die Datenfernübertragung waren nämlich bislang in Deutschland deutlich höher als in anderen europäischen Ländern.
Für Facilities Management stellt die Telekommunikation jedoch ein unabdingbares Rückgrat dar; schließlich sind Endbenutzer und Rechenzentrum bei FM oftmals geographisch voneinander getrennt. Mit der hiesigen Liberalisierung werden die Kosten für Leitungsbenutzung (DFU) und Netzwerk-Services sinken, wie dies im europäischen Ausland bereits passiert ist.
Man kann festhalten, daß eine Vielzahl von Faktoren darauf hindeutet, daß Facilities Management im Laufe der 90er Jahre auch in Deutschland eine solide Nachfrage erfahren wird. Den "Motor" dieser Entwicklung stellen Überlegungen in Sachen Outsourcing dar, die von immer mehr Unternehmen angestellt werden.