Bis vor kurzem waren lange Laufzeiten für die Eingangsrechnungen bis zur abschließenden Verbuchung im SAP-System bei Eurocopter an der Tagesordnung. Zudem fehlte dem Hersteller ziviler und militärischer Hubschrauber ein tagesaktueller Überblick über die Kreditorenrechnungen. Abhilfe soll nun eine neue Invoice-Management-Lösung schaffen, an die 2008 die Standorte Donauwörth, Marignane und Albacete angebunden wurden.

Den Betrieb übernimmt als Shared Service Center der ebenfalls in Donauwörth ansässige Dienstleister Schätzl Druck & Medien. Sämtliche Rechnungen werden von ihm aufbereitet, gescannt, OCR-gelesen, klassifiziert, validiert, mit den Bestelldaten von SAP verglichen und exportiert. Herzstück der Systemumgebung ist die Erfassungssoftware "Doxis Capture" des ECM-Software-Anbieters SER. Hinzu kommt für die automatische Klassifikation und Extraktion der Eingangsrechnungen die Invoice-Management-Lösung Doxis Invoicemaster.

Verkürzte Laufzeiten

Eurocopter stellt dem Dienstleister die SAP-Daten für die Validierung täglich aktuell zur Verfügung. Schätzl übergibt die Daten nach der Erfassung über eine sichere Verbindung an das SAP-System von Eurocopter und legt sie in einem elektronischen Archiv ab. Auf die Rechnungslesung durch den Dienstleister folgt die Rechnungsprüfung innerhalb des SAP-Systems. Dieser Vorgang wird über den SAP- Business-Workflow gesteuert, der die von Schätzl übergebenen Daten den Eurocopter-Mitarbeitern zur Prüfung zuführt.

Schon kurz nach der Systemeinführung seien 50 Prozent aller Rechnungen von der Datenerfassung bis zur Buchung im SAP-System vollautomatisch verarbeitet worden, so Eurocopter. Das habe die Laufzeiten erheblich verkürzt und die Buchhaltung entlastet. (as)