Vom 1.Januar 1999 bis zum 31.Dezember 2001 tritt elf europäischen Landeswährungen ein zweites Zahlungsmittel gleichberechtigt zur Seite.Der Euro ist damit mehr als eine weitere Devise.Denn statt der bisher üblichen Direktkonvertierung zu anderen Währungen gibt es demnächst das Prinzip der Triangulation (siehe Grafik).Dabei wird jede Fremdwährung zunächst in Euro und dann erst in die jeweilige Landeswährung umgerechnet.
Hinzu kommt, daß Finanzbuchhaltungssysteme die vom Europäischen Währungsinstitut vorgegebenen Rundungsregeln einhalten müssen.Darüber hinaus gibt es eine ganze Reihe weiterer Veränderungen: zum Beispiel die Datenein- und -ausgabe sowohl in Euro als auch in nationalen Währungen oder für den "Drill down" historischer Daten zwecks Vorjahresvergleich.Dabei dürfen nach der Umstellung Landeswährung und Euro nicht vermischt beziehungsweise nach Gusto verwendet werden.
Die sogenannte Doppelwährungsphase bringt alles andere als monetäre Beliebigkeit.Deutsche Behörden werden zum Beispiel bei Umsatzsteuer-Voranmeldungen oder bei Bilanzprüfungen zunächst weiter in Mark arbeiten, während vielerorts die Unternehmensrechnung in Euro läuft.Darüber hinaus ist die direkte Verfügbarkeit der "alten" Währung für die Kommunikation mit anderen Unternehmen, die noch nicht auf die neue Rechnungseinheit umgestellt haben, von Vorteil.
Allein wegen der vom 1.Januar 1999 bis zum 31.Dezember 2001 bestehenden Triangulationspflicht sind Änderungen in Fibu-Systemen erforderlich.Damit verbunden muß die DV die vorgeschriebenen Rundungsregeln beherrschen.
Der Euro steht in einem festen Wechselkurs zu den Währungen der teilnehmenden Länder.Dieser besteht aus insgesamt sechs Zahlen - egal ob vor oder nach dem Komma -, die nicht gerundet werden dürfen.Zum Beispiel ist es nicht möglich, 1 EUR gleich 6,12345 FRF auf den Wert 6,124 zu runden.
Das Europäische Währungsinstitut hat gleichwohl ein System für logische Rundungen zur Vorschrift gemacht.Diese Rundungsregel ist immer anzuwenden, wenn über den Euro in eine Währung eines Teilnehmerlandes konvertiert wird, zum Beispiel USD in FRF oder FRF in DEM etc.
Demnach sind Beträge, die gleich oder größer als 0,5 sind, auf- und Zahlen kleiner als 0,5 abzurunden.Länder, die zur Zeit von dieser Regel abweichen, sind zur Umstellung aufgefordert.
Die Regel betrifft allerdings nicht die Konvertierung in oder aus Währungen von Ländern, die nicht der Europäischen Währungsunion angehören. Rundungsverfahren in anderen Zusammenhängen, zum Beispiel bei Tageszinsen für Überziehungskredite, gelten weiter.
Die Konvertierung mittels Triangulation über den Euro besteht aus drei Schritten:
-Konvertierung der Fremdwährung in Euro, wobei der Euro-Betrag auf drei Dezimalstellen zu runden ist, und zwar nach der oben beschriebenen logischen Rundungsmethode;
-Konvertierung des Resultats in die Landeswährung;
-Runden dieses Betrages in Landeswährung, in Deutschland auf zwei Dezimalstellen, und zwar ebenfalls nach der logischen Rundungsmethode.
Das sieht dann zum Beispiel bei der Konvertierung von 250000 französischen Franc in Mark (mit fiktiven Kursen) so aus:
1.FRF 250000,00 : 6,45863 = EUR 38707,899;
2.EUR 38707,899
1,92573 = DEM 74 540,962;
3. gerundet = DEM 74540,96
Neben den gesetzlichen Vorgaben für Rundung und Triangulation gibt es für die Finanzbuchhaltung eine Reihe von Anforderungen.Diese sind zwar nicht Vorschrift, machen aber die Finanzbuchhaltung flexibler, schneller, folglich kostengünstiger und können dadurch Wettbewerbsvorteile bringen.
Viele dieser Anforderungen erfüllen Finanzbuchhaltungssysteme mit mehreren Basiswährungen durchaus.Da sich Rechnungen in der Übergangszeit entweder in Euro oder der Landeswährung stellen lassen, bringt ein solches Finanzbuchhaltungssystem, das die eingegebenen Daten automatisch in die jeweils andere Währung konvertiert und auch speichert, Vorteile.
So verringert sich der Aufwand für das Ausziffern offener Posten.Werden zum Beispiel bei Ausgangsrechnungen die Beträge von Landeswährung in Euro konvertiert, sind die Zahlungseingänge in Landeswährung optisch schwerer den Rechnungen zuzuordnen.Wenn sich nicht aufgrund von Zahlengleichheit auf einen Blick zum Beispiel Ausgangsrechnungen und Zahlungseingänge einander zuordnen lassen, ist ein zeitraubendes Suchen der Rechnungs- oder Referenznummer notwendig.
Außerdem kann sich ein Unternehmen durch eine automatische Konvertierung der eingegebenen Daten flexibel den Währungswünschen seiner Geschäftspartner anpassen.Hat zum Beispiel eine Firma bereits komplett auf den Euro umgestellt und erhält eine Lieferantenrechnung in Mark, so wird dieser Rechnungsbetrag in Euro konvertiert.In Gesprächen wird sich dieser Lieferant jedoch auf den Mark-Betrag berufen.Es ist dann vorteilhaft, wenn der konvertierte Betrag auch in der originalen Rechnungswährung verfügbar ist.
Ebenso wichtig wie die automatische Währungskonvertierung ist das automatische Erkennen von Rundungsdifferenzen, die sich beim Ausziffern ergeben.Auch wenn der Unterschied nur einen Pfennig ausmachen sollte, muß dieser Betrag ausgebucht werden, und zwar nicht unter Skonto oder Teilzahlung, sondern unter Rundungsdifferenz auf ein separates Euro-Konto.
Bei sehr großen Unternehmen mit zahlreichen Transaktionen wie zum Beispiel Banken oder Versicherungen können diese Rundungsdifferenzen Millionenbeträge ausmachen.Daher ist es wichtig, daß vor allem große Unternehmen mit einer Finanzbuchhaltungs-Software arbeiten, die in der Lage ist, diese Rundungsdifferenzen automatisch zu erkennen und auf ein eigenes Euro-Konto auszubuchen.
Ohnehin Änderungen an Schnittstellen nötig
Das Accounting-System sollte auch den unternehmensinternen Zahlenfluß problemlos ermöglichen.Wird zum Beispiel die Finanzbuchhaltung auf den Euro umgestellt, während vor- und nachgelagerte Systeme noch mit Landeswährung arbeiten, sind alle Beträge, die von einem vorgelagerten System in die Finanzbuchhaltung gelangen, vor der Buchung in Euro zu konvertieren.Umgekehrt sind Beträge aus der Finanzbuchhaltung, zum Beispiel Ist-Zahlen für die Planung, gegebenenfalls in Landeswährung umzurechnen.Das macht Änderungen der Schnittstellenprogramme erforderlich.
Die Rechtslage erfordert zwei Währungen
Um Vorjahresvergleiche zu ermöglichen, ist es sinnvoll, auch historische Daten in Euro darzustellen.Dabei kann es die Rechtslage erforderlich machen, bestimmte historische Daten in der Landeswährung anzugeben, zum Beispiel die Gewinn- und Verlustrechnung.
Für Steuerprüfungen müssen die Beträge jedenfalls in der Landeswährung parat sein.Eine in Landeswährung erstellte Bilanz läßt sich nicht durch einzelne Euro-Beträge belegen, nur weil die Euro-Umstellung in diesem Unternehmen bereits stattgefunden hat.Hier hat ein System mit mehreren Basiswährungen eine deutliche Stärke, da alle Beträge immer in Euro und Landeswährung verfügbar sind.
Einfache sogenannte mehrwährungsfähige Systeme können die Anforderungen nicht uneingeschränkt erfüllen.In einem Mehrwährungssystem läßt sich ein Beleg in jeder Deviseneinheit buchen.Dieser Beleg wird dann anhand einer Kurstabelle in die Basiswährung, zum Beispiel Euro, konvertiert.Der Betrag ist dann sowohl in Beleg- als auch in Firmenwährung gespeichert.Damit kann man problemlos in einer Devise, nämlich in der Firmenwährung, abrechnen, was bisher den Ansprüchen genügte.
Die alternative Ausgabe von Beträgen in Landesgeld oder Euro ist jedoch im Mehrwährungssystem nur durch punktuelle Erzeugung der zweiten Währung möglich. Wenn die Landeswährung die Mark, Basis- oder Firmenwert der Euro und Belegdevise der Franc ist, dann ist der Betrag in Franc und Euro verfügbar.Der Betrag in Landeswährung wäre gegebenenfalls, zum Beispiel bei einer Steuerprüfung, berichtsmäßig zu erzeugen.Die vom Prüfer verlangte Zahl ist in diesem Fall nämlich nirgends gespeichert.
Die Bewertung von Mehrwährungs- und Mehrbasiswährungs-Systemen hängt von den Anforderungen im Unternehmen ab beziehungsweise von seiner Verflechtung mit dem Außenhandel.Auch sind bisher noch nicht alle gesetzlichen Bestimmungen getroffen.Für ein Mehrwährungssystem ist insgesamt ein höherer Umstellungsaufwand zu erwarten als für ein System mit mehreren Basiswährungen.
Umstellung & Steuern
Mit dem Hinweis, ein Zögern bei der Euro-Einführung könnte auch steuerliche Abschreibungsmöglichkeiten verspielen, hat sich Integrata an kleine und mittelgroße Firmen gewandt.
Anders als in anderen Euro-Ländern haben 60 Prozent aller mittelständischen deutschen Unternehmen sich noch nicht einmal Gedanken über die Umstellung auf die neue Währung gemacht.Dabei sollten bei ihnen nach Ansicht der Münchner Unternehmensberatung "schon längst die Alarmglocken läuten".Auch ohne Exportinteressen könne sich eine Firma "ganz schnell ins Abseits manövrieren". Denn die Großindustrie wird früh in Euro abrechnen.So spricht Siemens von einem Ende der "Schonzeit" ab Oktober 1999.
Berater Robert Grünwald weist daraufhin, daß es jetzt noch möglich ist, einen Teil der Kosten auf den Fiskus abzuwälzen.Diese müssen allerdings rechtzeitig als Erhaltungsaufwand, Betriebsausgaben oder Werbungskosten steuerlich geltend gemacht werden.Ebenso lassen sich über sogenannte Anspar-Abschreibungen für kleine und mittelgroße Betriebe steuermindernde Rückstellungen bilden.
Angeklickt
Daß der Euro mehr als eine zusätzliche Fremdwährung und deshalb eine Herausforderung für DV-Systeme in der Finanzbuchhaltung ist, zeigt allein die gesetzliche Vorgabe der "Triangulation", nach der bei der Umrechnung in die Währung eines Euro-Teilnehmerlands immer der Zwischenschritt über den Euro zu gehen ist.Je mehr Automatismen eine Finanzsoftware enthält, desto einfacher das Rechnungswesen, desto übersichtlicher die Bilanz, desto problemloser und damit günstiger die Umstellung.Der Beitrag erklärt, welchen Anforderungen eine Euro-fähige Finanzsoftware genügen muß.
Thorsten Pinnau ist International Account Manager bei der Coda GmbH in Germering.