Der Blick auf die gesamte Unternehmensgruppe
Betrachtet man die Unternehmensgruppe von außen, erscheinen die Warenbewegungen zwischen den Unternehmen unter einem ganz neuen Aspekt. Der Weg der Waren vom Materiallieferanten durch die verschiedenen Unternehmen einer Gruppe bis zum Kunden macht deutlich, wo lokal anzupassen ist.
Ein Artikel, zum Beispiel ein Bauteil, das im einen Unternehmen hergestellt und an ein anderes Unternehmen geliefert und verkauft wird, behält bei diesem Handel zwar seine Artikelnummer, wechselt aber sein "Wesen". Im produzierenden Unternehmen steht es nach Abschluss des Produktionsauftrags in der Buchhaltung auf dem Bestandskonto "Fertigerzeugnisse". In dem Unternehmen, an das es geliefert wird, gilt dieser Artikel als "Einkaufsteil" oder "Handelsware", und ein Sachbearbeiter bucht ihn auf das dafür eingerichtete Bestandskonto (diese Differenzierung ist schon aus fiskalischen Gründen erforderlich). Bei dieser Transaktion ändert der Artikel natürlich auch den Wert, mit dem er jeweils "zu Buche" schlägt, denn der Standardpreis (Bewertungspreis) des produzierenden Werks ist meistens ein anderer als der Einkaufspreis des empfangenden Werkes.
Sind unterschiedliche Kurstypen vorgesehen?
Die Kontierung ("Kontenfindung") in den Buchhaltungen einer Unternehmensgruppe sollte deshalb aus der Sicht der Gruppe, also der Zentrale, gesteuert werden. Eine rein lokal orientierte Kontenfindung kann zu Friktionen führen, wenn man zum Beispiel die Warenbestände der gesamten Gruppe betrachten will.
In internationalen Unternehmensgruppen überschreitet der Warenaustausch auch Staatsgrenzen. Dabei kann - wenn eines der Länder nicht zur EU gehört - eine Währungsumrechnung notwendig sein. Innerhalb einer Gruppe lässt sich vereinbaren, dass die möglichen Währungsschwankungen unberücksichtigt bleiben und mit einem festen Umrechnungskurs gerechnet wird. Schon bei der Auswahl eines ERP-Systems oder der Finanzbuchhaltung sollten Firmen darauf achten, ob für die Währungsumrechnung verschiedene "Kurstypen" angeboten werden, einer beispielsweise für den "Geldkurs" und einer für den "Intercompany-Kurs".
Um die Übersicht zu behalten, verwenden die meisten Manager einfache Tabellen. Besonders gut für die Übersicht über mehrere Unternehmen eignen sich die Konten, denn jede Buchhaltung ist nichts weiter als eine Tabelle. Legt man die Kontenpläne mehrerer Gesellschaften nebeneinander, entsteht ein wichtiges Steuerungsinstrument für eine Unternehmensgruppe, ein Referenzkontenplan.
Bei der Aufstellung eines "Gruppenkontenplans" kommt es darauf an, sich auf die wesentlichen Konten zu beschränken, die etwas über die "Aktiva" und "Passiva" der gesamten Gruppe aussagen. Zur Lokalisierung eines ERP-Systems sollte das gesamte Projektteam zumindest über das Vorhandensein eines Kontenplans Bescheid wissen und auch darüber, dass alle Warenbewegungen eine Buchung auf einem oder mehreren Konten erzeugen.