Video für alle Mitarbeiter
Foto: Harald Karcher
Tele-Präsenz-Studios um die 300.000 Euro können selbst größere Firmen oft nur fürs obere Management anschaffen. Mittelständler, Kleinbetriebe, Home-Office-Worker, Freiberufler und Abertausende normaler Mitarbeiter in großen Firmen dürfen sich derweil auf Cloud-Video-Meeting-Dienste direkt für den Arbeitsplatz freuen: Dafür werden einfach nur vorhandene PCs und Laptops mit Mikrofon und WebCam nachgerüstet, sofern sie das nicht eh schon eingebaut haben.
Einige Cloud-Meeting-Dienste wie Microsoft Skype und Google Hangouts sind kostenlos. Profi-Angebote wie Cisco WebEx, Microsoft Lync und Citrix GoToMeeting kosten einige Dutzend Euro pro Monat und Gastgeber. Hinzu kommen Kosten für einen halbwegs schnellen PC oder Laptop, für eine gute WebCam und für ein Headset.
Auch diese kleine Variante der Audio-Video-Kommunikation per Cloud steht im Verdacht, die Produktivität der Mitarbeiter zu erhöhen. Sie erlaubt spontane Meetings, von Arbeitsplatz zu Arbeitsplatz, ohne Stress, Reisekosten oder langer Anreise - ganz im Sinne einer guten Work-Life-Balance.
Im Vergleich zu eingesparten Reisezeiten und Reisekosten sind Material und Cloud-Abo-Kosten kaum der Rede wert. Ganz zu schweigen von der erhöhten Reaktions-Schnelligkeit, von virtuellen Teambildungen und von mehr Flexibilität in der Ansprache von Kunden, Partnern und Kollegen.
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Von Unified Communications & Collaboration (UCC) spricht man, wenn Audio (meist Stimmen), Video (meist Gesichter) und Bildschirminhalte (Daten und Applikationen) direkt von Arbeitsplatz zu Arbeitsplatz in Echtzeit übertragen und geteilt werden. Beim Bildschirminhalt kann entweder der gesamte Desktop, oder nur der Inhalt eines bestimmten Programm-Fensters übertragen werden. Das UCC-Terminal kann ein stationärer PC mit Mikrofon und Webcam sein, neuerdings auch ein Smart-TV-Fernsehgerät mit Quad-Core-CPU samt Android, Kamera und Skype ab Werk, oder auch mobile Geräte wie Laptops, Tablets oder Smartphones mit scharfen Video-Displays.
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Gastgeber und Moderator
Foto: Harald Karcher
Wie im echten Leben gibt es auch bei virtuellen UCC-Konferenzen einen Gastgeber, der zum Gespräch einlädt, und einen Moderator, der die Gäste begrüßt, das Meeting steuert, die Agenda einhält, und am Schluss abmoderiert. Je größer die virtuelle Gruppe, desto wichtiger ist eine gute Moderation für einen effektiven Verlauf.
Aufzeichnung aller Inhalte
Viele UCC-Cloud-Dienste bieten eine Aufzeichnungsoption für den Audiostream und für die übertragenen Bildschirminhalte. Der Videostream wird aber nicht von allen Diensten aufgezeichnet, weil dadurch gewaltige Datenmengen zusammen kommen. Außerdem wollen nicht alle Mitarbeiter für alle Ewigkeit in High-Definition aufgezeichnet werden.
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Vorteile des Recordings sieht Anton Döschl von Cisco etwa bei Schulungen, die später aus der Konserve bei Bedarf am PC wiederholt werden können. So können verhinderte Teilnehmer verpasste Meetings später ganz oder in Auszügen am PC betrachten. Selbstverständlich muss das Recording vor Beginn der Konferenz aus Gründen des Schutzes der Privatsphäre der Teilnehmer und aus Datenschutzgründen angekündigt werden. Zudem werde den Teilnehmern durch ein Symbol signalisiert, dass ein Recording stattfindet, so Döschl.
Dem Manager zufolge kann mit WebEx, aber auch mit der Cisco Telepresence-Lösung, jedes Meeting per Knopfdruck aufgezeichnet werden. Gespeichert werden alle Inhalte, wie Audio, Video und die geteilten Daten, sprich Präsentationen, Applikationen, Excel, Word, et cetera, was immer an Inhalten über Desktop-Sharing geteilt wird. Sprache braucht im Schnitt 30 MB Speicherplatz pro Stunde, 720p-Video dagegen 987 MB: Das ist das 33-Fache. Video ist ein Speicher- und Bandbreiten-Fresser.
Viel mehr als bunte Videobilder
So ein Web-Collaboration-Tool birgt große Rationalisierungs-Chancen, erhöhte Reaktionsfähigkeit, aber auch enorme Gefahren für die Datensicherheit in sich, wenn externe Mitarbeiter nach entsprechender Freigabe durch den Klick einer Maus auf interne Rechner in der Zentrale zugreifen können. Das ist viel mehr, als nur mal eine schöne, bunte Videokonferenz, bei der man sieht, wer gerade mal wieder wie schön geschminkt oder wie gut rasiert ist. Die auf den ersten Blick eher harmlos wirkende Collaboration-Komponente hat es in sich, denn wer von extern die Kontrolle über Maus und Tastatur eines internen Mitarbeiter-PCs bekommt, kann damit vielleicht viel Gutes, aber sicher auch viel Blödsinn anstellen.
Rund 8,4 Millionen Deutsche nutzen regelmäßig Videokommunikation. Auch im Bewerbungsprozess setzen Unternehmen immer häufiger auf Videotechnologie, um Kandidaten zu interviewen. Die Präsentation per Video hält für Bewerber jedoch einige Fallstricke bereit. Die Experten von LifeSize zeigen auf welche Punkte Bewerber besonders achten sollten.- 1. Sich auf die Begrüßung vorbereiten
Anders als beim Gespräch vor Ort können Bewerber bei einem Termin über Video länger an ihrem ersten Eindruck feilen. Bei den meisten Videokonferenzsystemen ist der Bildausschnitt flexibel einstellbar. So können Kandidaten noch vor dem Gespräch entscheiden, ob sie in Detail- oder Ganzkörperdarstellung zu sehen sein wollen. - 2. Auf seriöse Kleidung und einen neutralen Hintergrund achten
Ein Bewerber im Jogginganzug und dreckige Wäsche im Bild hinterlassen keinen guten Eindruck. Personaler sehen Chaos in der Wohnung oft als Zeichen dafür, dass der Kandidat seine Aufgaben im Job auch nicht sorgfältig erledigt. Bewerber sollten daher auf einen neutralen Hintergrund und seriöse Kleidung achten. - 3. Für einen glänzenden Auftritt – Multimedia für sich nutzen
Viele Bewerber konzentrieren sich darauf, die Fragen der Personalverantwortlichen zu beantworten. Aber auch hier gilt: Personaler bewerten es als positiv, wenn Bewerber Flipcharts oder Powerpoint-Präsentationen zur Selbstpräsentation einsetzen. Es lohnt sich, während eines Videointerviews Dokumente über Instant Messanger, E-Mail oder die Videokonferenz-Software selbst an die Gesprächspartner weiterzuleiten bzw. zu teilen. - 4. Präsent bleiben – solange das rote Lichtlein brennt
Viele Videosysteme nehmen im 170-Grad-Winkel auf. Sie liefern einen guten Einblick in den Raum der Interviewpartner. Daher sollten Bewerber sich nie unbeobachtet fühlen: Auch wenn Bewerber in einem Videogespräch niemanden auf dem Bildschirm sehen, könnten Personaler sie weiterhin beobachten. - 5. Software mit Freunden testen
Nicht zuletzt kann die Technik dem Bewerber einen Strich durch die Rechnung machen. Schlechte Tonqualität und ein verpixeltes Bild schaden jedem noch so professionellen Auftritt. Daher sollte der Bewerber einen Testlauf mit einem Freund starten. So kann er feststellen, ob der Straßenlärm im Hintergrund stört und wie er sein Gerät ausrichten muss.
Also Vorsicht bei dessen Einsatz! Das Web-Collaborating erfordert Mitarbeiter, die genau wissen, was sie tun, wenn sie externe Mitarbeiter ganz legal an ihre internen Rechner heran lassen. Dagegen ist das bunte Nur-Video-Conferencing geradezu harmlos: Da sieht man "nur" Gesichter, Wandkalender, Papierstapel und vielleicht ein paar Blümchen auf dem Sideboard, aber keine wirklich unternehmenskritischen Daten wie beim echten Web-Collaborating.