Von einiger Zeit sollte kurzfristig die Kreditorenbuchhaltung auf unsere EDV-Anlage übernommen werden. Die Möglichkeit der Eigenprogrammierung entfiel wegen

- nicht ausreichender Programmierkapazität,

- fehlendem Grundwissen der Fachabteilung über EDV,

- Überlastung des Organisationsbereiches.

Zudem dürfte es unbestritten sein, daß wirklich gute Buchhaltungssysteme auf dem Markte sind.

Bei der Kostenbetrachtung schieden bereits viele angebotene Pakete als zu teuer aus. Weitere kamen nicht in Betracht, da sie nicht in Cobol (oder in Neat/3 für unsere NCR-Century-200) geschrieben waren oder aber nicht im Source-Deck ausgeliefert werden konnten.

So kamen nur vier Pakete in die engere Wahl, die folgende zusätzliche Anforderungen erfüllen mußten:

- ein Abrechnungssystem mit gleich zeitiger Verarbeitungsmöglichkeit für mehrere Firmen,

- mehr als eine Bank je Firma und Verarbeitungsgang mit Wechsel durch Limitvorgabe (heute werden im Durchschnitt für unsere Hauptfirma in einem Abrechnungsgang Überweisungen über drei Banken ausgeführt),

- Zahlung auch an abweichenden Zahlungsempfänger; das heißt Rechnungsaussteller und Geldempfänger sind nicht identisch (Einkaufsgenossenschaft, Factoring-Bank).

Kein Anbieter hatte alle diese Anforderungen unseres Hauses - die doch wohl nicht so außergewöhnlich sind - bereits in seinem Angebot. Drei weitere Anbieter schieden dann deshalb aus, weil die Anpassungskosten (in der Spitze fast 200% des Listenpreises) von uns getragen werden sollten. Lediglich ein Hamburger Rechenzentrum war bereit - ohne Mehrkosten - alle geforderten Zusätze in ihr Buchhaltungspaket einzubauen. Der Gesamt-Anpassungsaufwand war zu unterteilen in:

- Ausstanzen des Source-Decks, da die Programme beim Anbieter nur auf NCR-655 Platten vorlagen; bei einem befreundeten Unternehmen wurden die Programme von, Platte auf Band übernommen und bei NCR in Augsburg auf NCR-657 Platten überspielt. Beim EBV in Eschweiler wurden dann von den Platten die Lochkarten ausgestanzt.

- Anpassung an unsere Hardware da das Buchhaltungspaket für eine 16K-Century-100-Anlage konzipiert war, paßten wir alle Dateien und Abläufe an unsere Anlage an. Wir listeten alle Programme auf und tauschten dann vor dem ersten Compilerlauf die entsprechenden Karten aus

- Anpassung an unsere Organisation. Diese Arbeit übernahm - wie schon ausgeführt - der Anbieter.

Insgesamt handelte es sich um zirka 40 Programme. So wird verständlich, daß wir drei Wochen brauchten, bis alles lief. Die Anpassung an unsere Hardware und an unsere organisatorischen Anforderungen brauchte eben Zeit.

Fremdsoftware erzwingt Kompromisse

Bei der Einrichtung der Kreditorenkonten mußten wir Rücksicht nehmen auf unsere bisherige EDV-Organisation. Wir mußten einen Kompromiß finden, da das Buchhaltungspaket von sequentieller Verarbeitung ausging (eine Änderung steht bevor), während wir bisher mit Direktzugriffsdateien arbeiteten. Die neuen Kreditoren-Kto. - Nummern bestehen aus der bisherigen Lieferanten-Nr. mit einem Präfix aus Buchhaltungskontengruppe und der Firmennummer! Der Änderungsdienst wird nur durch die Buchhaltung gesteuert; die Lieferantendatei wird maschinell aus dem Buchhaltungskonten-Stammsatz gepflegt.

Wir begannen mit der Übernahme einer Firma und haben inzwischen zwei weitere Firmen unserer Gruppe einbezogen. Dies bringt uns inzwischen Probleme mit den verschiedenen Überweisungs- und Scheckformularen. Vielleicht stellen wir demnächst auf neutrale Formulare um - eine Möglichkeit, die in den Programmen vorgesehen ist.

Überhaupt gibt es im Programmpaket noch eine ganze Reihe von Möglichkeiten, die wir bisher noch nicht ausnützen, weil

- keine direkte Einsparung zu erreichen ist,

- der Anpassungsaufwand unserer Organisation zu groß ist,

- der Organisationsbereich personell nicht ausreichend besetzt ist.

Buchhaltungskraft eingespart

Mit der laufenden Pflege und Anpassung des Buchhaltungsprogrammpaketes sind wir recht zufrieden. So werden nach und nach alle Programme auf ANS-Cobol umgeschrieben. Jeder allgemein einsetzbare Verbesserungsvorschlag wird aufgegriffen und realisiert.

Großen Anklang bei unseren Lieferanten fand auch ein von uns geschriebenes Programm, das auf diverse Buchhaltungsdateien zugriff. Für eine Saldenabstimmung gaben wir unseren Lieferanten nicht nur den Saldo, sondern jeden einzelnen offenen Posten mit Rechnungs-Nummer und Datum auf, was die Abstimmung wesentlich erleichterte. Zum Schluß noch ein Wort zu den Kosten:

- Die Einmal-Lizenzgebühr war geringer als das Jahresgehalt einer Buchhaltungskraft, die eingespart wurde.

- Die Eigenprogrammierung wäre nur an Personalkosten mindestens doppelt so hoch gekommen; zudem war unser Anpassungsaufwand wirklich gering (die Compiler- und Testkosten wollen wir vernachlässigen, da sie bei Neuprogrammierung bestimmt noch höher gewesen wären).

- Die Wartungskosten für das System sind bescheiden.

Fazit: Wenn alle angebotenen Softwarepakete dem Anwender so viele Vorteile bei wirklich minimalen Kosten bringen würden, so gäbe es bestimmt mehr Fremdsoftware im Einsatz !

* Hermann Engstler ist EDV-Leiter bei der Firma Werner Schulze, Kiel.