Was tun, wenn der Software-Anbieter prüft?

CW: Die Lizenzmodelle großer Anbieter von Business Software standen immer wieder in der Kritik: Intransparenz, fehlende Flexibilität und Knebelung der Kunden wurden moniert. Inwiefern gehen die Anbieter von Software-Lösungen für Lizenz- und Software Asset Management hier mit gutem Beispiel voran?

Böhler: Vor allem dadurch, dass wir unsere eigenen Lösungen nutzen und selbst nach den Kriterien arbeiten, die wir unseren Kunden bei der Definition ihrer Lizenz-Management-Prozesse empfehlen.

Drews: Durch eine klare, einheitliche und leicht nachvollziehbare Abrechnung auf Basis der Clients, die mit unserer Lösung verwaltet werden.

CW: In welchem Umfang sind Einkauf und Fachabteilungen am Software Asset Management beteiligt?

Böhler: Idealerweise zu je 50 Prozent der Einkauf und die technische Seite. Der Hauptfehler vieler Unternehmen in der Vergangenheit lag darin, dass die Beschaffung im Sinne des Lizenz- oder Software Asset Managements nicht nachvollziehbar war.

Drews: Darüber hinaus muss das Senior Management das Thema unterstützen. Ansonst besteht die Gefahr, dass man vielleicht mal über die Prozesse redet, doch die Investition in die nötigen Werkzeuge aufgeschoben wird.

Böhler: Anders ausgedrückt: Erst bei Unbehagen auf oberster Ebene gibt es ein Projekt.

CW: Apropos Unbehagen: Wie sollten Anwender mit dem Thema Audit umgehen?

Drews: Zunächst mal sollten sie die Möglichkeit eines Audits zum Gegenstand ihrer Überlegung machen, bevor ein Hersteller sie dazu auffordert. Die Anwender müssen sich Frage stellen, wie sie denn im Fall des Falles die benötigten Informationen beschaffen. Wer darauf eine klare Antwort hat, ist mit großer Wahrscheinlichkeit gut vorbereitet. Dann ist es nur wichtig, regelmäßig die Probe aufs Exempel zu machen. Auch ein klar definierter und dokumentierter Prozess nützt nichts, wenn am Ende das Ergebnis nicht stimmt, weil sich in der Zwischenzeit wesentliche Parameter geändert haben.

CW: Und wenn man wirklich unvorbereitet überrascht wird?

Böhler: Unbedingt die Ruhe bewahren, offen mit dem Anbieter sprechen und das Ergebnis des Audits abwarten. Wer Lizenzen zukaufen muss, weiß nach dem Audit wenigstens genau, wie viele.