Keine Communication und Collaboration ohne Plan

Erfolgsfaktoren für eine erfolgreiche UCC-Strategie

Vito Lo Verde ist seit 15 Jahren in internationalen Voice over IP Projekten erfolgreich tätig. Zu seinen Schwerpunkten gehören Providermanagement,  Projektmanagement, Transformation und Outsourcing.
Eine erfolgversprechende Strategie für Unified Communication & Collaboration ist für jedes Unternehmen von großer Bedeutung. Um beides mit geringen Problemen und auch geringem Widerstand der Mitarbeiter einführen zu können, sind die folgenden Erfolgsfaktoren von enormer Bedeutung.

Die wichtigste Grundlage einer erfolgreichen UCC-Strategie bildet eine umfassende Analyse der eigenen Unternehmensstrategie. Jede UCC-Lösung muss vollständig an die Bedürfnisse und Anforderungen eines Unternehmens angepasst werden. Dabei legt jeder Nutzer auf andere Elemente der UCC-Lösung seinen Fokus. Aus diesem Grund müssen die implementierte Lösung sowie die übergeordnete Unternehmensstrategie optimal zusammenpassen.

Egal ob am Schreibtisch gegenüber oder auf einem anderen Continent. UCC-Anwendungen sollen eine einfache Kommunikation und Zusammenarbeit der Mitarbeiter ermöglichen.
Egal ob am Schreibtisch gegenüber oder auf einem anderen Continent. UCC-Anwendungen sollen eine einfache Kommunikation und Zusammenarbeit der Mitarbeiter ermöglichen.
Foto: everything possible - shutterstock.com

In der Regel wird die Unternehmensstrategie vom Management festgelegt. Aus diesem Grund sollte das Management sich auch im Vorfeld auf eine einheitliche UCC-Strategie einigen. Diese Strategie wird anschließend im gesamten Unternehmen etabliert und ermöglicht eine deutlich bessere Zusammenarbeit und Kommunikation der Mitarbeiter. Sowohl die Kommunikationsmedien als auch die verwendete Technik werden vollständig an die Arbeitsweise und die Ziele der Unternehmensstrategie angepasst.

Tiefgreifende Erfassung der Bedürfnisse

Neben der Ausrichtung der UCC-Lösung auf die Unternehmensziele sollte ein Unternehmen ebenfalls an die Nutzbarkeit der zu etablierenden Lösung denken. Aus diesem Grund ist es überaus wichtig, die Bedürfnisse der eigenen Mitarbeiter hinsichtlich der Kommunikation und der Kollaboration vollständig zu erfassen.

Die eigenen Mitarbeiter stellen einen wichtigen Teil des UCC-Projektes dar. Nach der Implementierung der Lösung werden es schließlich die Mitarbeiter sein, die tagtäglich die integrierte Lösung nutzen werden. Aus diesem Grund müssen die Mitarbeiter frühzeitig in die Planung sowie die Konzeption der UCC-Lösung eingebunden werden. In der Regel können viele der Angestellten wertvolle Anregungen und Hinweise geben, um die Nutzbarkeit der UCC-Lösung bereits zu Beginn sicherzustellen.

Ausführliche Beobachtung des Marktes

Sowohl die technischen Möglichkeiten als auch die Märkte selbst entwickeln sich fortwährend weiter. Die Möglichkeiten einer UCC-Lösung werden sogar von drei unterschiedlichen Märkten beeinflusst. Dabei handelt es sich um den Hardware-, Software- und den Kommunikationsmarkt. Nur durch eine ausführliche Beobachtung dieser drei Märkte können die aktuellen technischen Möglichkeiten identifiziert werden, die für eine UCC-Lösung in Betracht gezogen werden sollen.

Die große Herausforderung besteht jedoch darin, jene Lösungen auszuwählen, die für das eigene Unternehmen am besten geeignet sind. Neben Softphone- und Deskphone-Lösungen kann ebenfalls VoIP in Ihrem Unternehmen integriert werden. Bei VoIP handelt es sich um eine Kommunikationstechnologie, die das Telefonieren über das Internet ermöglicht. Dabei wird nicht länger eine Telefonleitung, sondern ausschließlich eine Internetleitung benötigt.

Ausarbeitung von Entscheidungsgrundlagen

Als Entscheidungsträger wird man dadurch zum einen mit den Bedürfnissen und Anforderungen der eigenen Mitarbeiter und zum anderen mit den auf dem Markt befindlichen Lösungen konfrontiert. Im nächsten Schritt müssen Lösungskombinationen gefunden werden, die mit den vorhandenen Lösungen eine bestmögliche Abdeckung der Anforderungen erreichen.
Nicht immer ist es möglich, sämtliche Anforderungen der Mitarbeiter vollständig zu erfüllen. Einige auf dem Markt befindliche Lösungen sind nicht mit anderen Lösungsansätzen kombinierbar. Aus diesem Grund muss eine Kombination von Technologien gefunden werden, welche die wichtigsten Anforderungen der Mitarbeiter abdeckt.

Phasenweise Einführung mit umfassendem Anwendertraining

Um eine erfolgreiche Einführung einer UCC-Lösung zu gewährleisten sollten Sie auf eine phasenweise Vorgehensweise setzen. Dadurch führen Sie die Implementierung der UCC-Lösung sowohl in den unterschiedlichen Abteilungen als auch in den verschiedenen Standorten nacheinander durch.

Diese Vorgehensweise führt zu einigen erheblichen Vorteilen. Auf diese Weise werden Unzulänglichkeiten sowie Probleme bei der Implementierung bereits in einem frühen Stadium erkannt und können umgehend ausgebessert werden. Die Erkenntnisse im Bereich der Fehlerbehebung führen zu einem Learning, das auf das gesamte Vorhaben angewendet werden kann. Dadurch kann eine besonders effektive und erfolgreiche Implementierung einer UCC-Lösung ermöglicht werden.