RPA-Governance

Erfolgsfaktor "RPA-Unit"

24.04.2019
Von   IDG ExpertenNetzwerk


Mario Smeets ist als Management-Berater für Banken und Versicherer tätig. Einer seiner Schwerpunkte liegt im Bereich Prozessmanagement und -automatisierung. Bei DCP Deutsche Consulting Partner verantwortet er den Bereich Process Management Practice. Der Autor ist Master of Business Administration mit Schwerpunkt Management of Financial Institutions und Master of Science der Wirtschaftswissenschaft. 
Erst die Etablierung einer zentralisierten Organisationseinheit, die den RPA-Einsatz verantwortet, ermöglicht die volle Potenzialausschöpfung der Technologie.

Viele Veröffentlichungen beschäftigen sich mit den Grundlagen von Robotic Process Automation (der sogenannten "RPA-Technologie") und erläutern deren Funktionsweise und Nutzenpotenziale. Einige wenige beschäftigen sich mit den Risiken, die der Einsatz von RPA mit sich bringen kann, wie beispielsweise eine Vernachlässigung dringend erforderlicher (Prozess-) Anpassungen in den Kernanwendungen. Aber nahezu nirgendwo lassen sich konkrete Hinweise und Empfehlungen zur Schaffung adäquater Rahmenbedingungen für eine nachhaltige Nutzung der Technologie im Linienbetrieb finden.

"Die Schaffung einer RPA-Governance ist Erfolgsfaktor einer jeden nachhaltigen RPA-Implementierung."
"Die Schaffung einer RPA-Governance ist Erfolgsfaktor einer jeden nachhaltigen RPA-Implementierung."
Foto: Alexander Supertramp - shutterstock.com

RPA-Governance - unternehmensweite Rahmenbedingungen für RPA

Solche Rahmenbedingungen können gesamtheitlich als RPA-Governance bezeichnet werden. Diese definiert unter anderem die strategischen Leitlinien für den Einsatz von RPA, schafft Vorgaben für Fachkonzeptionen und Organisationsanweisungen und sichert ein nachhaltiges RPA-Wissensmanagement. Einer der relevantesten Bestandteile der RPA-Governance ist außerdem die Schaffung einer Organisationseinheit, die sich um Betrieb und Weiterentwicklung der RPA-Technologie im eigenen Unternehmen kümmert: Die RPA-Unit.

Beschäftigt sich ein Unternehmen erstmals mit der Nutzung von RPA, erfolgen erste Implementierungen im Regelfall in (Pilot-) Projekten. Wie die Erfahrung aus vielen Praxisfällen zeigt, gehen Verantwortung für Betrieb und Umsetzung zusätzlicher Automatisierungen im Anschluss nicht immer in die Linie über - oft bleiben die RPA-Projekte in ihrer Projektstruktur über Jahre bestehen.

Etablierung der RPA-Unit als Kernaufgabe der RPA-Governance

Dieser Übergang in die Linie sollte jedoch schon in einem frühen Stadium der RPA-Nutzung angestrebt werden. Idealerweise gleich nach Abschluss eines (positiv verlaufenen) Pilotprojekts und der Entscheidung, RPA langfristig und umfassend im Unternehmen nutzen zu wollen. Denn dieser Übergang…

  • schafft klare Verantwortlichkeiten;

  • sichert Ressourcen, die insbesondere für den RPA-Betrieb (also den Produktionsbetrieb) notwendig sind;

  • transferiert das erforderliche Know-how ins Unternehmen;

  • vereinheitlicht Vorgehensweisen und Standards;

  • schafft Akzeptanz, insbesondere in den Fachbereichen, die häufig Nutzer der Technologie sind.

Spätestens im Zeitpunkt der Verantwortungsabgabe durch das Projektteam muss die RPA-Unit als aufnehmende Instanz bestehen, während andere Governance-Bestandteile auch durchaus erst im Anschluss geschaffen werden können. Das Aufsetzen der RPA-Unit zählt deshalb zu den Kernaufgaben der RPA-Governance.

Aufgaben der RPA-Unit: Potenzialhebung und Betriebssicherung

Die Aufgabenbereiche der RPA-Unit lassen sich in zwei Schwerpunkte unterteilen.

  1. Die Hebung neuer Automatisierungspotenziale.

  2. Die Sicherstellung des täglichen RPA-Betriebs.

Der erste Aufgabenbereich beinhaltet unter anderem folgende Themen:

  • Laufende Prozess-/ Potenzialidentifikation

  • Prozessaufnahme

  • Prozessanpassung

  • RPA-Prozessentwicklung

  • Testing und Freigaben

Der zweite Aufgabenbereich umfasst beispielsweise:

  • Sicherstellung des produktiven RPA-Betriebs

  • Annahme und Umsetzung von Anpassungsbedarfen der RPA-nutzenden Bereiche

  • RPA-Controlling

  • Fehler-Handling

  • Release-Management

  • Usw.

In einem nächsten Schritt lassen sich diese Aufgaben einzelnen Mitgliedern der RPA-Unit oder aber anderen direkt/ indirekt beteiligten Bereichen zuordnen.