Will man allgemeingültige Regeln für die Entscheidung über die Anwendung der Datenfernverarbeitung und ihre möglichst günstige Auslegung in Unternehmen aufstellen, so ist es angebracht, in mehrere ineinander übergehende Ebenen einzuteilen, deren Bedeutung für die Datenfernverarbeitung im Einzelfall unterschiedlich groß ist.
Die erste dieser drei Ebenen ist die Arbeitsteilung in einem Unternehmen oder einer Behörde. Der Dualismus der zentralen oder dezentralen Bearbeitung verliert mit der Datenfernverarbeitung an Bedeutung. Allgemein tritt eine echte Neuverteilung der Arbeiten in Richtung Dezentralisation ein. Natürlich ist auch eine Arbeitsteilung denkbar, die in Richtung größerer Zentralisation geht. Das ist abhängig von der bisherigen Organisation. Waren Filialen oder Zweigwerke bisher selbständig, so kann es günstiger sein, die Datei und die sie behandelnden Programme zentral zu fuhren und den Filialen nur Auskunft und Ein-/Ausgabe über Datenfernverarbeitung zu überlassen. Für eine zentralisierte EDV spricht, daß die EDV-Kosten wesentlich langsamer steigen als die EDV-Leistung. Darüber hinaus wird mit der zentralen auch eine einheitliche Verarbeitung sichergestellt. Zusammenfassend kann zur ersten Betrachtungsebene gesagt werden, daß sie eine Neukonzeption der Arbeitsteilung zwischen Zentrale und Außenstelle ermöglicht
Die zweite Betrachtungsebene betrifft den Arbeitsablauf. Durch die Datenfernverarbeitung wird sichergestellt, daß der Sachbearbeiter direkt die nötigen Unterlagen erhält. Zeitaufwendige Bemühungen, die Unterlagen zu vervollständigen, entfallen. Durch den Dialog mit der Zentrale fällt eine Bearbeitung in zeitlich auseinanderliegenden Schritten weg und damit eine mehrfache Einarbeitung verschiedener Personen für einen einzigen Fall. Laufzeit und reine Bearbeitungszeit werden verkürzt.
Über Statistik und Auskunftsprogramme ist jederzeit eine Überwachung der Arbeitsabläufe sowohl in Summe als auch im Einzelfall möglich. Wenn nötig, kann eingegriffen werden" oder aber Erkenntnisse für eine Verbesserung des Arbeitsablaufes können gewonnen werden.
Die dritte Betrachtungsebene betrifft die EDV-Planung. Die geschickte, weitschauende Planung des Verfahrens entscheidet darüber, ob die in den ersten beiden Betrachtungsebenen erkannten Vorteile der -Datenfernverarbeitung kostengünstig realisiert werden können. Zur besseren Übersicht wird das Verfahren in mehrere Teile aufgetrennt
1. Teil: Fragen zur Planung vor Ort: Soll jeder Sachbearbeiter ein Terminal erhalten? Soll es nur eine Datensichtstation sein oder eine Datensichtstation mit langsamem Drucker? Wie ist die Funktion des Terminals mit dem Arbeitsablauf zu harmonisieren? Soll es eine kleine oder eine große Datensichtstation sein? Wird Komfort, wie beispielsweise Blättern, kompliziertes Löschen oder Überschreiben bestimmter Teile, benötigt? Wie steht es mit den Methoden der Datensicherung? Wie schnell müssen die verwendeten Drucker sein? Ist ein Formulareinzugschacht notwendig? Wie können die Geräte miteinander kombiniert werden? Zusammengefaßt: Wie sehen das Gerät und der Arbeitsablauf am Gerät aus? Ist das neue Verfahren kostengünstig und änderungsfreundlich sowie erweiterungsfähig? Ist die Fehleranfälligkeit gering?