Am Begriff Enterprise-Content-Management (ECM) scheiden sich die Geister. Unternehmen assoziieren verschiedene Dinge mit ihm, und eine klare Einordnung und Abgrenzung zu anderen Anwendungsgebieten fällt aufgrund der vielen Einsatzmöglichkeiten und Techniken schwer (siehe auch "Wo bleibt das papierlose Büro?". Folgt man der Definition der AIIM (Association for Information and Image Management International), des internationalen Dachverbandes für ECM, steht der Begriff für Techniken, Werkzeuge und Methoden, mit denen sich elektronische Inhalte erfassen, verwalten, speichern, aufbewahren und bereitstellen lassen. Kernfunktionen einer Lösung für ECM beziehungsweise Dokumenten-Management sind nach Ansicht des Marktforschungs- und Beratungsunternehmens Techconsult aus Kassel solche für Check-In/Check-Out, Versions-Management, Suchen und Navigieren, virtuelle Akten sowie für eine digitale Archivierung.

Doch selbst diese Basisfunktionen sind heute erste bei einer Minderheit der deutschen Anwenderunternehmen im Einsatz. Diese bestätigte jetzt eine Umfrage von Techconsult unter rund 2200 Firmen mit zwischen 20 und 999 Mitarbeitern. Von diesen gaben lediglich 200 an, ein ECM-Basissystem zu nutzen. Innerhalb dieser Gruppe hatte nur ein Viertel der Vertreter aus dem gehobenen Mittelstand (laut Techconsult Unternehmen mit zwischen 500 und 999 Mitarbeitern) eine entsprechende Lösung. Grundsätzlich lasse sich aber erkennen, dass der Anteil der IT-Budgets, der auf entsprechende Projekte entfällt, stetig bis stark wachse.