ECM in der Legal-Industry

Enterprise Content Management ist Anwalts Liebling

11.09.2012
Von David Schmoldt

ECMS sorgen für Ordnung

Moderne ECMS integrieren sich nahtlos mit Outlook und Exchange und können beliebige Dokumenttypen aufnehmen. Hinzu kommen Add-On Module um Content über Browser oder auf dem Blackberry oder Offline auf dem Notebook verfügbar zu machen. Auch die Erweiterung in ein Extranet, um den gesichertem Zugriff für Mandanten zu ermöglichen, haben diese Systeme im Griff. Interessanterweise werden heutzutage meist weder die mobile Integration noch die Extranet-Erweiterung umfangreich von den Sozietäten genutzt. Die Sicherheitsbedenken, insbesondere bei einer Extranet-Erweiterung, sind kaum zu überwinden. Schließlich kann mit einem einzigen Mausklick ein Dokument versehentlich ins Extranet übertragen und weltweit zugänglich gemacht werden.

Eine komplexe Transaktion, wie ein M&A-Deal kann aus tausenden von Dokumenten bestehen. Hinzu kommen unzählige Emails, die Informationen und Anlagen in jedweder Form enthalten. Dabei sollen Emails nur einmal abgelegt werden, auch wenn diese an mehrere Teammitglieder gleichermaßen adressiert waren. Zudem sollen alle Emails erkennbar der richtigen Akte zugeordnet sein und nicht in irgendeinem Postfach in Vergessenheit geraten. Und das möglichst automatisiert oder zumindest durch wenige Mausklicks ohne aufwendige Nacharbeit.

Idealerweise werden alle Quellen konsistent und zusammen an einem Ort in einer für die Beteiligten nachvollziehbaren Struktur zusammen gehalten. Der Bestand der so genannten digitalen Akte soll zudem in den weltweit verteilten Standorten einer Sozietät und den gleichermaßen verteilten Teammitgliedern zugänglich gemacht werden. Volltextsuche und Metadatensuche über alle Dokumente und Dokumenttypen sind dabei selbstverständlich.