Vom File-System über DMS zum ECM
In den 90er Jahren gab es wohl kaum ein Unternehmen ohne einen umfangreichen Dokumentenbestand auf dem File-System. Das berüchtigte X-Laufwerk - X steht für einen beliebigen Laufwerksbuchstaben, wie G, H, etc. - diente in der Vergangenheit oft als alleiniger Ablageort für Office-Dokumente. Wirtschaftssozietäten wählten zumeist eine einfache hierarchische Struktur nach Mandant und Akte. Dokumente erhielten je nach Anwender mehr oder weniger sinnvolle Namen. Einheitliche Standards konnten im Grunde nicht durchgesetzt werden.
Neben dem File-System wurden Dokumente zusätzlich per Email in Exchange gespeichert und dort in einer persönlichen Ordner-Struktur abgelegt, dabei vielfach dupliziert und teilweise sogar im Sinne eines Archivs archiviert. Nicht selten gab und gibt es Postfächer, die weit mehr als die von Microsoft empfohlene Maximalgröße von zirka 2 GB besitzen und über 10 GB oder mehr Speicher beanspruchen.
Um dem Chaos Herr zu werden begannen einige Sozietäten ein Profiling der Office-Dokumente einzuführen. Das funktionierte zumeist über mittels VB-Macros programmierte Dialoge, die beim Öffnen oder Speichern in den Dokument-Metadaten Informationen wie Mandantenname beziehungsweise Akten-ID hinzufügten und den jeweiligen Dokumenten eindeutige Dateinamen zuwiesen. Allerdings ließen sich hiermit nur selbst erstellte Dokumente strukturiert ablegen. Dokumente, die per Email empfangen wurden, oder Emails an sich, wurden mit diesen Werkzeugen nicht erfasst. Da der Email-Verkehr gegen Ende der 90er Jahre dramatisch im Volumen zugenommen hat, war für die großen Kanzleien der Schritt in Richtung Enterprise-Content-Management-Systeme (ECMS) nicht mehr weit.
- Spezifische Bedarfsanalyse
Eine spezifische Bedarfsanalyse sollte am Anfang eines jeden Informations- und Dokumentenmanagement-Prozesses stehen. Heutzutage haben auch kleinere und mittelständische Unternehmen mit explodierenden Informations- und Datenmengen zu kämpfen. Für Verantwortliche ist es nicht immer leicht, den Überblick zu behalten, und die wichtigen Informationen so zu archivieren, dass alle schnell zugreifen können und gesetzliche Richtlinien befolgt werden. - Sicherheit
Auf der zweiten Stufe der Dokumentenpyramíde verortet Iron Mountain die Sicherheit. Diese ist während des gesamten Dokumentenmanagement-Prozesses von zentraler Bedeutung. Die Daten sollten stets sicher und auffindbar sein - ob bei der Lagerung, Digitalisierung oder Archivierung. Laut Iron Mountain kann ein externer Dienstleister helfen, mehr Sicherheit zu gewährleisten. - Hybridlösungen
Auf die dritte Stufe der Pyramide stellt Iron Mountain Hybridlösung. Bei diesen werden die Dokumente kostensparend ausgelagert und an ihrem Aufbewahrungsort digitalisiert. So können Unternehmen Schwierigkeiten umgehen, die daraus resultieren, dass Daten in digitaler und nicht-digitaler Form, in verschiedenen Formaten und an unterschiedlichen Orten aufbewahrt werden. - Ortsunabhängiger Zugriff
Der schnelle Zugriff aller Mitarbeiter auf die von ihnen benötigten Dokumente bildet die vierte Stufe der Dokumentenpyramide. Wurden die Informationen ausgelagert, helfen Dokumenten-Scans und Management-Tools dabei, den Zugriff sicherzustellen - unabhängig davon, wo sich die Mitarbeiter befinden. - Dokumentenmanagement-Lösung
Die fünfte Stufe und damit den Gipfel der Dokumentenverwaltung stellen laut Iron Mountain Dokumentenmanagement-Lösungen. Diese sollen vor allem in großen Unternehmen den Informationsprozess steuern. Mithilfe solcher Management-Lösungen können Berechtigungen, Zuständigkeiten und Benutzerrollen genau festgelegt werden. Damit wird ein hohes Maß an Sicherheit gewährleistet. Auch erfüllen Dokumentenmanagement-Lösungen die Anforderungen an gesetzeskonforme Indizierung, Klassifizierung sowie Archivierung und Vernichtung von Dokumenten.