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Dokumente zu bearbeiten und zu verwalten, ist neben der Zeiterfassung und Abrechnung der wichtigste Kernprozess in einer Wirtschaftssozietät. Eine Großkanzlei hortet nicht selten einen Dokumentenbestand von mehreren Millionen Dokumenten. Da digitale Unterlagen selten gelöscht beziehungsweise archiviert werden, wachsen die Datenberg meist unaufhaltsam an. Schriftsätze werden erstellt, per Mail an den Mandanten oder die Gegenpartei versendet und in der Regel mehrfach, bis hin zu einer finalen Version, überarbeitet.
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Häufig finden auf diesen Wegen Konvertierungsprozesse wie zum Beispiel die Umwandlung in PDF oder auf Papier für den Fax-Versand statt. Um PDF-Dokumente weiter bearbeiten zu können, werden diese oft mit Hilfe von geeigneten Tools von Spezialanbietern dann wieder in ein Word-Dokument zurück konvertiert. In einem weiteren Schritt gilt es darüber hinaus, regelmäßig Versionsvergleiche vorzunehmen, um Änderungen in umfangreichen Vertragswerken sofort erkennen zu können. Auch hier sind meist spezielle Lösungen wie zum Beispiel die Produkte von Workshare im Einsatz, die dem in Microsoft Word bereits enthaltenen Dokumentenvergleich überlegen sind. Ausschließlich auf Papier vorliegende Schriftsätze werden gescannt und mittels OCR-Schrifterkennung wiederum als bearbeitbare Word-Dokumente in die Kanzleiprozesse eingestellt. All diese Abläufe machen deutlich, wie vielfältig die Prozesse rund das Management von Dokumenten in Kanzleien sind und vor welchen Herausforderungen die Verantwortlichen stehen, diese Prozesse effizient und vor allem rechtssicher abzuwickeln.