xBeim Versand per Post fallen dabei pro Rechnung durchschnittliche Kosten von bis zu zwei Euro an - zusammengesetzt aus Kosten für Ausdruck, Kuvertierung, Porto, Arbeitszeit und Lagerung auf der Empfängerseite. Für Marc Landefeld ist das Schnee von gestern. Denn der Geschäftsführer des Unternehmens stellte auf elektronischen Rechnungsversand um. Landefeld entschied sich für die Signaturfamilie Digiseal des Berliner Unternehmens Secrypt GmbH. Diese Lösungen für den elektronischen Rechungsversand ermöglichen den rechtskräftigen Ausdruck elektronisch signierter Dokumente. Der Digiseal-Server versieht bei Landefeld die rund 600 täglichen Rechnungen des Unternehmens mit einem zweidimensionalen Barcode, der alle steuerrelevanten Rechnungsangaben inklusive Signatur und Signaturzertifikat speichert. "Viele unserer Kunden können oder wollen sich noch kein elektronisches Archivierungssystem leisten. Sie können mit unserer Lösung aber die Rechnungen auf elektronischem Wege empfangen und den beweisbar rechtsverbindlichen Ausdruck wie gewohnt in ihrem Archiv ablegen", so Landefeld. Die Empfänger können die per E-Mail übermittelten Rechnungen jederzeit mit der kostenlosen Prüfsoftware Digiseal Reader (Download unter www.secrypt.de) inklusive GDPdU-konformer Prüfdokumentation einfach verifizieren.

Für Landefeld war ein weiteres Kriterium entscheidend: Da der Digiseal-Server auch die PDF-Signatur gemäß Adobe-Standard unterstützt, können derart signierte PDF-Dokumente zusätzlich mit dem Adobe Acrobat Reader überprüft werden. "Neben der Effizienzsteigerung unserer internen Prozesse steht bei uns auch der Kundennutzen im Vordergrund. Und mit der Lösung machen wir unseren Kunden den Übergang zur elektronischen Rechnung so einfach wie möglich", sagt Landefeld. (he) n