"Die Zeiteinsparung in der Befundung ist ganz enorm", sagt der leitende Oberarzt Hartmut Bauer vom Klinikum Ludwigshafen. Heute finden die Ärzte des Großkrankenhauses die Befunde aus den Instituten unmittelbar in der elektronischen Patientenakte und müssen nicht mehr ständig hinter den Laborkräften hertelefonieren. Auch die Schwestern und Pfleger können mit der neuen Software effizienter arbeiten. Marion Maasch von der Pflegedienstleitung in Ludwigshafen: "Bisher war eine Pflegekraft durchschnittlich eineinhalb von acht Stunden pro Tag mit der Dokumentation und Administration beschäftigt. Dieser Anteil lässt sich um 60 Prozent reduzieren." Demnach können die Pflegekräfte etwa eine Stunde pro Arbeitstag für Dokumentation und Verwaltung einsparen und für die eigentliche Aufgabe - die Pflege der Patienten - nutzen.
Doch wie kam es überhaupt zur Einführung der elektronischen Patientenakte im Klinikum der Stadt Ludwigshafen? Und welche Erfahrungen machten IT-Fachleute und Mediziner beim Rollout der Software? Die Geschichte von vorne:
Bereits vor der Jahrtausendwende kam von der Leitung des Hauses der Anstoß, die medizinische Dokumentation zu modernisieren. Das Großklinikum mit 980 Betten, rund 2700 Mitarbeitern und "Maximalversorgung" hatte 1995 die Verwaltungsprozesse mit SAP R/3 und der Branchenkomponente IS-H perfektioniert. Nun war die Zeit reif, um die Kliniken und Institute mit moderner IT auszustatten und auch hier Rationalisierungspotenziale auszuschöpfen. Ausufernde Dokumentationspflichten machen allen Krankenhäusern zu schaffen.
Nach einem ersten Teilnehmerwettbewerb blieben wenige Konkurrenten übrig, die ihre Produkte in Ludwigshafen präsentierten. Uwe Gansert, Leiter Informationstechnologie und medizinische Dokumentation, betont, dass Ärzte und Pflegekräfte als Hauptnutzer das größte Gewicht bei der Produktauswahl hatten. "Die IT-Leute spielten die geringste Rolle", unterstreicht er. Seine Abteilung habe sich bewusst zurückgehalten, um sich später keinen Vorwurf einzuhandeln, man habe das falsche Produkt gekauft.
Am Ende des Auswahlverfahrens hatte die Nexus AG mit der elektronischen Patientenakte "Med Folio" die Nase vorn. Nach Darstellung Ganserts fanden es die Ärzte und Pflegekräfte überzeugend, dass mit dieser Software die vorhandenen Prozesse eins zu eins abgebildet werden konnten und somit kein "Bruch mit der vertrauten Welt" vollzogen werden musste. Andererseits legten die Nutzer sehr großen Wert auf Flexibilität, da die Prozesse ja verbessert werden sollten. Ein weiteres, wichtiges Kriterium war die Benutzerfreundlichkeit.
Anwender wollen alles sofort
Berührungsängste gegenüber Bildschirm und Computer sind gerade unter Medizinern weit verbreitet, weil die sich ursprünglich für die Arbeit am Menschen und gegen die Beschäftigung mit Technik entschieden haben; jedoch sind sie im Klinikalltag häufig massiv mit Technik konfrontiert.
Das Projekt zur Einführung der EPA begann im Jahr 2000 mit einer längeren Pilotphase in zwei ausgewählten Kliniken. Ziel war, herauszufinden, ob das ausgewählte Produkt in der Lage sei, "alle Wünsche der Anwender abzubilden". Die grundsätzliche Machbarkeit wurde bewiesen, doch zeigte sich, dass es keineswegs zielführend war, so Gansert, alle in diesen Kliniken sinnvollen Funktionen schon in der Pilotphase zu realisieren. Die elektronische Patientenakte könne ihre volle Wirkung in einem großen Haus erst dann entfalten, wenn sie quer zu den Abteilungen installiert sei. Gansert wörtlich: "Der Kunde will alles, individualisiert, sofort. Es ist eine After-Sales-Erfahrung und ein Lernprozess für den Kunden, dass es nicht sinnvoll ist, alle Funktionen schon in der Pilotphase zu verwirklichen."
Stattdessen nutzte die IT-Abteilung die ersten beiden Jahre für die Einrichtung und Stabilisierung der Schnittstellen, so Martin Urban, Gruppenleiter in der IT-Abteilung. Das bereits vorhandene Klinikinformationssystem (KIS) und die zusätzliche Patientenakte müssen nahtlos integriert sein, bevor das Krankenhaus einen Nutzen aus dieser Kombination ziehen kann. Urban schildert, in der Pilotphase habe man 40 Schnittstellen neu programmiert und zehn weitere aus dem Bestand übernommen. Allein die Schnittstellen für die Übernahme der Stammdaten aus IS-H sowie die permanente automatisierte Aktualisierung dieser Daten sei eine komplexe Angelegenheit, zumal man auch den Standard HL7 für das Gesundheitswesen einzuhalten hatte.
Alle Basisdaten abrufbar
Im Sommer 2002 begann der Rollout - Stufe eins. Nun wollte das Klinikum "möglichst schnell möglichst vielen Kunden die in der Pilotphase entwickelten Funktionen zur Verfügung stellen", erklärt Gansert. Zur Jahresmitte 2004 ist Stufe eins nahezu abgeschlossen. So können alle Ärzte aus den 14 Kliniken inzwischen die Befunde aus den Instituten (Pathologie, Mikrobiologie, Radiologie, Labor) in der Patientenakte nachlesen. Produktiv geschaltet sind die Formulare für die Berichtschreibung (OP-Berichte, Arztbriefe, Bescheinigungen). Diese Formulare lassen sich nicht nur automatisch per Klick mit den Patientendaten füllen, sondern bieten auch Standardformulierungen für häufig wiederkehrende Vorgänge. Die Pflegekräfte sind jetzt in der Lage, alle Basisdaten zu den Patienten über die neue Software abzurufen. Dies ist bei der Erarbeitung von Pflegeplänen von Vorteil, die heute mit weitaus weniger Schreibaufwand als bisher zu erstellen sind. Außerdem können die Schwestern obligatorische Meldungen an die Pflegedienstleitung über Dekubitus-Fälle (Druckliegegeschwüre) und Patientenstürze mit zwei Formularen und wenigen Klicks in Med Folio erstellen.
Wie geht es weiter mit dem Rollout der Patientenakte? Im Herbst 2004 startet Stufe zwei. In diesem Schritt will das IT-Team vor allem zahlreiche "Ready-to-use-Formulare" implementieren. Je nach Aufgabengebiet erhalten Ärzte und Pflegepersonen nun ein Set vorgefertigter Formulare, die wichtige Arbeiten beschleunigen. Aus IT-Sicht, so Gansert, sei die große Standardnähe im Produkt von Vorteil, da man höhere Betriebssicherheit, besseren Support vom Hersteller und kürzere Release-Wechsel-Zeiten erreichen könne. Gansert spricht in diesem Zusammenhang von einer "Blaupause der SAP-Strategie".
Doch auch mit Rollout Stufe zwei ist der Endzustand noch nicht erreicht. Die Anbindung medizintechnischer Geräte sowie des Radiologie-Informationssystems RIS sind weitere zeitaufwändige und anspruchsvolle Projekte für die im Vergleich zum riesigen Klinikum kleine IT-Truppe, die sich um die Neuerungen immer nur neben dem laufenden Geschäft kümmern kann. Der größte Nutzen der EPA wird erst dann erzielt, wenn die Daten und Bilder aus Röntgenapparaten, Sonografen, Dialysegeräten und vielen anderen medizintechnischen Geräten ohne Umweg direkt in die richtige Patientenakte fließen und hier von den Ärzten eingesehen werden können.
Um die Verfügbarkeit der elektronischen Patientenakte rund um die Uhr zu gewährleisten, setzt die IT-Abteilung zwei Server ein. Demnächst will Gansert das Spiegel-Server-Konzept verwirklichen, um eine angemessene Betriebssicherheit zu gewährleisten. Noch Zukunftsmusik ist das Applikations-Server-Konzept, das derzeit noch nicht realisiert, weil nicht finanziert werden kann. (bi)
*Johannes Kelch ist Wissenschaftsjournalist in München.
Hier lesen Sie ...
- wie in Ludwigshafen die Berührungsängste gegenüber Bildschirm und Computer unter den Medizinern abgebaut werden konnten;
- warum die elektronische Patientenakte (EPA) erst dann ihre volle Wirkung entfalten kann, wenn sie quer zu allen Abteilungen installiert ist;
- welche Befunde aus welchen Instituten in Freiburg bereits in der Patientenakte nachgelesen werden können;
- welche Formulare für die Berichtschreibung schon produktiv geschaltet sind;
- welches künftig der größte Nutzen der elektronischen Patientenakte sind wird.
Enorme Zeiteinsparungen
Hartmut Bauer, leitender Oberarzt Neurologische Klinik am Klinikum Ludwigshafen
CW: Wie beurteilen Sie die elektronische Patientenakte EPA in Ihrem Haus?
BAUER: Die Darstellung ist gut, die Oberfläche anwenderfreundlich, die Daten sind optisch ansprechend aufbereitet.
CW: Welche Vorteile hat die EPA für Sie?
BAUER: Wir bekommen die Befunde schneller, da wir sie direkt aus den Labors abrufen können. Früher mussten wir telefonieren und erhielten nicht autorisierte Daten.
CW: Hilft Ihnen die EPA, Berichte zu schreiben?
BAUER: Wir in der Neurologie wollen nicht, dass Ärzte am PC sitzen und schreiben. Wir diktieren nach wie vor, die Texte werden aber in die EPA geschrieben.
CW: Nutzen Sie vorformulierte Textpassagen?
BAUER: Nein, in der Neurologie schreiben wir individuelle Berichte. Lediglich bei den Schlaganfallpatienten - das sind 40 Prozent unserer Patienten - lässt sich die Diktier- und Schreibarbeit durch Standardisierung reduzieren.
CW: Wie hoch ist die Akzeptanz bei den Ärzten?
BAUER: Die Oberärzte haben mit der EPA kaum Probleme. Unter den Chefärzten ist die Akzeptanz abhängig vom Alter und von eigenen Vorstellungen. Bei den Assistenzärzten wird sich die EPA durchsetzen, sobald sie damit einen konkreten Benefit erzielen. Manche Ärzte haben alte, langsame Rechner und können daher die EPA noch nicht nutzen.
Schnelle Pflegeplanung
Marion Maasch, Pflegedirektion, Ressort Strategische Entwicklung, Bereich DV
"Ich sehe große Vorteile durch standardisierte Texte, die in der Patientenakte hinterlegt sind. Bisher müssen wir für jeden Patienten die wöchentliche Pflegeplanung ausformulieren und für jeden Tag Pflegeberichte schreiben. Manche Beschäftigte sind nicht so fit in der Sprache und schreiben unverständlich. Wenn wir fast nichts mehr schreiben und stattdessen gleiche Formulierungen anklicken, bekommen wir gleiche Vorstellungen und eine qualitativ einheitliche Pflege. Die Zeiteinsparungen sind erheblich. Bisher benötigte eine Pflegekraft eine Stunde, um eine Pflegeplanung für einen Patienten aufs Papier zu bringen. Nach Gewöhnung an die elektronische Patientenakte kann sich die Mitarbeiterin in zehn Minuten durch die Pflegeplanung klicken. Die Akzeptanz bei unseren Mitarbeiterinnen ist sehr unterschiedlich. Manche haben Scheu vor dem Computer, sagen, dass sie keinen Vorteil erkennen. Andere finden es schön, dass sie schon jetzt so schnell an die Befunde herankommen. Ich glaube, dass der Protest wie bei der SAP-IS-H-Einführung am Anfang am größten ist, mit der Gewöhnung verstummt und erst wieder aufkommt, wenn das System ausfällt."